關(guān)于做好事業(yè)單位人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

摘 要：事業(yè)單位主要是為社會服務(wù)的非營利性組織，而在具體的服務(wù)過程中需要由相關(guān)的人員進(jìn)行管理和服務(wù)，這就要求高度重視人力資源管理，在人力資源管理方面人事檔案管理發(fā)揮著舉足輕重的作用，尤其是在事業(yè)單位人員調(diào)動較為頻繁的情況下，檔案管理對于提高工作效率、保證事業(yè)單位工作質(zhì)量意義重大。本文分析的是做好事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)策略，全文從事業(yè)單位人事檔案管理、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀以及強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)策略等方面進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；思考分析

人力資源在事業(yè)單位日常管理以及服務(wù)過程中發(fā)揮著重要作用，依靠人力資源管理實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配制，確保事業(yè)單位中所有工作人員能夠發(fā)揮最大作用。在事業(yè)單位管理中人事檔案是工作人員成長過程中主要經(jīng)歷等相關(guān)信息的文字記錄，也是工作人員工作過程的證明。人事檔案的科學(xué)管理對于保證事業(yè)單位正常的運(yùn)行均有重要意義，本文結(jié)合相關(guān)文獻(xiàn)資料，就關(guān)于做好事業(yè)單位人事檔案管理的幾點(diǎn)思考策略分析如下：

1 事業(yè)單位人事檔案管理分析

事業(yè)單位屬于國家一個重要機(jī)構(gòu)分支，現(xiàn)階段的事業(yè)單位主要職責(zé)是為社會公眾服務(wù)，促進(jìn)社會各項(xiàng)福利的實(shí)施，確保當(dāng)前社會下文化、教育、科學(xué)、衛(wèi)生等多方面的需求，從這個角度分析，事業(yè)單位主要是為社會提供多種社會服務(wù)的。隨著《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》的頒布和實(shí)施，事業(yè)單位中的工作人員不再是終身制，工作人員可根據(jù)自身的情況選擇離開事業(yè)單位。

事業(yè)單位中工作人員參與工作的相關(guān)記錄都存在于人事檔案中，人事檔案管理主要是對各種檔案的收集、整理、保管、鑒定以及使用等過程，具體的需要有專人負(fù)責(zé)管理，對于事業(yè)單位而言，人事檔案管理發(fā)揮著重要作用，首先通過人事檔案管理有助于全面的了解工作人員，從而充分的發(fā)揮工作人員的主觀能動性，保證事業(yè)單位工作效率；其次人事檔案是事業(yè)單位進(jìn)行技術(shù)人才、科研人才選拔、晉升、任免等重要參考，也是人力資源管理的依據(jù)，依靠人事檔案保證各部門工作人員可以充分發(fā)揮自身的價值，為社會提供更好的服務(wù)，也就是人事檔案管理在事業(yè)單位中十分重要[1]。

2 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 輕視人事檔案管理工作

事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)者在日常工作中將大量的工作放在了事業(yè)單位業(yè)績方面，對于人事檔案管理工作不是很重視，狹義的認(rèn)為人事檔案管理就是將所有工作人員的檔案進(jìn)行集中管理，卻沒有重視人事檔案管理的應(yīng)用，由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的不重視，從事檔案管理的工作人員沒有充分發(fā)揮自身的職能，尤其是在人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理改革發(fā)展過程中，沒有足夠的資金用于信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，降低了人事檔案管理工作效率，影響到事業(yè)單位中工作人員升遷的公平性和合理性。

2.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

事業(yè)單位中涉及到的人事檔案較多，而具體的管理過程都是由事業(yè)單位檔案管理員完成的，實(shí)際參與檔案管理的工作人員對于《檔案法》、《保密法》等相關(guān)內(nèi)容缺乏認(rèn)識，在檔案管理過程中缺少保密意識以及對檔案管理工作的主動性；在人事檔案管理中沒有落實(shí)檔案管理崗位職責(zé)，缺少對各類人事檔案的監(jiān)督和檢查；部分事業(yè)單位檔案管理員還存在泄密、丟失或者是損毀檔案的事件，影響到事業(yè)單位人事檔案管理的完整性，而這些都和檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著直接關(guān)系[2]。

2.3 人事檔案管理規(guī)章制度的不完善

事業(yè)單位人事檔案管理過程中需要以檔案管理制度為參考，但是現(xiàn)階段，大多數(shù)人事檔案管理規(guī)章制度主要來源于國家相關(guān)法律法規(guī)，不同事業(yè)單位沒有根據(jù)自身的實(shí)際情況對檔案管理制度進(jìn)行完善，這樣就造成了大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理制度存在大范圍的相似性。不具有特色的檔案管理制度必然會讓檔案管理人員忽視，影響到實(shí)際的人事檔案管理。

