檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)淺析

卜興強+程世佳

摘 要：隨著社會不斷進步、科技日益發(fā)展，電子信息技術(shù)逐步滲透到各行各業(yè)、各領(lǐng)域之中，開啟了數(shù)字化工作的新紀元，這也使得信息化技術(shù)在檢察機關(guān)中更加普及，打破了傳統(tǒng)的工作模式。檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)是提高檢察機關(guān)管理質(zhì)量的基本要求，將信息化管理運用到檔案管理工作中去也是相當必要的。本文主要對檢察機關(guān)檔案管理信息化的優(yōu)勢、檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的意義和如何提高檔案管理信息化建設(shè)進行了簡單的分析。

關(guān)鍵詞：檢察機關(guān)；檔案管理；信息化

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理逐漸邁入信息化、科技化、電子化時代。作為一種新型管理手段，檔案管理的信息化為檢察機關(guān)提供了高效的檔案歸置和便捷的網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。在計算機的發(fā)展普及下，檢察機關(guān)的各項工作中形成了大量的電子檔案，檔案的信息化管理在檢察機關(guān)檔案管理中的重要性日益突出。但實踐中，觀念、制度以及操作規(guī)程方面的不盡完善之處限制了檢察機關(guān)檔案管理信息化的發(fā)展，必須盡快解決。

1 檢察機關(guān)檔案管理信息化的優(yōu)勢

（一）節(jié)約存放空間。眾所周知，傳統(tǒng)的人工模式，檢察機關(guān)的檔案數(shù)據(jù)在數(shù)量上非常多，在分類的過程中要求比較復(fù)雜并且對檔案存放的要求也是比較高的。如果一個單位有2000人，那么他們的人事、工作檔案儲存至少也需要100平方米才可以滿足需求。然而，使用現(xiàn)代化的信息化技術(shù)管理則不需要那么大的場地，因為它是通過硬盤等高科技存儲媒介對檔案進行管理，并且充分利用了互聯(lián)網(wǎng)功能，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的快速傳輸以及資源共享。因此，管理者只需要對硬盤等媒介進行必要的管理，它具有兩方面的優(yōu)點，一方面是它實現(xiàn)了無紙化，綠色環(huán)保，并且檔案的存放和使用時間也會因此增長很多，真正實現(xiàn)了高效存儲；另一方面是它節(jié)約存放空間，只要保存在互聯(lián)網(wǎng)上就可以隨時隨地的查找和共享。

（二）節(jié)約查詢時間。在以往的傳統(tǒng)人工管理模式中，檔案數(shù)據(jù)量大，分門別類的資料重重疊疊，這樣就有可能會因為管理工作者在以往的工作過程中由于對工作不仔細或者其他方面的原因，導(dǎo)致了相關(guān)管理工作執(zhí)行的混亂，查找信息費時費力。然而，在信息技術(shù)高科技的環(huán)境下，檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)融合后，有關(guān)的信息就實現(xiàn)了自動存儲。并且存儲是科學、準確的，按照一定的時間先后順序進行的，這樣在需要查找信息的時候只需利用參數(shù)查找就可以能夠獲得數(shù)據(jù)，非常的方便、高效，節(jié)約時間，不會像傳統(tǒng)模式那樣去大海撈針了，非常迅速。

（三）準確方便。以往的檔案管理在數(shù)據(jù)查詢、歸檔等方面都比較費時費力，然而在信息化時代在，機關(guān)檔案管理的高效性、合理性等保證了檔案管理的科學、高效。并且，利用檔案不再受時間、空間等條件的約束，相關(guān)工作人員在任何情況下只要依據(jù)操作流程就可以十分方便的獲取所需信息。例如，整理員工的人事檔案或辦案情況，由于人工管理的學下·缺陷、資料的繁雜，以往的檔案管理過程中至少需要花費半年左右的時間，查詢某個員工的檔案需要花費好幾分鐘，辦案情況查詢需要的時間就更長了。然而在信息化條件下，查詢某個員工的檔案只需要短短幾秒鐘的時間，非常的高效便捷，且非常精確。

2 檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的意義

眾所周知，電子檔案是未來檔案管理工作的必然態(tài)勢，對于提高檔案管理效率、優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)等方面有著重要作用。檢察機關(guān)檔案管理作為國家的重要事業(yè)之一，它對于造福人民、服務(wù)社會有著特殊意義。檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)是指在上級檢察機關(guān)及地方黨委政府的領(lǐng)導(dǎo)與組織之下，通過現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)對各種各樣的檔案信息進行有序的、全面的整理與分類，然后對所有的數(shù)據(jù)檔案信息進行整理與共享。檢察機關(guān)檔案管理的信息化，它一方面建立起為社會提供全方位服務(wù)的信息化檔案管理系統(tǒng)，使原本復(fù)雜、煩瑣的檔案建立與查找機制變得更加方便與快捷，能大大地提升機關(guān)單位的管理水平與工作效率。另一方面還能大大節(jié)約機關(guān)單位的各種資源，對于機關(guān)單位的信息化、高效化、規(guī)范化有著極其重要的意義。

