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      芻議電子檔案管理要點(diǎn)和有效改進(jìn)措施

      2017-08-30 21:56:35王志
      卷宗 2017年16期
      關(guān)鍵詞:電子檔案改進(jìn)措施

      王志

      摘 要:信息化已經(jīng)實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展,由此電子檔案大量產(chǎn)生,使之成為與紙質(zhì)檔案一樣,具有重要保存和應(yīng)用價(jià)值的原生信息記錄物。與紙質(zhì)檔案相比,電子檔案的信息量更大、更加節(jié)省存儲(chǔ)空間,其生命力和發(fā)展空間巨大,但它也有一定的局限性和缺點(diǎn)。本文對(duì)電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理之間差異、特點(diǎn)及實(shí)際管理中存在的問(wèn)題加以分析,并提出針對(duì)性解決措施和辦法。

      關(guān)鍵詞:電子檔案;特點(diǎn)問(wèn)題;改進(jìn)措施

      當(dāng)今處于全球信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代。檔案在以傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)形式存在的同時(shí),各類以磁、電、光等介質(zhì)為主要信息載體的文件隨之大量產(chǎn)生,即“電子文件檔案”。該類文件誕生及發(fā)展時(shí)間較短,由此引發(fā)的保管問(wèn)題也時(shí)有發(fā)生。本文針對(duì)該類檔案如何實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理加以分析和探討。

      1 兩類檔案間差異

      1.1 歸檔時(shí)間不同

      傳統(tǒng)檔案在歸檔時(shí),一般在下一個(gè)年度年初,對(duì)上一年度形成的檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)納整理和歸檔。電子文件在歸檔上則靈活性較強(qiáng)。一般可隨時(shí)歸檔,還可在規(guī)定的時(shí)間周期內(nèi),按要求來(lái)統(tǒng)一歸檔。其流程是:先由文件形成部門,通過(guò)專用網(wǎng)絡(luò)傳至檔案管理部門,再以電子數(shù)碼簽名形式封簽認(rèn)證;然后,由檔案管理人員登記,做好“原始分類,設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別”等各項(xiàng)工作,用于用戶進(jìn)行日后查找利用。因其可隨時(shí)歸檔,漏歸現(xiàn)象得以避免,歸檔的及時(shí)性和完整率有所保證;此外,這種做法快速便捷符合該類文件特點(diǎn),還可避免電子檔案流失和因病毒致其損壞。

      1.2 歸檔方式不同

      紙質(zhì)文件一般采用分類裝盒的形式進(jìn)行。而電子文件采用的電子編碼技術(shù),其缺點(diǎn)是載體無(wú)法固定,可隨時(shí)進(jìn)行編輯修改不留痕跡;如文件,其鑒別文件原始性的憑證性關(guān)鍵信息可通過(guò)技術(shù)手段更改。這些特點(diǎn),使其辨別“原始憑證性”變得復(fù)雜困難。所以,要對(duì)電子文件形成過(guò)程中每一步的保密性加以關(guān)注。即:傳輸、處理文件每一步進(jìn)程都不得出現(xiàn)錯(cuò)誤,確保檔案部門收到的電子文件具備“原始性和真實(shí)性”。要做到保證電子文件法律憑證地位,必須在“數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)”各個(gè)環(huán)節(jié),采取保密手段和方法。

      1.3 保管方式不同

      紙質(zhì)檔案為保證其安全,一般采用異地備份方式,但其占用大量空間,且工作量較大,浪費(fèi)大量紙張。電子文件載體因技術(shù)更新,在不斷更新?lián)Q代和升級(jí),其保管方式和手段也在逐步變化。這些變化,都影響了電子文件的長(zhǎng)期可讀性。雖然檔案部門也應(yīng)對(duì)電子文件以紙質(zhì)檔案形式作為備份,但檔案部門還應(yīng)在接收電子文件和轉(zhuǎn)換后,再以通用、統(tǒng)一格式進(jìn)行存儲(chǔ),以使其在技術(shù)不斷更新的情況下,還能實(shí)現(xiàn)以往儲(chǔ)存檔案的有效準(zhǔn)確讀取,實(shí)現(xiàn)信息資源的共享性。

