做好高校檔案編研工作的幾點(diǎn)思考

葉麗群

【摘要】高校檔案編研工作是高校檔案工作的重要組成部分，本文總結(jié)了當(dāng)前高校檔案編研工作存在的問題，分析了產(chǎn)生這些問題的原因，并對(duì)這些問題提出了粗淺的解決策略。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案編研；問題；原因；策略

高校檔案編研工作是高校檔案管理三步曲——“收集、管理、利用”三個(gè)環(huán)節(jié)中最后也是最精華的一環(huán)?？梢哉f，編研工作的質(zhì)量是前面兩個(gè)環(huán)節(jié)的總結(jié)和呈現(xiàn)，它反映的是檔案工作的整體水平。筆者在廈門海洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室從事檔案編研工作期間，親身感受到了優(yōu)秀的檔案編研工作對(duì)推動(dòng)學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)、文化發(fā)展、服務(wù)師生的重要意義。因此本文主要以本校的檔案編研工作經(jīng)驗(yàn)為例，探討高校檔案編研工作中存在的問題，并提出一點(diǎn)粗淺的解決策略。

高校檔案編研工作，是在深入研究館藏檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按專題對(duì)檔案文件材料進(jìn)行收集、篩選、加工，將相關(guān)檔案信息有序匯集，檔案內(nèi)容融會(huì)貫通，提煉出其中的精華部分，使之轉(zhuǎn)化為不同形式的編研成果，主動(dòng)提供或報(bào)道檔案信息內(nèi)容，滿足教學(xué)、科研以及各項(xiàng)工作利用的需要。由此可見，高校檔案編研工作在高校日常的教學(xué)運(yùn)行和行政管理中發(fā)揮著重要的作用。認(rèn)真總結(jié)高校檔案編研工作的形成規(guī)律，對(duì)其現(xiàn)狀進(jìn)行分析、總結(jié)，探討提高檔案編研質(zhì)量的方法，積極尋求實(shí)用的解決途徑，提高檔案編研工作的整體水平，從而真正能為學(xué)校師生提供服務(wù)。

一、高校檔案編研工作存在的問題

（一）編研工作宣傳太少。高校的檔案部門在行政部門中扮演的是輔助服務(wù)的角色，作為非核心部門，其工作的內(nèi)容和性質(zhì)也主要以提供憑證、服務(wù)師生為主。平時(shí)對(duì)檔案工作的宣傳本來就不夠，對(duì)于其中的編研工作可以說是“養(yǎng)在深閨”，鮮為人知。在筆者從事檔案管理工作之前，從未聽說過檔案編研工作。甚至在從事檔案管理一段時(shí)間后，才漸漸對(duì)檔案編研工作有所了解。對(duì)于未從事過檔案管理工作的人來說，幾乎可以說是“聞所未聞”。

（二）編研內(nèi)容缺乏深度。高校檔案編研從專題內(nèi)容上看，大多是一些常規(guī)的內(nèi)容，如“大事記”“歷屆開設(shè)專業(yè)”“歷屆畢業(yè)生”等，這些專題編研對(duì)人們了解學(xué)校的歷史確實(shí)起到了一定作用。但往往讓人覺得“知其然，不知其所以然”。以我校為例，從學(xué)校的組織沿革中都能了解到我校是1920年由陳嘉庚先生創(chuàng)辦的集美學(xué)校水產(chǎn)科。但對(duì)于因何創(chuàng)辦學(xué)校，創(chuàng)辦初期在校址、教師隊(duì)伍建設(shè)、經(jīng)費(fèi)籌集、管理等方面，校方是如何克服萬難、努力維持的就鮮為人知。事實(shí)上，經(jīng)過挖掘，這些問題都找到了答案。

