淺談如何做好企業(yè)檔案工作

文/山東省萊西經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會 劉旭

淺談如何做好企業(yè)檔案工作

文/山東省萊西經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會 劉旭

本文從兩個方面探討如何做好企業(yè)檔案工作。一是堅持四個加強，保障企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。即加強組織領(lǐng)導(dǎo)，加強宣傳教育，加大資金投入，加強制度建設(shè)。二是增強四項意識，開發(fā)信息資源，為企業(yè)各項工作服務(wù)。即增強企業(yè)全員檔案意識，增強檔案管理人員服務(wù)意識，增強企業(yè)檔案管理的規(guī)范意識，增強企業(yè)檔案信息資源開發(fā)意識。

企業(yè)檔案工作；檔案管理；信息資源

改革開放以來，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐漸建立和完善，作為市場主體的企業(yè)形式呈現(xiàn)出多樣化，其內(nèi)部體制和外部環(huán)境也發(fā)生了很大變化，如何順應(yīng)形勢，激流勇進，管好用好企業(yè)檔案，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，是企業(yè)面臨的新機遇、新挑戰(zhàn)。

一、堅持四個加強，保障企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料，它來自企業(yè)，又反過來更好地促進企業(yè)生產(chǎn)、發(fā)展，為企業(yè)管理經(jīng)營保駕護航，提高企業(yè)的生存和競爭力。因此，企業(yè)檔案并非可有可無，而是只能加強，不能削弱。

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，這是檔案管理的首要條件。要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理列入企業(yè)管理工作的重要議事日程，與其他工作同研究、同部署、同督促、同落實。同時要挑選整體素質(zhì)高的檔案員從事檔案工作，并通過外出培訓(xùn)，參觀學(xué)習(xí)等方式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

（二）加強宣傳教育，提高員工檔案意識。要定期組織領(lǐng)導(dǎo)干部、廣大員工學(xué)習(xí)《檔案法》等檔案法律法規(guī)，并運用企業(yè)報、宣傳欄、黑板報等載體進行宣傳，提高全體干部職工積極保護、利用檔案的意識，形成人人重視檔案工作、支持檔案工作的良好氛圍。

（三）加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。基礎(chǔ)設(shè)施的完善是檔案管理中的硬件之一，決定著檔案的安全保管、信息資源的開發(fā)利用。企業(yè)要站在講政治、看長遠、重效益的高度，配備符合各類檔案保管要求的設(shè)施，達到防火、防盜、防鼠、防塵等“九防”要求。

（四）加強制度建設(shè)，建立健全各類規(guī)章制度。企業(yè)在制定明確的檔案管理人員崗位責(zé)任制的同時，要完善《檔案歸檔制度》《檔案立卷制度》及黨群、科技、會計等一系列歸檔、借閱檔案管理制度，做到檔案工作“三納入”，即納入生產(chǎn)經(jīng)營活動和各項管理工作程序，納入科研、基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃，納入有關(guān)部門和檔案管理人員考察考核內(nèi)容。

二、增強四項意識，搞好信息資源開發(fā)，為企業(yè)各項工作服務(wù)

加強企業(yè)檔案工作使之更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是企業(yè)檔案工作始終不變的宗旨。

（一）堅持依法治檔，增強企業(yè)的全員檔案意識。企業(yè)檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，這個基礎(chǔ)不能松懈。既然是基礎(chǔ)工作，體現(xiàn)在各個環(huán)節(jié)之中，全員的檔案意識很重要。檔案工作者應(yīng)當(dāng)利用各種渠道和途徑積極大力地宣傳，使企業(yè)人員都了解、支持檔案工作，形成保護檔案、管理檔案人人有責(zé)的良好氛圍。

（二） 堅持轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案管理人員服務(wù)意識。在當(dāng)前企業(yè)改革的形勢下，檔案工作者應(yīng)當(dāng)有一種壓力、一種責(zé)任感。國家檔案局提出企業(yè)檔案工作要為企業(yè)資產(chǎn)與資金管理、質(zhì)量管理、成本管理、技術(shù)創(chuàng)新、市場營銷、民主管理等方面服務(wù)。作為企業(yè)檔案管理人員要增強事業(yè)心責(zé)任感，堅持順勢而為，使檔案更好地為企業(yè)服務(wù)。

（三）堅持集中管理，增強企業(yè)檔案管理的規(guī)范意識。要加強對企業(yè)改制過程中檔案的收集管理，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。多年實踐證明，綜合管理企業(yè)檔案有利于企業(yè)管理，首先?？梢詼p少對人、財、物的重復(fù)投入。其次，能夠防止管理上的疏漏給企業(yè)帶來損失。因此，企業(yè)要設(shè)置綜合檔案室，指定專門人員負責(zé)定期指導(dǎo)、督促、接收各部門形成的檔案資料，實行集中統(tǒng)一管理，同時做好檔案數(shù)字化工作，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理和利用。

（四）堅持利用領(lǐng)先，增強企業(yè)檔案信息資源開發(fā)意識。

一個企業(yè)的信息來源可分為內(nèi)部信息和外部信息，內(nèi)部信息主要源于企業(yè)的檔案（各種資料、報表、臺賬等），衡量企業(yè)檔案工作做得好不好，就看能不能提供有效服務(wù)。加強業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作是提供有效服務(wù)的前提，要特別注意抓住兩個環(huán)節(jié)：一是材料的收集，二是服務(wù)的方式。這幾年企業(yè)調(diào)整變化較大，材料收集尤為重要，但客觀上也給收集帶來困難。比如企業(yè)改制、破產(chǎn)分流的檔案，產(chǎn)品、質(zhì)量等專有技術(shù)方面的檔案，經(jīng)營銷售的協(xié)議、合同檔案及財務(wù)管理方面的檔案都應(yīng)收集歸檔。提供服務(wù)利用首先要清楚企業(yè)的需求，其次要講究服務(wù)的方式，許多單位采取的政策文件匯編、主要參數(shù)分析、國內(nèi)外與本企業(yè)相關(guān)產(chǎn)品或技術(shù)的信息動態(tài)、產(chǎn)品銷售市場占有情況、企業(yè)機構(gòu)設(shè)置、人員變動匯編等，都受企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門歡迎。

三、總結(jié)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及和更新，信息的開發(fā)利用將越來越受到關(guān)注，越來越顯示出其重要價值，企業(yè)的生存和發(fā)展，很大程度上取決于正確的決策，而決策又離不開準(zhǔn)確、及時、完整有價值的信息。作為企業(yè)信息檔案庫的檔案室，不僅要收集、存儲、處理好企業(yè)內(nèi)部有關(guān)信息資料，而且還要利用互聯(lián)網(wǎng)及時獲取可供本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營參考的快、新、全的外部信息，為企業(yè)決策者利用可靠的決策信息，從而給企業(yè)發(fā)展帶來更好更多的經(jīng)濟效益和社會效益。