3 檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

（一）轉(zhuǎn)變觀念，深化認識。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和計算機的普及，各行各業(yè)的信息化程度也在與日俱增。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，電子檔案不僅極大地減輕了工作人員的勞動強度，而且有效地提升了工作效率。此外，電子檔案管理可以實現(xiàn)快速復(fù)制和廣泛傳閱，它的便捷性是紙質(zhì)檔案不可比擬的。因此，檢察機關(guān)要高度重視這一新型管理模式，檢察機關(guān)中的管理部門工作者應(yīng)當轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，使自己的認識不斷提高，要正確意識到信息化管理對其工作的重要性，要把管理工作中的一系列問題與社會發(fā)展的趨勢相統(tǒng)一，要與時俱進，逐漸跟上時代的步伐。

（二）創(chuàng)造條件，提升隊伍素質(zhì)。在檢察機關(guān)檔案管理的信息化建設(shè)工作中，檔案工作人員是具體的實踐者和操作者，他們是真正實現(xiàn)檔案管理信息化的基石和源泉。因此，可以說檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)的高低直接決定著檢察機關(guān)檔案管理的信息化現(xiàn)代化程度，影響著電子檔案管理模式優(yōu)越性的發(fā)揮。那么，想要提升檢察機關(guān)檔案管理信息化隊伍的素質(zhì)可以從以下幾個方面來得以實施：首先，建立合理、系統(tǒng)的考核制度，從而提高相關(guān)工作人員的積極性。通過一系列的考核制度，可以對相關(guān)工作人員展開客觀、有效的考核，這是不斷提高其檔案管理水平的重要方式。對一系列的工作展開科學的考核，可以促進管理水平的進步。其次，要注重培訓。要充分利用上級檢察機關(guān)、地方檔案管理部門組織的培訓，積極開展崗位練兵，定期舉行業(yè)務(wù)競賽等活動，逐漸提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平，增強其業(yè)務(wù)能力。

（三）遵循規(guī)范，健全制度。無規(guī)矩不成方圓，各行各業(yè)都如此，可以說健全的制度是規(guī)范管理和科學利用的前提，因此，檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當遵循規(guī)范性原則，建立適當、合理的制度，應(yīng)當依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，制定出符合實際情況的檔案管理制度，制定統(tǒng)一的制度與標準，有序進行歸檔，確保信息保存與傳遞的規(guī)范性。檢察機關(guān)檔案管理部門可以健全與完善相關(guān)工作的流程，制定好檔案管理工作的步驟，除此之外，檢察機關(guān)檔案管理部門還應(yīng)當建立有關(guān)的安全措施，特別是對電子檔案的保管，以免有關(guān)信息的泄漏，以此來保證檔案的安全和完整。檢察機關(guān)檔案管理部門還應(yīng)當做到統(tǒng)一管理標準，設(shè)定好管理工作中的各項標準，從而用來衡量管理工作效率的高低。如果沒有制定相關(guān)標準，相關(guān)的信息庫就難以實現(xiàn)，如果有關(guān)部門沒有按照一定的標準去執(zhí)行業(yè)務(wù)，那么工作的真正意義就無法實現(xiàn)。

4 結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展、現(xiàn)代信息技術(shù)的融入，加大對檔案信息資源的開發(fā)、提高檔案利用的信息化水平已迫在眉睫，這就對檢察機關(guān)檔案工作者提出了更高的要求，這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員不僅需要擁有以往的檔案管理智力，而且還需要努力學習并且掌握檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)，從而使得檔案管理轉(zhuǎn)化為檢察機關(guān)的精神財富。但不可否認的是，在當前的檢察機關(guān)檔案信息化建設(shè)中，還存在著各種各樣的問題，比如說：管理意識淡??；檔案信息化管理制度不健全；人員素質(zhì)不高。這些問題的存在在一定程度上阻礙了檢察機關(guān)管理的信息化建設(shè)步伐，成為了檢察機關(guān)管理的信息化建設(shè)進程中的絆腳石。因此，檢察機關(guān)就必須正確的認識到當前在檔案信息化管理中的一系列問題，強化現(xiàn)代化意識，建立健全管理和使用制度，不斷提升檔案工作者的整體素質(zhì)，以實現(xiàn)檢察機關(guān)檔案信息化管理的高效健康發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介

卜興強（1975-），男，漢，江蘇泰興，邗江區(qū)檢察院，辦公室主任。

程世佳（1985-），男，漢，江蘇泰興，邗江區(qū)檢察院。