淺談做好高校辦公室行政管理工作的五點要求

張強

【摘要】高校辦公室是高校的綜合管理部門和服務機構，在高校的改革和發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。本文結合中山大學新華學院辦公室工作實踐，圍繞高校辦公室管理人員應該具備的素質，從制度、服務、言行、效率、能力五個方面簡要闡述了做好高校辦公室行政管理工作的要求。

【關鍵詞】高校辦公室；管理工作；要求

近年來，我國高等教育快速發(fā)展，辦學規(guī)模不斷擴大，辦學水平逐步提升。2015年，國務院印發(fā)了《統(tǒng)籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》，首次對我國如何建設世界一流大學和學科作出了具體規(guī)劃。國家這項“雙一流”的重大戰(zhàn)略規(guī)劃將為我國高等教育的發(fā)展注入新的動力，而高等教育的快速發(fā)展也將進一步推動高校內部管理模式的整合和創(chuàng)新。高校辦公室作為高校的綜合行政機構，在高校的管理中發(fā)揮著參謀助手的作用。因此，如何提高高校辦公室的工作效率和質量，將對高校的管理和未來的發(fā)展產(chǎn)生直接的影響。本文結合中山大學新華學院辦公室工作實踐，圍繞高校辦公室管理人員應該具備的素質，從五個方面闡述了做好高校辦公室行政管理工作的要求。

一、敬畏制度，遵守規(guī)矩的要求

無規(guī)矩不成方圓。高等學校要想快速發(fā)展，必須建立一整套切合自身發(fā)展實際的規(guī)章制度，并努力推進各項管理工作的制度化、規(guī)范化、程序化、科學化。高校辦公室作為高校的一個非常重要的綜合管理機構，發(fā)揮著上傳下達、督察督辦的作用，它的工作具有涉及面廣、頭緒雜、任務重、時間緊等特點。因此，作為高校辦公室的管理人員，一方面必須牢固樹立規(guī)則意識，熟悉高校的各項規(guī)章制度、明確辦事流程、具體步驟及其要求，凡事依規(guī)矩行事、依程序辦事，避免因不了解程序導致重復性的工作；另一方面，要了解自己的崗位職責，善于總結工作經(jīng)驗，學會理清工作思路，并制定短期和長期工作計劃，統(tǒng)籌時間安排，將自身的工作固定化、標準化，減少因工作忙碌導致的差錯，提高工作效率。

二、著眼全局，服務中心的要求

統(tǒng)籌兼顧是科學發(fā)展觀的根本方法。高校辦公室作為一個綜合組織協(xié)調部門，其管理人員在處理相關事務時必須著眼于高校統(tǒng)籌發(fā)展的全局，圍繞學校的中心工作提供后勤保障服務。作為高校辦公室的管理人員，首先要了解學校的中長期發(fā)展目標，樹立全局意識，站在領導的角度去思考問題，為學校的建設和發(fā)展出謀劃策；其次，高校的工作都具有一定的規(guī)律性和階段性，要了解學校在一個學年周期內不同階段的工作重心，緊緊圍繞學校工作重心做好服務工作；最后，高校辦公室管理人員還應了解國家的各項法律法規(guī)和方針政策，加強學習，拓寬視野，才能更好地為學校發(fā)展服務。

三、以身作則，率先垂范的要求

欲明人者先自明。高校辦公室管理人員在平常的工作和生活中要養(yǎng)成良好的習慣，努力踐行社會主義核心價值觀，崇尚文明，弘揚先進，注意個人形象和言行舉止，事事當先鋒，處處爭優(yōu)秀，在師生中樹好標桿，起到模范帶頭作用。這就對辦公室管理人員提出以下幾點要求：一是要嚴于律己，自覺遵守國家法律法規(guī)和學校的各項規(guī)章制度。二是要提高政治理論水平，加強師德修養(yǎng)，學為人師，行為世范。三是堅決貫徹執(zhí)行學校做出的有關決定，按時保質地完成各項工作任務。四是積極主動參與學校的黨代會、教代會、工會代表大會等，為學校的建設和發(fā)展建言獻策。五是發(fā)揮好黨員的先鋒模范作用，團結同事，關愛學生，樹立良好的公眾形象。

四、注重效率，快速反應的要求

高校辦公室是高校管理工作的中樞，是領導的參謀助手，是溝通上級單位的橋梁，又是聯(lián)系師生的紐帶。高校辦公室的工作效率，直接體現(xiàn)了高校運轉的效率和管理工作的水平。因此，高校辦公室管理人員應進一步樹立和落實科學發(fā)展觀，轉變管理理念，切實改進工作方式和方法，提高工作效率。一要建立健全一套完善的規(guī)章制度和工作流程，嚴格按規(guī)定和流程辦事，避免重復性的工作。二要樹立主動服務和超前服務的意識，當好領導的參謀助手，為學校的發(fā)展建言獻策。三要積極主動聯(lián)系師生，對師生反映的問題要及時辦理，不回避、不拖延。四要創(chuàng)新工作方式和方法，總結經(jīng)驗與不足，提高工作效率。五要加強對內對外的協(xié)調和聯(lián)絡，確保信息交換渠道的暢通。六要勤于思考，提高思維的敏銳性和遇事處事的應急應變能力。

五、創(chuàng)新思路，強化能力的要求

作為辦公室的管理人員，應該在日常的工作中多嘗試新方法、新技能、新思路，總結經(jīng)驗與不足，提高工作效率和水平。此外，還應加強學習，不斷提高自身的綜合能力：第一，辦事能力。掌握辦公室管理人員的工作職責、工作重點、工作規(guī)律、工作程序、工作方法，分清輕重緩急，堅持急事急辦、有序運行、依時完成。第二，協(xié)調溝通能力。掌握溝通的時機和技巧，處理好與上級領導、部門之間、同事之間的溝通技能。第三，組織計劃能力。掌握領導對行政工作的要求，制定完整的工作計劃，提出工作標準，落實工作內容，總結工作匯報。第四，公文寫作能力。掌握辦公室常見公文的格式和寫作方法，了解領導的語言表達習慣，多讀書、勤練筆，才能寫出高水平的文章。

總之，高校辦公室是學校對外服務的窗口，其管理工作的根本出發(fā)點是為教學和科研服務，為廣大師生服務。作為管理人員，應切實轉變思想觀念，增強服務意識，不斷提升工作能力和業(yè)務素質，發(fā)揮好參謀助手的作用，為高校的發(fā)展作出更大的貢獻。

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