（三）編研工作滯后性嚴(yán)重。受傳統(tǒng)意義上檔案工作的性質(zhì)和內(nèi)容影響，大多數(shù)檔案的編研工作是在收集、整理和錄入等完成后進(jìn)行。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代帶來的巨大改變，檔案的工作性質(zhì)和內(nèi)容也悄悄發(fā)生了變化。一些編研的選題不必等到上述的程序，可以隨時(shí)編入，繼而研究。但許多檔案部門受制于人員不夠、水平有限等原因依然沿用傳統(tǒng)方法，這大大弱化了檔案編研及時(shí)為教學(xué)、行政和科研工作提供利用服務(wù)的作用，導(dǎo)致人們對(duì)檔案編研的印象是作用不強(qiáng)，可有可無，僅僅作為參考。

（四）編研專業(yè)人才匱乏。高校檔案部門工作人員長(zhǎng)期以來都存在人手緊張、非專業(yè)出身、整體素質(zhì)相對(duì)不高等情況。一些高校專職的檔案員很少，有的檔案員除了從事檔案工作外，還要兼顧其他行政工作。而非專業(yè)出身，其對(duì)檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)也不夠扎實(shí)，加上日常的主要精力放在從事具體事務(wù)性工作上，對(duì)檔案工作的思考、編撰和研究就更談不上。

二、編研工作產(chǎn)生問題的原因

高校檔案的編研工作產(chǎn)生的這些問題，是有其原因的。首先，與領(lǐng)導(dǎo)的重視不無關(guān)系。我們都知道，檔案部門在高校行政部門中處于非核心部門，其工作性質(zhì)決定了高校領(lǐng)導(dǎo)不太可能去大力重視。因此，在檔案設(shè)施、設(shè)備、人員配備等方面相對(duì)較弱。事實(shí)上，許多高校檔案部門里專門做編研工作的人員可謂少之又少。許多檔案管理員是身兼多種類型的檔案工作。而編研工作對(duì)編研人員的文字功底、實(shí)操能力和責(zé)任心都有很高的要求。而人的精力有限，如果人員配備不足，平時(shí)要應(yīng)付日常事務(wù)性工作，要想編研出高質(zhì)量的專題來，就困難重重了。其次，對(duì)檔案編研的專業(yè)培訓(xùn)非常少。如筆者從事檔案工作有七、八年時(shí)間了，參加過不少?gòu)膰?guó)家到地方組織的培訓(xùn)，在眾多培訓(xùn)項(xiàng)目里，對(duì)于進(jìn)行檔案專題編研的培訓(xùn)相對(duì)來說很少，這樣的話，許多非專業(yè)出身的檔案工作者即使渴望編制出高質(zhì)量的專題，也苦于不知如何才能做到。

三、提高高校檔案編研水平的對(duì)策

（一）積極采取措施，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視。高校檔案工作者要采取積極的措施，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。檔案部門完全可以依靠自身優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。以我校為例，在院級(jí)新領(lǐng)導(dǎo)上任之后，我校檔案室會(huì)將能幫助新領(lǐng)導(dǎo)快速了解學(xué)校的專題文件進(jìn)行匯編，如學(xué)校的歷史沿革、近年大事記、近年匯編成冊(cè)的任免、表彰等專題編研送達(dá)給他們，為他們迅速開展工作提供便利；此外，還可以將院領(lǐng)導(dǎo)在平時(shí)工作中的照片匯編成冊(cè)送給他們。這樣一來，院領(lǐng)導(dǎo)感受到了檔案工作的重要性和必要性，在檔案的日常經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、外出培訓(xùn)、館室建設(shè)中就會(huì)給予大力支持。