      2 電子檔案特點(diǎn)

      電子檔案與紙質(zhì)檔案相比來(lái)說(shuō),其特點(diǎn)是:

      2.1 紙質(zhì)檔案具有可直讀性

      即紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)調(diào)取后,可以直接由使用者進(jìn)行閱讀,而電子文檔則對(duì)技術(shù)設(shè)備有較強(qiáng)的依賴性。如常使用的磁性介質(zhì)(硬盤)或光盤,都需要通過(guò)計(jì)算機(jī)或其他形式來(lái)讀取其數(shù)據(jù),不能夠直接讀取其內(nèi)容,具有非直讀性。

      2.2 電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境要求高

      存儲(chǔ)量大、保存條件和環(huán)境要求高,是電子檔案存儲(chǔ)方面的基本特點(diǎn)。由于電子檔案是存貯于相應(yīng)的介質(zhì)當(dāng)中,其對(duì)于貯介質(zhì)質(zhì)量、載體存在環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有效期都有較高的要求。如果一旦存放不當(dāng),如濕度過(guò)大,其中大量的數(shù)據(jù)都可能全部丟失或者發(fā)生損壞。

      2.3 電子檔案的安全性要求高

      電子檔案的保密性和對(duì)其系統(tǒng)的安全性要求也都很嚴(yán)格。如,以計(jì)算機(jī)保密系統(tǒng)為例,它的各類措施手段比較完備是比較完備的。主要采取的安全性措施包括:可根據(jù)檔案級(jí)別,設(shè)置不同密碼;可根據(jù)人群,授予不同管理權(quán)限等。但需要強(qiáng)調(diào)的是,不但個(gè)人操作不當(dāng)可能造成信息損失, 而且,因受計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身技術(shù)性影響,電子檔案都可能因被黑客攻擊或被各類病毒感染而造成不可估計(jì)的損失。

      2.4 電子檔案方便存儲(chǔ)、查詢,共享

      傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有實(shí)物特征,具有直觀可視性。電子檔案在讀取時(shí),需借助計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境,比較麻煩,但在計(jì)算機(jī)進(jìn)行分類處理和存檔后,通過(guò)電腦上進(jìn)行檔案資料查詢檢查以及下載打印,就十分便捷,這種優(yōu)勢(shì),傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能比擬的。

      2.5 電子檔案資料較容易修改和復(fù)制

      這種特點(diǎn),需要檔案管理人員具有較高綜合素質(zhì)和原則性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案其直觀性和唯一性,很難被修改,即便是被修改,也容易察覺(jué)。電子檔案既容易被修改,也難以查出修改痕跡,難以保持它的原始面貌,也缺乏原始依據(jù)性。

      2.6 電子檔案對(duì)檔案專管人員素質(zhì)提升提出新要求

      電子檔案由人操作計(jì)算機(jī)管理,這要求檔案管理人員既要熟悉檔案管理知識(shí),還要掌握與其崗位相適應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí),傳統(tǒng)的保管員式管理已經(jīng)滿足不了要求。

      3 管理電子檔案的有效措施

      3.1 堅(jiān)持電子檔案原始性,真實(shí)性和安全性

      堅(jiān)持確保接收到的電子檔案原始性,真實(shí)性和安全性 ,這對(duì)于電子檔案管理者是根本性要求。鑒于電子檔案原始性鑒定難度大,其信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案高得多。而且,電子檔案容易被復(fù)制和篡改,且篡改后不留痕跡,在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí),還易受病毒的入侵,被竊聽(tīng)、泄密、篡改和偽造。其信息安全受到嚴(yán)重威脅。因此,要重點(diǎn)強(qiáng)化軟件及硬件兩個(gè)方面管理措施。軟件上,進(jìn)一步加強(qiáng)“簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、增設(shè)防火墻、增加防寫措施”;硬件上,要選擇和使用“性能穩(wěn)定、功能齊全”的硬件設(shè)備。

