住房公積金檔案管理問題及對策分析

聶緒敏

摘 要：住房公積金檔案管理是經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在對住房公積金事務(wù)辦理程序中產(chǎn)生的有價值記錄的管理工作，以住房公積金的繳納、提取和個人住房公積金貸款等幾個方面的內(nèi)容為主。隨著近年來對住房公積金使用的家庭越來越多，其管理工作中的部分問題也逐漸凸顯出來。本文以工作實踐結(jié)合系列文獻(xiàn)資料，對存在于住房公積金檔案管理工作中的部分問題進(jìn)行分析探討，針對這些問題進(jìn)行相關(guān)解決措施的研究，旨在確保住房公積金檔案管理工作的正常運行。

關(guān)鍵詞：住房公積金；檔案管理；問題及對策

由于近幾年不斷增多的住房貸款數(shù)量以及住房公積金的提取數(shù)額，帶給了住房公積金的檔案管理工作新的挑戰(zhàn)。而對于存在于檔案管理工作中的部分問題的解決措施，對如何做好住房公積金檔案管理工作有著極其重要的意義，因此，對于住房公積金檔案管理問題的對策是當(dāng)前刻不容緩的工作。

1 住房公積金檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理的制度不統(tǒng)一

由于住房公積金檔案管理工作缺少統(tǒng)一的管理制度，大多數(shù)地區(qū)在對檔案進(jìn)行管理時通常都是通過以往的管理經(jīng)驗進(jìn)行。然而公積金檔案的管理是近年來才開展的，在管理過程中沒有科學(xué)合理的正確做法可借鑒，大部分地區(qū)制定的制度并不全面、系統(tǒng)，而不完善的管理制度導(dǎo)致檔案管理工作的準(zhǔn)確性、有效性和全面性都會受到影響，對我國的住房公積金也造成了一定的影響。

1.2 檔案收集歸檔不夠完整

目前，住房公積金管理機(jī)構(gòu)由于沒有統(tǒng)一、規(guī)范的業(yè)務(wù)和管理模式，導(dǎo)致同一城市不同地區(qū)的管理機(jī)構(gòu)也會出現(xiàn)很大區(qū)別的管理。同時，由于住房公積金檔案管理工作內(nèi)容多而復(fù)雜，工作人員較少，通常情況下除了檔案部門直接接受的資料，其他資料都是分散于管理中心各科室，從而導(dǎo)致在收集檔案資料并進(jìn)行歸檔的過程中，很容易產(chǎn)生資料遺漏的問題，影響檔案管理的后續(xù)工作。

1.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

由于檔案管理工作人員稀少，大部分地區(qū)都是以招聘兼職或單位臨時委任的人員進(jìn)行檔案的管理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技術(shù)[1]，通常只能做好簡單的日常工作。對于檔案管理中計算機(jī)的應(yīng)用、數(shù)字化管理和檔案微縮等信息技術(shù)的管理方法無法運用，導(dǎo)致檔案管理工作的效率極低，同時對管理工作的準(zhǔn)確性無法提供保障。

2 加強(qiáng)住房公積金檔案管理的對策

2.1 制定完善的住房公積金檔案管理制度

住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合工作實際，對住房公積金檔案管理制度進(jìn)行完善，對檔案管理中檔案收集、整理、保管和歸檔的工作進(jìn)行明確，規(guī)范檔案管理工作的具體操作方法，確保檔案的準(zhǔn)確、合理性，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2 提高檔案管理認(rèn)識，建立獎懲制度

住房公積金管理中心人員應(yīng)將傳統(tǒng)檔案管理思想改變，對檔案管理工作的重要性進(jìn)行明確，充分認(rèn)識檔案工作對住房公積金日常事務(wù)的重要性。在單位規(guī)范化管理中，檔案管理不僅是基本要求，還是確保住房保障體系的健全、信用和和諧社會的構(gòu)建以及公積金貸款風(fēng)險化解防范的重要內(nèi)容。因此，加強(qiáng)檔案管理工作的有效性能夠使住房公積金工作更好的進(jìn)行，并利用人的主觀能動性提高對檔案管理重要性的認(rèn)識程度。充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，加強(qiáng)對管理日常工作的監(jiān)督力度。建立合理的考核制度，對于考核不及格的人員加強(qiáng)培訓(xùn)。同時建立獎懲制度，對工作完成優(yōu)秀的人員進(jìn)行鼓勵并給予一定的獎勵，促進(jìn)檔案管理工作人員工作的積極性，使每一位工作人員都能全身心的投入到工作中，切實落實自身的工作職能。

2.3 提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

首先，應(yīng)培養(yǎng)一批對公積金業(yè)務(wù)和檔案管理工作熟悉的技術(shù)人員，條件允許的部分地區(qū)可以在高校中進(jìn)行檔案專業(yè)優(yōu)秀畢業(yè)生的選拔，擴(kuò)大專業(yè)技術(shù)人員隊伍，使檔案管理工作的質(zhì)量得到有效提升。其次，對檔案管理現(xiàn)有工作人員進(jìn)行專業(yè)知識、技術(shù)的培訓(xùn)[2]，以重實效的方向按需施教，通過專家指導(dǎo)教學(xué)、公開培訓(xùn)活動等提高工作人員對專業(yè)知識的掌握，同時開展技術(shù)交流活動，使檔案工作人員之間進(jìn)行溝通交流，汲取他人的經(jīng)驗，幫助工作人員綜合技術(shù)和管理水平得到全方面的提升，從而促進(jìn)檔案工作質(zhì)量的提升。

2.4 加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)

增加投入檔案管理軟硬件設(shè)施方面的資金，通過添設(shè)多種現(xiàn)代化設(shè)施，如網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、防盜系統(tǒng)和服務(wù)器等，促進(jìn)檔案管理體系的現(xiàn)代化建設(shè)。同時，也應(yīng)加強(qiáng)檔案管理軟件建設(shè)，例如先進(jìn)的檔案管理平臺、檔案檢索系統(tǒng)和檔案檢測系統(tǒng)等。為了使檔案管理與信息時代的發(fā)展同步，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理建設(shè)，使檔案管理實現(xiàn)無紙化，對于極其重要的檔案以紙質(zhì)、數(shù)字兩種存檔方式進(jìn)行雙重保險，使檔案管理能提供給住房公積金更好的管理服務(wù)。

3 結(jié)語

制定完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作的重要性，以優(yōu)秀的專業(yè)化技術(shù)人才進(jìn)行檔案管理，推動檔案管理工作的發(fā)展。同時，以激勵和獎懲制度能夠促進(jìn)工作人員工作的積極性，建設(shè)良好的住房公積金檔案工作環(huán)境，使檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到提升，便于住房公積金的服務(wù)更好的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]宋娜.淺談住房公積金檔案的特點及檔案管理[J].經(jīng)營管理者，2016，（21）：285.

[2]孫麗茹.住房公積金檔案的特點及管理策略分析[J].科技展望，2016，（20）：256.