淺析如何做好檔案安全管理工作

文/德城區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 王曉蕓

淺析如何做好檔案安全管理工作

文/德城區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 王曉蕓

檔案的管理對于社會(huì)發(fā)展而言，具有相當(dāng)?shù)闹匾?，在一定程度上影響著社?huì)的管理制度、人才利用、經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)以及社會(huì)的健康發(fā)展。在這個(gè)意義上，檔案的安全管理就尤其關(guān)鍵，在目前的檔案管理工作中，還存在著一些安全威脅，要想消除工作中存在的不安因素和安全隱患，保證庫存檔案的安全，就需要采取相應(yīng)的措施，本文就如何做好檔案安全管理工作進(jìn)行了簡要的分析。

檔案安全；管理；整改

檔案記錄著社會(huì)發(fā)展和個(gè)人成長中重要的信息，是不可再生的資源，涉及國家機(jī)密和個(gè)人隱私，但是因?yàn)橛行┎块T和單位的檔案安全意識(shí)較弱，主體責(zé)任落實(shí)不到位，監(jiān)管責(zé)任也不到位，導(dǎo)致檔案安全事故時(shí)有發(fā)生。特別是在信息化的環(huán)境下，時(shí)常發(fā)生檔案泄密、信息損毀，所以筆者認(rèn)為，必須加強(qiáng)檔案安全體系、利用體系、資源體系建設(shè)，建立檔案工作新格局。

一、提高檔案管理意識(shí)

（一）堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。各地檔案管理部門要認(rèn)真履行檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)責(zé)任，加強(qiáng)對檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督指導(dǎo)、檢查督查、培訓(xùn)交流，推動(dòng)各部門和單位建立分工明確、各司其職、密切配合的檔案工作體制。各部門和單位要切實(shí)履行對檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)責(zé)任，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案安全工作的關(guān)鍵，安排專人負(fù)責(zé)，定期或不定期開展專項(xiàng)檢查，推動(dòng)本單位認(rèn)真完善歸檔制度、科學(xué)整合檔案資源和切實(shí)強(qiáng)化檔案服務(wù)功能等工作。

（二）堅(jiān)持本單位檔案集中統(tǒng)一管理。各部門和單位要設(shè)置或明確與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)，支持檔案工作機(jī)構(gòu)加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保做好本單位的文件收集、整理、歸檔工作，特別是對電子文件的全程管理和歸檔工作。堅(jiān)持對專業(yè)檔案、文書檔案、基建檔案、照片檔案、電子音視頻檔案、電子文件等各類型，不同載體形式的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

（三）完善檔案規(guī)章制度體系建設(shè)。根據(jù)新形勢新發(fā)展，各部門和單位一定要做好專業(yè)檔案、新形態(tài)檔案管理制度的制定工作，完善檔案信息化的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范。要結(jié)合實(shí)際情況建立機(jī)關(guān)歸檔考核評價(jià)機(jī)制，制定檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)施細(xì)則，使檔案管理有章可循。

二、加強(qiáng)檔案安全管理的辦法

（一）建立健全檔案安全管理的制度體系。首先要對安全管理高度重視，強(qiáng)調(diào)“檔案安全就是檔案工作的生命線”，堅(jiān)持嚴(yán)格管理、安全第一、預(yù)防為主、防治結(jié)合、確保安全的原則，不斷強(qiáng)化和提高工作人員檔案安全意識(shí)、防范意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。第二，健全檔案工作管理制度和責(zé)任追究制度，按照《檔案法》和《檔案工作制度》開展工作，建立《檔案安全責(zé)任追究制度》，使檔案館安全工作有章可循、有法可依，落實(shí)責(zé)任到人、措施到位。第三，建立檔案安全管理監(jiān)督長效機(jī)制，從檔案的收集、整理到檔案的分類、歸檔、保存，每一個(gè)過程，都要形成長效機(jī)制，定期比對檢查，用嚴(yán)格的依據(jù)和規(guī)范，確保檔案安全。

（二）加大投入，加強(qiáng)檔案庫房安全建設(shè)。檔案庫房建設(shè)、消防、防盜等硬件設(shè)備是檔案安全的基礎(chǔ)，要加大對檔案安全工作的硬件投入，采取有效措施，從源頭上保證檔案安全。首先達(dá)到“十防”（防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體），其次結(jié)合檔案庫房安全保護(hù)的實(shí)際要求，另外還要充分考慮到經(jīng)濟(jì)實(shí)用、節(jié)約資金。檔案庫房的門窗要采用相應(yīng)的防光設(shè)施，加強(qiáng)庫房的防光能力。庫房內(nèi)應(yīng)配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和適當(dāng)?shù)臏缁鹪O(shè)備。消防器材要定期檢查，及時(shí)更換過期的器材。庫區(qū)內(nèi)不得堆放檔案無關(guān)物品，不得存放易燃易爆等物品。庫區(qū)內(nèi)應(yīng)裝有必要的監(jiān)控系統(tǒng)和防盜報(bào)警裝置，檔案庫房添置空調(diào)、去濕機(jī)、消毒消磁柜（機(jī)）等設(shè)備，定期更換防蟲防霉藥，改善檔案保管環(huán)境。

（三）注重計(jì)算機(jī)及信息載體的管理。首先一定要確定專人負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理工作，并且要規(guī)范操作，有序利用。電腦中的文件信息不能資源共享，設(shè)立信息系統(tǒng)防火墻、密碼訪問控制，安裝必要的防病毒軟件，建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)。其次作為永久保存的電子文件，均要求制作紙質(zhì)文件進(jìn)行安全備份。規(guī)范處理涉密文件，由專人登記編號(hào)、獨(dú)立收文、統(tǒng)一保管，并按規(guī)定時(shí)間進(jìn)行銷毀。再次，要對涉密計(jì)算機(jī)和磁介質(zhì)的安全使用情況適時(shí)監(jiān)控，指定專人定期對涉密計(jì)算機(jī)和磁介質(zhì)進(jìn)行病毒防控，確保涉密資料、重要文件和信息的安全，嚴(yán)防計(jì)算機(jī)硬件和磁介質(zhì)受損及泄密事件的發(fā)生。

三、做好檔案安全的整改

檔案安全是檔案工作的重中之重，檔案安全防范是長抓不懈的一項(xiàng)工作，檔案資料記錄著重要的信息，承載著歷史的軌跡，其安全管理工作的重要性不言而喻，保障檔案安全利用是新形勢下檔案管理人員的神圣職責(zé)。我們應(yīng)依靠科學(xué)的手段建立檔案保障體系和管理制度，正確處理安全管理與積極利用檔案的關(guān)系，努力提升檔案管理工作的價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步作出更大的貢獻(xiàn)。

[1]吳鳳玲.重視檔案安全管理確保檔案安全[J].科技檔案,2010.

[2]徐潔.淺析如何確保檔案安全[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2014.