如何做好新時期數(shù)字化檔案管理工作的思考

摘 要：伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展，社會的進步，在企業(yè)發(fā)展過程中檔案是重要的信息資源，對于數(shù)字化檔案管理來說逐漸被提上日程。作為從事檔案管理的工作人員來說應(yīng)該適應(yīng)形勢，積極開展數(shù)字化檔案管理工作，只有這樣才能促進整個檔案事業(yè)的良好發(fā)展。在當前形勢下，應(yīng)該積極做好數(shù)字化檔案管理工作，只有不斷更新觀念，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，只有這樣才能掌握完整的檔案管理知識，才能真正達到規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案管理；思考；新時期

對于信息記錄來說在傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作中是主要內(nèi)容，進而實現(xiàn)信息在必要時刻能夠起到重要作用。伴隨著數(shù)字化等相關(guān)自動化管理工具不斷成熟，對于企業(yè)自身來說將信息逐漸從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y源信息管理模式，將相關(guān)資源信息管理要求實施在企業(yè)中來，這樣才能促進企業(yè)自身的良好發(fā)展。作為企業(yè)檔案管理部門來說應(yīng)該采用科學(xué)管理手段，這樣才能實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。本文將針對數(shù)學(xué)化檔案管理工作進行針對性的分析。

1 在整體上以知識信息為主體，建立相應(yīng)的服務(wù)中心

對于檔案自身職能來說主要是為了客戶進行技術(shù)以及知識創(chuàng)新提供相關(guān)的服務(wù)，同時傳播一些知識，最終將這些知識進行有效的應(yīng)用。伴隨著信息以及遠距離信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對于數(shù)字化信息資源來說逐漸取代著傳統(tǒng)的文獻信息形式。當前網(wǎng)絡(luò)化得到了快速的發(fā)展，打破了在時間以及地點中的限制，同時儲存以及檢索一些信息資源成為客戶層，要想在真正意義上促使檔案管理工作能夠有較好的發(fā)展，就應(yīng)加強計算機檔案建設(shè)，這樣才能達到高效效果。積極構(gòu)建計算機為主體的服務(wù)中心，這樣能夠促使信息傳遞逐漸網(wǎng)絡(luò)化、信息檢索智能化以及用戶更加簡單化，在真正意義上實現(xiàn)數(shù)字化為主要檔案內(nèi)容。

在一定程度應(yīng)該以計算機為主要管理手段，在網(wǎng)上傳遞為主要方式的一種檔案系統(tǒng)管理。但前一些檔案部門在整體上應(yīng)該以信息網(wǎng)絡(luò)工程為依托，將公開中的網(wǎng)絡(luò)文件納入到信息化建設(shè)中，進而加快數(shù)字化加工步驟，能夠建設(shè)公開中的信息文件目錄以及全文信息數(shù)據(jù)化，逐漸實現(xiàn)文件公開狀態(tài)下的計算機查詢。在當前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對于文獻信息來共享來說已經(jīng)成為一種現(xiàn)實的可能，文獻信息資源已經(jīng)逐漸成為空間告訴運轉(zhuǎn)中的數(shù)據(jù)，檔案管理可以打破時間以及空間中的限制，進而為讀者提供比較全面的服務(wù)。

2 將檔案管理以及信息化技術(shù)結(jié)合開來

2.1 真正推進檔案信息化，進而提高檔案標準化水平

對于檔案信息電子化來說包含較多的內(nèi)容，主要體現(xiàn)在檔案工作各個方面以及環(huán)節(jié)中，其中最為主要的是檔案業(yè)務(wù)應(yīng)該正規(guī)，檔案標準應(yīng)該積極建立健全以及實施等。對于檔案標準以及規(guī)范來說在整體上是一個系統(tǒng)化過程，真正推進數(shù)學(xué)化檔案建設(shè)，應(yīng)該積極抓好檔案標準化以及正規(guī)化，這樣才能掌握使兩者形成相互促進的關(guān)系。

2.2 計劃性抓好數(shù)據(jù)化建設(shè)

當前一些機關(guān)以及學(xué)校等數(shù)字化系統(tǒng)在整體上處于一種處理文件逐漸向管理數(shù)字化等方向轉(zhuǎn)變，要想完成這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，就應(yīng)做好數(shù)字化建設(shè)工作。對于數(shù)字化本身的含義是指依據(jù)先進信息技術(shù)對檔案進行有效管理以及使用。建立建設(shè)數(shù)字化系統(tǒng)來說是一項長遠的額任務(wù)，需要經(jīng)過從單體到群體這樣一個過程，經(jīng)過不斷實踐最終發(fā)現(xiàn)建立數(shù)據(jù)應(yīng)該具有一定的經(jīng)驗認識。這些經(jīng)驗包含較多的內(nèi)容，主要體現(xiàn)在以下幾點內(nèi)容中：得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，進而能夠達到共識，堅持計算機技術(shù)人員以及檔案業(yè)務(wù)人員的有效結(jié)合。另外，應(yīng)該積極面向社會，進而建立“數(shù)據(jù)庫”，當前將綜合數(shù)據(jù)庫進行完善，這樣才能提高單位目標檔案庫建立起來，在整體上通過互聯(lián)網(wǎng)連接，這樣才能形成開放式的數(shù)據(jù)化群，真正提高實際中的計算機系統(tǒng)效率。

