機(jī)關(guān)文書檔案管理常見問題及對策

摘 要：人社部門作為機(jī)關(guān)文書檔案的管理部門，在日常的機(jī)關(guān)工作中占據(jù)重要的地位，加強(qiáng)檔案管理工作，有助于提升人社部門的檔案服務(wù)能力，有助于文書答案的科學(xué)發(fā)展。本文就機(jī)關(guān)文書檔案管理常見問題進(jìn)行了歸納整理，同時(shí)針對這些問題提出相應(yīng)的整改對策，從而促進(jìn)我國機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)文書；檔案管理；對策

文書檔案常被用于記錄機(jī)關(guān)黨政工作的管理實(shí)施現(xiàn)狀，不同管理部門的發(fā)展進(jìn)程以及部門人員的基本信息，是在機(jī)關(guān)日常工作中形成的重要的無形資產(chǎn)。人社部門作為機(jī)關(guān)文書檔案的管理部門，是機(jī)關(guān)日常黨政管理、行政執(zhí)行的基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)人社部門主管機(jī)關(guān)干部人事、流動(dòng)職員、離退休職員、失業(yè)人員、社保業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)資料、專業(yè)資料等文書檔案，具有種類繁多、利用率高的特點(diǎn)。因此為了更好的進(jìn)行管理工作，需要對檔案管理常見問題進(jìn)行歸納總結(jié)，并提出相應(yīng)整改對策，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)文書的檔案管理工作順利進(jìn)行。

1 機(jī)關(guān)文書檔案管理過程存在的問題

人社部門掌管的文書檔案涉及部門較多、覆蓋范圍較廣、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)，直接影響著整個(gè)機(jī)關(guān)員工的利益。文書檔案管理作為人社部門的基本工作，是人社部門開展其他工作的重要保障。隨著文書檔案管理工作的逐漸深入，一些問題逐漸浮出水面。這些問題都在一定程度上影響著機(jī)關(guān)文書的檔案管理，因此需要引起機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。

（一）機(jī)關(guān)文書檔案的管理理念有待提高

目前有關(guān)機(jī)關(guān)文書的檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的管理方式，并未加入新時(shí)期、現(xiàn)代化、信息化的管理理念，欠缺分類歸檔的管理意識(shí)。新時(shí)期、現(xiàn)代化、信息化的管理理念是當(dāng)今社會(huì)重要的文書檔案管理理論，只有在日常文書管理過程中融入分類管理的思想，才能在一定程度上提高檔案管理功能，降低檔案查詢的工作難度。機(jī)關(guān)文書檔案管理部門的相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)并沒有完全意識(shí)到現(xiàn)代化管理理念的重要性，從而使得檔案管理部門職員缺乏統(tǒng)一的歸檔管理規(guī)范。原有的檔案管理模式存在相應(yīng)的缺陷，因此在今后的檔案管理過程中需要轉(zhuǎn)變工作理念，提高機(jī)關(guān)文書檔案管理的工作效率。

（二）機(jī)關(guān)檔案管理部門對檔案管理的重視度不夠

通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，人社局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對機(jī)關(guān)文書檔案的管理工作重視度不夠，因此導(dǎo)致文書檔案的管理人員配置不足，并沒有一套行之有效的管理制度。我國的人社管理制度無法緊跟時(shí)代步伐，并未結(jié)合自身單位的實(shí)際情況，從而給人事檔案管理帶來極大的不確定性。同時(shí)有些檔案管理人員在實(shí)際工作中敷衍了事，從而出現(xiàn)收集的文書資料不完整，無法實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。人社局的某些工作人員在日常工作中并未嚴(yán)格遵守相應(yīng)規(guī)章制度，與管控單位的協(xié)調(diào)程度不高，為了貪圖方便，當(dāng)某個(gè)部門需要查閱相應(yīng)檔案時(shí)，叫本人自行提取，甚至未經(jīng)記錄借出機(jī)關(guān)，從而極易導(dǎo)致文書檔案出現(xiàn)涂抹、缺失等情況，嚴(yán)重影響文書檔案的真實(shí)性

（三）機(jī)關(guān)文書檔案的管理工作缺乏專業(yè)性

很多人社局文書檔案管理的工作人員并非檔案專業(yè)出身，大部分都是由機(jī)關(guān)內(nèi)部其他崗位調(diào)動(dòng)過來的，缺乏一定的專業(yè)性、技術(shù)性。專業(yè)化、技術(shù)化的文書檔案管理可在一定程度上提高檔案管理的工作效率。非專業(yè)的人員從事機(jī)關(guān)的檔案管理工作，由于缺少專業(yè)的檔案整理知識(shí)、專業(yè)的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致這些工作人員對于機(jī)關(guān)文書的檔案分類、整理、匯總、立卷、歸檔等知識(shí)一知半解，從而在日常檔案管理過程中極易出現(xiàn)各種問題。部分人社局的檔案管理人員流動(dòng)性較大，很多新職工對檔案管理知識(shí)剛剛有點(diǎn)起色的時(shí)候又被轉(zhuǎn)入其他部門，從而使得檔案管理內(nèi)部處于極度不穩(wěn)定的狀態(tài)。隨著檔案管理人員的新老交替，很多重要文件并未做好交接工作，從而出現(xiàn)查無原件、缺少簽發(fā)材料、原件及復(fù)印件分離等不規(guī)范現(xiàn)象。