      3.2 對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)一步完善

      在這方面,應(yīng)該堅(jiān)持從設(shè)計(jì),到管理及使用的全方位管理。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段,要嚴(yán)格遵循有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),充分聽(tīng)取與檔案管理相關(guān)部門意見(jiàn)。如,文件檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)部門,都應(yīng)從各自分工、工作流程等各方面,及時(shí)提出改進(jìn)的意見(jiàn)建議,實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)部門之間無(wú)縫對(duì)接。在軟件建設(shè)上,要研發(fā)功能進(jìn)一步完善的軟件系統(tǒng),以保證電子檔案管理真實(shí)有效。同時(shí),應(yīng)加強(qiáng)電子檔案管理作復(fù)雜性技術(shù)工作認(rèn)識(shí),積極做好電子檔案管理各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和制度建立工作,以制度為有力武器,防止有長(zhǎng)期保存價(jià)值電子檔案在形成、使用、歸檔過(guò)程,遭受損失。此外,還對(duì)檔案部門作業(yè)流程、工作制度進(jìn)一步完善,明確職責(zé)、權(quán)限及義務(wù),維護(hù)其部門權(quán)威性。

      3.3 以法律手段保證電子檔案法律效力及安全

      要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案具有相同法律效力,必須要通過(guò)及時(shí)出臺(tái)相關(guān)的法律條文,出臺(tái)法律補(bǔ)充條款。一方面,應(yīng)加大打擊電子檔案犯罪力度,嚴(yán)懲與電子檔案相關(guān)的違法犯罪行為,使犯罪分子對(duì)這種違法犯罪行為不想為、不敢為、不能為,確保電子檔案安全。另一方面,國(guó)家既要進(jìn)一步明確電子檔案法定檔案地位,也要由檔案管理部門負(fù)責(zé),進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)制定規(guī)范措施,進(jìn)一步調(diào)查研究現(xiàn)有規(guī)章制度,實(shí)現(xiàn)其管理的規(guī)范化發(fā)展,實(shí)現(xiàn)更好的宏觀管理。

      3.4 強(qiáng)化電子檔案制作環(huán)節(jié)和人員的管理

      3.4.1要緊緊抓住電子檔案制作環(huán)節(jié)管理。電子檔案每一個(gè)環(huán)節(jié),如“存儲(chǔ)、檢索、傳輸”等處理都是由人來(lái)完成。因此,加強(qiáng)對(duì)參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求,是必然要求也是必然之路。要加強(qiáng)電子檔案制作和管理人員,法律法規(guī)教育,加強(qiáng)保密性教育,定期做好技術(shù)性培訓(xùn)工作。要采取積極有效措施,切實(shí)提升電子檔案制作者和管理人員的工作責(zé)任心,使他們工作上認(rèn)真負(fù)責(zé),技術(shù)上精益求精,以滿足新時(shí)期對(duì)于電子檔案管理的新要求。

      3.4.2明確電子檔案制作階段職責(zé)。電子檔案在進(jìn)行檔案制作過(guò)程中,應(yīng)明確作為檔案制作人員在保證其制作電子檔案在“真實(shí)性”和“能被保管、保存”方面的責(zé)任。為避免制作人員相互推諉、扯皮造成電子檔案在制作階段,造成失真現(xiàn)象,要明確具體參與人員各自職責(zé)范圍。特別是在以合作方式開(kāi)展電子檔案制作時(shí),要?jiǎng)澐智宄鳝h(huán)節(jié)人員職責(zé)范圍,確保其各司其職,各負(fù)其責(zé)。

      4 結(jié)束語(yǔ)

      電子文件是實(shí)現(xiàn)社會(huì)進(jìn)步具體體現(xiàn)之一。加強(qiáng)電子文件管理是新時(shí)期檔案管理人員需要認(rèn)真面對(duì)的新課題和新挑戰(zhàn)。如何根據(jù)時(shí)代發(fā)展,探索確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性的新思路和新方法,是實(shí)現(xiàn)安全、可靠的保護(hù)檔案資源,也是更好地實(shí)現(xiàn)檔案利用,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的要求,需要共同努力。

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