企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

張秀國(guó)

【摘要】檔案如實(shí)記錄了企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展情況，可以真實(shí)反映出企業(yè)的發(fā)展歷程，對(duì)企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展有著極大的促進(jìn)作用。在信息時(shí)代背景下，企業(yè)要想提升檔案管理工作的效率，需要加快信息化建設(shè)步伐，確保將檔案資料的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。本文將簡(jiǎn)述企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義，并提出具體可行的策略。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)

信息化是目前世界經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的主流趨勢(shì)，對(duì)企業(yè)檔案管理信息化而言，主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，將傳統(tǒng)文書(shū)、科技、人事等檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。同時(shí)，還要建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行傳輸，共享檔案信息資源，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的提升。因此，企業(yè)必須引起高度重視，不斷改進(jìn)各方面條件，為檔案管理信息化建設(shè)提供可靠保障。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

加強(qiáng)檔案管理工作，有利于企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)的正常開(kāi)展，讓企業(yè)的利益與合法權(quán)益得到維護(hù)，同時(shí)也記載了企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營(yíng)、資源和歷史概貌等內(nèi)容。一是通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，可以讓檔案管理工作得到改善，突破傳統(tǒng)檔案利用的各種局限，讓檔案管理部門(mén)由封閉轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放，由檔案保管與利用智能轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒉杉?、管理與服務(wù)職能。這樣可以更加科學(xué)配置檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)和高效的服務(wù)。二是采用信息化管理方式，能夠保證信息的可靠性與完整性，為領(lǐng)導(dǎo)提供詳細(xì)的決策依據(jù)，從而優(yōu)化組織管理，創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)決策。三是檔案信息化能夠大大減少二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，讓檔案信息利用時(shí)效性得到提升，將檔案資料提供給企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)，從而推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）提高重視程度，增加資金投入。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)涉及事項(xiàng)多，內(nèi)容雜，包括購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印件、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等硬件設(shè)備，開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等，需要在資金上獲得保障。企業(yè)管理者應(yīng)引起足夠重視，正確意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的意義，在經(jīng)費(fèi)上給予足夠的支持，同時(shí)根據(jù)《檔案法》相關(guān)規(guī)定，督促檔案管理人員落實(shí)好自身職責(zé)，讓檔案管理信息化建設(shè)可以正常開(kāi)展。此外，在檔案內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)等內(nèi)容上，也要作出統(tǒng)一規(guī)定，對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理軟硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行規(guī)范，讓數(shù)據(jù)信息得到有效共享。企業(yè)內(nèi)部要采用統(tǒng)一的軟件，確保能夠正常轉(zhuǎn)換和讀取數(shù)據(jù)。

（二）抓好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的工程，涉及檔案的收集、整理、保存和利用等工作。企業(yè)必須重視信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將各項(xiàng)設(shè)備配置完整，夯實(shí)信息化建設(shè)基礎(chǔ)，從而讓不同種類(lèi)、載體的檔案資料得到有效保存，便于今后企業(yè)各部門(mén)的利用。企業(yè)還應(yīng)加快檔案信息全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等建設(shè)，將多媒體設(shè)備配置齊全，以電子化方式存儲(chǔ)檔案信息，提升今后查閱的速度。檔案管理人員也要提高重視，管理電子文件時(shí)做到安全和完善，尤其是一些價(jià)值價(jià)高的檔案，如企業(yè)科研成果、財(cái)務(wù)信息等，不僅要將原始資料保存好，還應(yīng)有電子版資料，及時(shí)進(jìn)行備份，確保檔案資料的安全。

（三）完善各項(xiàng)檔案管理制度。為確保企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的正常開(kāi)展，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，不斷完善各項(xiàng)管理制度，讓檔案管理工作更加科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化。如此一來(lái)，不僅讓檔案事業(yè)延伸到經(jīng)濟(jì)發(fā)展上，還促進(jìn)了企業(yè)的快速發(fā)展，并將其與企業(yè)績(jī)效考核結(jié)合起來(lái)，讓全體員工都能重視檔案管理信息化建設(shè)。制度還可以約束檔案管理人員的行為，提高他們的責(zé)任心，能夠利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案收集、整理、分類(lèi)、歸檔、保存、查閱和利用等工作，并注意正確操作各種現(xiàn)代化設(shè)備，保證檔案的安全，避免發(fā)生檔案資料遺漏、丟失等問(wèn)題。這樣不僅可以提升檔案管理效率，也加快了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)步伐，讓各種珍貴檔案資料得到了有效利用。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。企業(yè)要注重建立一批素質(zhì)高、能力強(qiáng)、精通現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案管理人員，才能確保檔案管理信息化水平得到提升。對(duì)此，企業(yè)要定期組織開(kāi)展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們學(xué)習(xí)檔案管理方面的新知識(shí)，并掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)。同時(shí)還要注重引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，尤其是懂現(xiàn)代信息技術(shù)的人才，讓檔案管理隊(duì)伍更加充實(shí)，能夠正確、熟練操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并懂得維護(hù)保養(yǎng)的方法。而對(duì)于檔案管理人員而言，也要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)習(xí)的緊迫性，在日常工作中主動(dòng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)開(kāi)拓創(chuàng)新的意識(shí)。這樣企業(yè)檔案管理信息化水平才能得到提升，為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開(kāi)展提供準(zhǔn)確、全面的檔案信息。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)要加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，最大限度發(fā)揮出企業(yè)財(cái)務(wù)、科研、人事等檔案資料的作用，從而適應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐，提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此，企業(yè)要重視檔案管理信息化建設(shè)步伐，逐步加大資金投入力度，夯實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)抓好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。這樣才能保證檔案管理信息化建設(shè)取得新成效，充分體現(xiàn)檔案管理的服務(wù)功能，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

【參考文獻(xiàn)】

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