2.4 檔案管理信息化程度低

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案逐漸向信息化管理方向發(fā)展，但是總體而言，人事檔案管理的信息化程度依然很低，這是由多方面原因造成的，比如在檔案管理人員方面，由于長期受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，無法快速的適應(yīng)信息化人事檔案管理，部分從事檔案管理工作時間較長的人員在計(jì)算機(jī)操作以及計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用方面上存在著一定的不足；而現(xiàn)階段人事檔案管理信息化系統(tǒng)還不是很完善，這是因?yàn)槿耸聶n案信息中涉及到較多的個人因素，對于國家而言，屬于重要的數(shù)據(jù)資料，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，系統(tǒng)容易遭受各類病毒、黑客的攻擊，從而使得事業(yè)單位人事檔案管理信息泄露，除此之外，信息化檔案管理的推廣必須要有配套的法律法規(guī)用以規(guī)范和約束管理人員的日常行為，但是現(xiàn)有條件下，大多數(shù)法律法規(guī)的服務(wù)對象仍然為傳統(tǒng)的人事檔案管理，對于信息化條件下的檔案管理不能發(fā)揮作用或者是發(fā)揮作用不明顯。

3 強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)策略

3.1 提高對人事檔案管理重要性的認(rèn)識

事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，督促檔案管理人員做好人事檔案管理工作，定期對人事檔案管理情況進(jìn)行詢問。了解事業(yè)單位人事檔案管理變動情況，除此之外，事業(yè)單位負(fù)責(zé)人還需要根據(jù)檔案室管理需求，留置一定的資金用于檔案管理，根據(jù)實(shí)際情況增加檔案管理中所需要的各類硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施，不斷提高檔案管理水平，保證事業(yè)單位人力資源管理工作的順利進(jìn)行。

3.2 重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

作為一名事業(yè)單位檔案管理人員，在日常工作中需要具備較高的政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、過硬的業(yè)務(wù)能力以及大膽的創(chuàng)新精神。對此需要對檔案管理人員進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化繼續(xù)教育，定期對檔案管理人員進(jìn)行全方位、多角度的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，組織事業(yè)單位檔案管理人員與其他事業(yè)單位檔案管理人員之間的交流溝通，促進(jìn)檔案管理人員獲得新的檔案管理觀念、管理方法以及新型理論等。尤其是對于人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理改革過程中，需要進(jìn)行專項(xiàng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員對信息化檔案管理的認(rèn)識以及檔案管理系統(tǒng)的基本操作等，當(dāng)然在檔案管理人員具體培訓(xùn)中，檔案管理方面的法律法規(guī)也是必不可少的一部分[3]。

3.3 完善檔案管理制度

在人事檔案管理過程中需要不斷地完善原有規(guī)章制度，根據(jù)時代發(fā)展特點(diǎn)，對現(xiàn)有的檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行修改和調(diào)整，并具體到檔案管理中的歸檔管理制度、統(tǒng)計(jì)管理制度、保密管理制度、檔案分類編號管理制度、檔案使用管理制度以及人事檔案轉(zhuǎn)移管理制度等，確保檔案管理中任何一個管理環(huán)節(jié)都有法可依、有據(jù)可循。通過逐步的完善使得各項(xiàng)管理規(guī)章制度可以最大程度的指導(dǎo)事業(yè)單位人事檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

3.4 充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理信息化程度

人事檔案在管理過程中不僅要重視保存、分類等管理過程，還需要全面的提高人事檔案的應(yīng)用水平，比如使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的統(tǒng)一化，尤其是在人事檔案管理創(chuàng)新以及檔案管理的信息保護(hù)方面，信息化技術(shù)可提供極大的便利，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的改革和發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的信息化程度。

4 結(jié)束語

人事檔案管理在事業(yè)單位管理中發(fā)揮著重要作用，不過現(xiàn)階段事業(yè)單位中的人事檔案管理尚存在著一定的不足之處，還需要根據(jù)人事檔案管理現(xiàn)狀，及時采取措施保證人事檔案管理的正常進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]顧瑋璞. 淺談做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J]. 人力資源管理，2016（06）.

[2]程力. 淺談新時期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J]. 才智，2016（13）.

[3]李雪海. 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J]. 黑龍江科學(xué)，2016（13）.

作者簡介

程鷹（1969-），女，漢，山東省棗莊市人，大學(xué)本科，職稱：館員，中共山東省棗莊市委《棗莊通訊》編輯部。