檔案管理存在的問題及對(duì)策分析

孫麗萍

【摘要】隨著檔案電子化程度的提高和普及，雖然還有一部分地區(qū)沒有全面實(shí)現(xiàn)文檔電子化，但還是有一部分管理人員放松了對(duì)紙質(zhì)文檔的管理，因此，我們需要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。本文深入分析檔案管理中存在的問題，并針對(duì)這些問題提出解決的方案。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；歸檔；問題；對(duì)策

一、在檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作不規(guī)范。目前，在我國(guó)的大、中型企業(yè)，尤其是中、小型企業(yè)和檔案單位中，大部分檔案管理存在著這樣那樣的問題，企業(yè)沒有嚴(yán)格的檔案管理制度，檔案管理人員對(duì)檔案的管理工作不規(guī)范，這種問題主要體現(xiàn)在檔案名稱、歸檔分類、檔案排號(hào)不規(guī)律等方面，而且有個(gè)別的檔案還會(huì)出現(xiàn)卷宗內(nèi)容不全面，歸檔位置不正確的問題。除了以上這些問題之外，最重要的是對(duì)歸檔檔案進(jìn)行檢索，由于企業(yè)在進(jìn)行檔案檢索時(shí)多數(shù)是人工檢索并且檔案管理不規(guī)范，因此，在進(jìn)行當(dāng)案件檢索的時(shí)候就會(huì)花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，影響工作效率。

（二）沒有配套的檔案管理設(shè)備。有一部分企業(yè)并未重視檔案管理，有些企業(yè)甚至沒有專門的檔案存放室。由于硬件設(shè)施條件不足，造成了部分檔案存放不完整，甚至丟失的現(xiàn)象。由于企業(yè)的防潮方式和防濕工作做得不到位，檔案內(nèi)容錯(cuò)位、內(nèi)容丟失以及霉變都時(shí)有發(fā)生。這些問題不但影響了檔案的干凈整潔、整齊美觀，而且對(duì)檔案檢索和日后的檔案整理造成了很大、很惡劣的影響，因此，企業(yè)應(yīng)該重視檔案管理方面的問題，尤其是要配備檔案管理設(shè)施。

（三）文書檔案管理人員的素質(zhì)不夠高。檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案管理的質(zhì)量和工作效率。由于企業(yè)對(duì)檔案管理問題的不重視，作為管理檔案的直接負(fù)責(zé)人，檔案管理人員的自身素質(zhì)并沒有達(dá)到合格水平。在企業(yè)中從事檔案管理工作的員工文化素質(zhì)普遍不高，大多數(shù)檔案管理人員都沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)和專業(yè)技能學(xué)習(xí)就被分配到檔案管理工作崗位上，對(duì)立卷、檔案分類等工作基本技能都不了解；還有一部分檔案管理人員雖然是檔案管理專業(yè)的，但是并沒有認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，以為已經(jīng)上崗就不需要再完善自己的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，不需要再提升自身的實(shí)際檔案管理水平，特別是隨著現(xiàn)在檔案電子化的普及，檔案管理人員并沒有意識(shí)到掌握計(jì)算機(jī)歸檔技術(shù)的重要意義，大部分檔案管理人員對(duì)電子檔案歸檔一竅不通。因此，企業(yè)檔案管理人員急需提升自身的專業(yè)素質(zhì)和思想素質(zhì)。

二、針對(duì)檔案管理中存在問題的解決對(duì)策

（一）使用紙封對(duì)檔案進(jìn)行歸類。在對(duì)檔案進(jìn)行歸類時(shí)，檔案的內(nèi)容多少以及大小規(guī)格都存在一定的差異，因此，檔案管理人員應(yīng)該采用統(tǒng)一的文件袋來對(duì)檔案進(jìn)行裝訂。用文件袋對(duì)檔案進(jìn)行裝訂能夠以件為單位，通過層次分明、薄厚不同的文件袋對(duì)文件進(jìn)行分類；而且把檔案都裝進(jìn)文件袋，對(duì)檔案能夠起到一定程度上的保護(hù)作用，能夠有效地避免發(fā)生一些可能會(huì)對(duì)檔案造成損傷的事件；能夠有效地提高檔案檢索的效率；方便復(fù)??；而且文件袋的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)要低于不銹鋼夾子，節(jié)省了很大的放置檔案的空間。文件袋的表面通常都有用于檔案類型記錄的地方，方便對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)號(hào)和記錄整理，使有關(guān)人員在進(jìn)行檔案檢索時(shí)能夠一目了然地了解檔案的基本信息。

（二）強(qiáng)化對(duì)歸檔要求的管理。將歸檔章蓋在固定的位置，最好在文件檔案袋的右上方，并且能夠有一個(gè)固定的上邊距和右邊距，如：將歸檔章蓋在距離文件袋上邊距2cm，右邊距2cm的地方。這樣以后再檢索檔案時(shí)，就不用把檔案全部抽出，只有把檔案的右側(cè)拉出大約四分之一的大小就可以輕松找到所需要的檔案。這樣不但能夠大大提高檔案檢索的效率，而且能夠減小檔案管理人員的工作量。對(duì)于特殊的歸檔檔案，如：塑裝、皮裝的會(huì)議記錄本，封好的賬本等應(yīng)盡量保持檔案的完整，不用拆封直接裝進(jìn)文件袋即可；在對(duì)二開設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行歸檔時(shí)，將設(shè)計(jì)圖紙按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)紙張的大小進(jìn)行折疊，折疊后將設(shè)計(jì)圖紙裝進(jìn)文件袋中封存并標(biāo)注設(shè)計(jì)圖紙的時(shí)間、類型、所屬工程以及保存期限，并在規(guī)定位置蓋上歸檔章；建議檔案管理人員保持歸檔章的擺放方向一致，裝盒時(shí)保持文件袋上文字的統(tǒng)一對(duì)齊，整齊一致。這樣即使改變了檔案的擺放方向，卻不會(huì)對(duì)檔案的閱讀和檢驗(yàn)造成影響。

（三）尋找合理的歸檔規(guī)律，制定完整的檢索計(jì)劃。檔案管理人員應(yīng)該在對(duì)檔案進(jìn)行歸類時(shí)總結(jié)歸類檔案的規(guī)律，方便日后在有需要時(shí)進(jìn)行檔案檢索，通過不同檔案的類型、時(shí)間和保管期限對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔，制定同一類的檔案編號(hào)對(duì)照表，在對(duì)照表中，根據(jù)檔案的時(shí)間順序，由遠(yuǎn)到近對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔，在檔案的文件袋上注名該檔案的件號(hào)、所屬部門以及保管期限，這樣在進(jìn)行檔案查找時(shí)，只要知道檔案的時(shí)間和件號(hào)就可以非常容易地找到該檔案。

三、結(jié)束語

雖然我們正處在電子數(shù)碼時(shí)代，但是對(duì)紙質(zhì)文檔的管理也不能松懈，我們要提高文書檔案管理人員的素質(zhì)，規(guī)范檔案管理工作，使用紙封對(duì)檔案進(jìn)行歸類，將歸檔章位置蓋在文件檔案袋的右上方，制定完善的檔案管理計(jì)劃，工作人員一定要跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，為檔案管理定下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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