（二）改變工作方式，及時(shí)開展專題編研。檔案工作者要積極轉(zhuǎn)變觀念，改變以往將編研工作放到檔案管理最后一步的做法。事實(shí)上，在信息化快速發(fā)展的今天，我們檔案工作的一些方式方法也發(fā)生了變化。我們可以借助辦公管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)等輔助工具，科學(xué)統(tǒng)籌規(guī)劃，同步進(jìn)行專題編研。這樣可以及時(shí)將編研的成果送達(dá)相關(guān)部門使用，為他們工作的開展提供方便。如大事記，在現(xiàn)行條件下，完全可以采用隨時(shí)記的方式進(jìn)行；而一些表彰等則可以從收文、公布的通知通告中及時(shí)進(jìn)行收集、匯總后編研；此外，各業(yè)務(wù)部門的報(bào)表數(shù)據(jù)以其方便、簡(jiǎn)潔、一目了然的特點(diǎn)，在眾多編研專題中備受青睞，編研工作者要重視并及時(shí)收集數(shù)據(jù)、整理匯編，提供給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門使用，彰顯編研的重要性。

（三）重視培養(yǎng)編研人才，加強(qiáng)編研人才建設(shè)。編研工作的質(zhì)量好壞，說到底還是人才的問題。高校檔案部門應(yīng)該適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)，結(jié)合實(shí)際，調(diào)整檔案管理人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)，盡可能配備各類知識(shí)層次（如經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、政工類）的人員。要將文字處理能力強(qiáng)、綜合水平高的檔案類專業(yè)人員充實(shí)到編研隊(duì)伍中。其次，要加強(qiáng)在職人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，特別是要積極爭(zhēng)取參加檔案編研的有關(guān)培訓(xùn)，了解和掌握編研最新的做法和經(jīng)驗(yàn)。此外，要重視與其他院校的交流與學(xué)習(xí)，從中學(xué)習(xí)成熟的做法，結(jié)合本單位實(shí)際，應(yīng)用到本單位的編研工作中。最后，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要支持檔案部門出臺(tái)激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于積極參與編研、編研成果影響范圍大的人員，要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣才能提高工作的積極性和和參與度。

（四）結(jié)合實(shí)際需要，積極創(chuàng)新編研選題。實(shí)用的檔案編研專題能大大提高工作效率，引起利用部門的共鳴。所以編研人員要從服務(wù)學(xué)校的大局出發(fā)，解放思想，選擇有實(shí)際意義和研究?jī)r(jià)值的課題進(jìn)行編研。除了編研傳統(tǒng)的一般單位都有的專題外，還要進(jìn)行深入挖掘，選取有特色的題材進(jìn)行創(chuàng)新?？梢詮慕逃裏狳c(diǎn)、人才培養(yǎng)、利用價(jià)值、豐富館（室）藏等這些方面來考慮編研。如我校航海技術(shù)系的學(xué)生，在校期間實(shí)行“半軍事化管理”，檔案室對(duì)其進(jìn)行了“半軍事化管理制度綜述”“半軍事化管理學(xué)生素質(zhì)分析述評(píng)”等題材匯編；又如我校以往的編研選題中，在對(duì)歷屆校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)介紹的匯編專題中，發(fā)現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容單一、簡(jiǎn)略，往往在校慶、評(píng)估等重要活動(dòng)中發(fā)揮的作用不大?；诖?，檔案室進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，從相關(guān)部門找來校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人資料，進(jìn)行詳細(xì)的匯編后讓領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人確認(rèn)，再返還給如組織干部處、人事處等部門使用，均取得了良好的效果。同時(shí)，這樣的工作不但能得到校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和認(rèn)可，而且能讓檔案工作的開展進(jìn)入良性循環(huán)。

高校檔案的編研工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、可塑、可挖掘的重要工作。目前，很多高校的檔案編研工作還處在初級(jí)階段，重視程度不夠，從事編纂編研的工作人員和資金也較為缺乏，這些都將制約檔案編研工作的開展，影響檔案編研成果的質(zhì)量。高校檔案的編研工作還需要我們檔案工作者投入更多的工作熱情和責(zé)任心，需要我們不斷加強(qiáng)個(gè)人的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平來提高編研的創(chuàng)造力，充分發(fā)揮編研在高校的教學(xué)、科研等中心工作中的功能作用，切實(shí)做好利用服務(wù)工作。

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