（四）機(jī)關(guān)文書檔案管理過程信息化程度不夠

隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)文書檔案管理模式已無法滿足多樣化的檔案管理工作，因此在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)文書檔案管理工作中需要融入信息化的元素。目前我國絕大多數(shù)的人社局信息化程度不夠，具體表現(xiàn)在于：人社局缺乏信息化、科技化的設(shè)備技術(shù)，如檔案分類管理數(shù)據(jù)庫等；人社局領(lǐng)導(dǎo)缺乏先進(jìn)的信息化存儲(chǔ)、管理思想，同時(shí)缺乏具備信息化技術(shù)的專業(yè)人員。

（五）硬件設(shè)施落后，有待于進(jìn)一步完善。

檔案文書由于多是紙質(zhì)材料的，因此對于檔案文書的儲(chǔ)存環(huán)境要求較高，必須保持在一定的濕度、溫度，才能一定程度上延長檔案材料的壽命。調(diào)查發(fā)現(xiàn)個(gè)別單位并沒有設(shè)立專門用于儲(chǔ)存文書資料的檔案室，有的單位即使設(shè)立了檔案室，但空間相對狹窄，不具備通風(fēng)換氣系統(tǒng)，“六防”設(shè)備不齊全，從而導(dǎo)致檔案資料極易出現(xiàn)霉變、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象，不僅影響了文書檔案的整潔美觀，還會(huì)引起重要文件的丟失。

2 加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的對策

（一）轉(zhuǎn)變管理思想

若想從根本上解決機(jī)關(guān)文書檔案管理部門的管理觀念，就需要緊跟時(shí)代步伐注重管理思想的改革，不斷完善、創(chuàng)新機(jī)關(guān)文書的管理模式。只有滿足時(shí)代的需求，才能發(fā)揮機(jī)關(guān)文書管理的重要作用，同時(shí)為了更好的轉(zhuǎn)變管理觀念，需要提高機(jī)關(guān)文書管理部門相關(guān)工作人員的重視度。人社局的檔案管理部門應(yīng)該定期開展專題座談會(huì)，順應(yīng)時(shí)代需求，調(diào)整機(jī)關(guān)檔案管理工作的方向。

（二）加強(qiáng)機(jī)關(guān)各部門對文書檔案管理的重視度

為了更好的開展人社局的文書檔案管理工作，需要人社局各部門管理者認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，鼓勵(lì)這些領(lǐng)導(dǎo)多多參與檔案管理工作，為其它員工起到帶頭作用。各部門領(lǐng)導(dǎo)在日常工作中可以加強(qiáng)對管理部門上交文書材料的監(jiān)督，督促工作人員保質(zhì)保量的提交歸檔材料，減少文書檔案管理的工作負(fù)擔(dān)。同時(shí)對于未按時(shí)提交的歸檔材料，及時(shí)進(jìn)行記錄，避免文書材料的丟失，為后續(xù)的歸檔整理提供方便。

（三）加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理部門專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)

目前我國大部分人社局文書檔案管理部門存在整體專業(yè)化程度較低的問題，因此在日常的管理部門構(gòu)建過程中，應(yīng)該加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重專業(yè)人才的培養(yǎng)。人社局應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部人才的培訓(xùn)教育，提升文書檔案管理員工的專業(yè)技能；定期開展文書檔案管理的專題講座，聘請有經(jīng)驗(yàn)的、專業(yè)的講師教授相關(guān)檔案整理技巧；積極招聘專業(yè)院校人才，從而提高機(jī)關(guān)文書檔案整理的整體水平。

（四）加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理的信息化建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的到來，文書檔案管理工作也需要融入相應(yīng)的信息化元素，從而提高機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的效率。首先檔案管理部門應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，并建立以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的歸檔分類系統(tǒng)；其次加強(qiáng)電子化文書資料的存儲(chǔ)力度，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不僅能夠儲(chǔ)存大量的文書資料，同時(shí)還能進(jìn)行快速、技術(shù)的修改、查閱工作，從而有效解決傳統(tǒng)文書管理查閱、修改困難的問題。

（五）注重機(jī)關(guān)文書檔案的儲(chǔ)存與保護(hù)

由于傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)文書檔案都是紙質(zhì)材料的，因此在日常的存儲(chǔ)過程中，需要格外注意溫度、濕度、蟲蛀等因素。機(jī)關(guān)部門可在文書檔案儲(chǔ)藏室按照全自動(dòng)的溫度、濕度控制系統(tǒng)，一旦溫度、濕度有所變化，就會(huì)發(fā)出告警信號，及時(shí)告知檔案管理人員進(jìn)行處理；在隱蔽的角落放置一定數(shù)量的樟腦球及活性炭包，防止文書檔案受到蟲蛀威脅及回潮霉變；此外文書檔案管理人員還應(yīng)定期對存儲(chǔ)的文件材料進(jìn)行查看，從而有效延長文書檔案的存儲(chǔ)壽命。

3 結(jié)語

機(jī)關(guān)文書檔案整理看似是一個(gè)簡單的工作，其實(shí)蘊(yùn)含了大量的細(xì)微、繁瑣的步驟，需要檔案管理部門及員工給予高度的重視。若想做好機(jī)關(guān)文書的檔案管理工作，不僅需要轉(zhuǎn)變管理理念、提高重視程度，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)首批，從而促進(jìn)整個(gè)機(jī)關(guān)文書檔案管理部門的科學(xué)、穩(wěn)定發(fā)展。

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作者簡介

楊芹燕（1975-），女，云南省保山市人，本科，專技十二級，就業(yè)于保山市隆陽區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，研究方向：檔案類。