3 積極培養(yǎng)檔案管理人員

在當前信息化時代發(fā)展中，對于檔案管理來說需要較多的高素質(zhì)人才，不僅應(yīng)該掌握較多的科學(xué)信息化知識，而且還應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作中的一些技能以及相應(yīng)知識等，進而使信息服務(wù)最終進入到一些新型階段，迎接實際中的一些挑戰(zhàn)。

3.1 計算機相關(guān)知識

對于檔案管理人員來說自身應(yīng)該具備較為全面的網(wǎng)絡(luò)知識等，還應(yīng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。作為檔案管理人員應(yīng)該是計算機專家，是信息系統(tǒng)中建設(shè)者。伴隨著全球信息化發(fā)展，對于網(wǎng)絡(luò)來說是集收藏以及保存文獻信息來源，網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代信息文獻服務(wù)中的主體，而互聯(lián)網(wǎng)是這些網(wǎng)絡(luò)的主要集合。作為檔案管理人員來說應(yīng)該具備專業(yè)知識，面對大量的信息動態(tài)，能夠掌握相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息，同時掌握計算機信息檢索，這樣能夠為作者提供快速的準確回答。另外，檔案管理人員還是網(wǎng)上文獻信息資源的主要集合者，這樣能夠通過網(wǎng)絡(luò)收集到的一些信息進行篩選，進而為客戶提供一些價值性信息，將這些材料放在檔案管理中，能夠使客戶取得精準的信息文獻。

3.2 外語知識

在當前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對于檔案管理來說在一定程度上將會增加與國際合作交流機會，進而出現(xiàn)一些文獻資料。另外，積極學(xué)習(xí)一些較為先進的科學(xué)技術(shù)，這樣能夠加快社會主義經(jīng)濟建設(shè)良好發(fā)展需要，但是不懂外語知識并不能真正達到這一目標。只有掌握相關(guān)外語知識，才能擁有較高的外語水平，還能查閱一些國外信息文獻，最終傳遞以及表達實際中的信息內(nèi)容，最終對信息技術(shù)進行加以利用，除此之外，還能對外文資料文獻等具有重要的幫助作用。

3.3 專業(yè)知識

對于檔案管理人員來說在實際信息服務(wù)過程中，應(yīng)該具有一定的專業(yè)水平。信息服務(wù)內(nèi)容自身會涉及到不同專業(yè)，而檔案管理人員來說自身知識結(jié)構(gòu)是信息文獻以及提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在一定層次上講具有較高水平的專業(yè)知識，這樣提供國內(nèi)外相關(guān)學(xué)科實際發(fā)展動態(tài)，真正提供信息文獻服務(wù)具有一定的有效性。

4 將先進技術(shù)設(shè)備以及計算機網(wǎng)絡(luò)結(jié)合開來

在企業(yè)發(fā)展過程中，從企業(yè)管理層面角度講積極引進先進技術(shù)設(shè)備來說，同時還應(yīng)培養(yǎng)較為優(yōu)秀的員工，這樣才能促進企業(yè)自身良好發(fā)展。一方面應(yīng)改變當前檔案管理中的設(shè)備條件，這樣才能加強企業(yè)檔案檔案管理部門實際管理水平，另外，還應(yīng)培養(yǎng)相關(guān)人員，這樣能夠使現(xiàn)有設(shè)備與企業(yè)自身發(fā)展結(jié)合開來，在實際檔案管理使用中發(fā)揮著一定的作用。有效利用現(xiàn)有設(shè)備，進而能夠發(fā)揮出應(yīng)有效用，在整理以及信息資源工作上應(yīng)該進行改革及改進等。針對電子信息文件也應(yīng)進行歸檔工作，規(guī)劃電子信息文件歸檔工作從企業(yè)實際情況出發(fā)，在檔案復(fù)印以及裝訂等環(huán)節(jié)中積極運用新技術(shù)。同時還用通過培訓(xùn)以及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等方面，進而掌握現(xiàn)代化檔案管理知識以及技能?？傊?，在采用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，應(yīng)該以相關(guān)人員調(diào)和以及培養(yǎng)為前提，才能充分的發(fā)揮出作用。

5 結(jié)束語

總而言之，在數(shù)字化時代，企業(yè)檔案管理工作逐漸成為企業(yè)口常管理的重要內(nèi)容，檔案管理為日后工作需要和解決實際問題提供寶貴的證明。因此，規(guī)范化的檔案管理是企業(yè)應(yīng)當做好的一項內(nèi)部管理工作。企業(yè)要從觀念上重視實體文檔的管理與信息系統(tǒng)的有效結(jié)合，增強檔案管理工作的自覺性，積極拓展檔案管理工作，加強企業(yè)檔案管理工作的體制機制建設(shè)，加強先進設(shè)備與計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的完備程度，適應(yīng)新形勢下檔案工作的新要求。

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作者簡介

劉婷婷（1984-），女，云南省個舊市人，漢，助理館員，大學(xué)本科畢業(yè)生，研究方向：檔案管理。