人事檔案管理工作的重要性及作用探究

羅德春

摘 要：人事檔案管理在政府機關(guān)日常事務(wù)管理中占據(jù)重要的位置。人事檔案管理要與機關(guān)日常管理保持一致性，在思想上能夠重視人事檔案管理工作的重要性，發(fā)揮出人事檔案管理的作用。人事檔案管理是對機關(guān)職工各項工作進行的考察和記錄，建立系統(tǒng)規(guī)范的人事檔案管理制度不斷地適應(yīng)社會的發(fā)展變化，突出人事檔案管理工作的先進性。機關(guān)人事檔案管理工作的重要性及作用需要深入的進行分析。

關(guān)鍵詞：機關(guān)人事檔案；管理工作；重要性

人事檔案是對機關(guān)內(nèi)部職工生活、學習、工作的基本記錄。為機關(guān)的發(fā)展提供重要的借鑒作用。要保證人事檔案的完整性，突出信息資源的真實性，對于人事檔案管理工作存在的不足進行完善。

1 人事檔案管理工作的意義

人事檔案管理工作在一定程度上能夠反映出政府機關(guān)管理的規(guī)范性與科學性。機關(guān)事業(yè)單位及職工在發(fā)展的過程中都需要將經(jīng)歷、成果等記錄到檔案當中，通過人事檔案能夠了解到機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的基本狀況及人員基本情況。人事檔案管理工作水平是實現(xiàn)資源優(yōu)化配置的基礎(chǔ)影響因素。根據(jù)人事檔案管理工作狀態(tài)確定機關(guān)事業(yè)單位范圍未來發(fā)展提供借鑒。人事檔案管理工作的有效進行對機關(guān)管理水平的提升具有積極地意義[1]。人事檔案管理是在長期社會實踐的過程中形成的、客觀的反映出來的管理活動。對機關(guān)事業(yè)單位制定發(fā)展計劃能夠起到輔助性作用。通過人事檔案管理工作能夠?qū)C關(guān)事業(yè)單位進行經(jīng)驗總結(jié)，根據(jù)基本狀況制定出科學的發(fā)展規(guī)劃。確保合法利益在受到侵犯的時候利用人事檔案進行信息查詢，實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位管理水平持續(xù)提升。

2 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理工作是對工作人員進行的有組織性考察，為開展考核提供重要的依據(jù)。人事檔案管理發(fā)揮的基礎(chǔ)性作用能夠幫助政府機關(guān)開展聘用選調(diào)，通過職工的實際情況進行有效地綜合性判斷，或者是通過個人檔案掌握在職職工基本工作信息能夠起到知人善任的效果[2]。機關(guān)事業(yè)單位在制定政策的時候需要人事檔案管理工作起到的輔助性作用。機關(guān)內(nèi)部績效考核等也是人事檔案管理的重要內(nèi)容。并且與職工的直接利益相關(guān)。職工的狀態(tài)、績效成績、工作水平等都會記錄到人事檔案當中。通過對人事檔案的查詢能夠?qū)β毠ぷ龀隹陀^性的評價。這樣也會增加機關(guān)對職工福利待遇設(shè)置的科學性[3]。人事檔案能夠反映出機關(guān)在不同發(fā)展階段的基本情況，較為準確全面的記錄政府機關(guān)的發(fā)展狀態(tài)。機關(guān)事業(yè)單位會通過人事檔案對政策和信息等進行更改。政府機關(guān)在選任干部的時候人事檔案能夠清晰的反映出職工的各項條件，獲取到的最為真實的信息參考。通過人事檔案機關(guān)事業(yè)單位能夠了解到職工的成長，并且能夠挖掘出職工的優(yōu)勢特點。這對于開展全面的人才培養(yǎng)以及資源分配具有積極的意義。更好地實現(xiàn)職工的個人價值。人事檔案管理工作也有助于人力資源管理的優(yōu)化創(chuàng)新，通過人事檔案管理實現(xiàn)與人力資源管理信息資源的共享，保證人才能夠在合理地范圍內(nèi)進行流動，實現(xiàn)人力資源配置的最優(yōu)化。

3 人事檔案管理的目的

充分的利用是人事檔案管理工作開展的主要目的。在基本經(jīng)濟活動下根據(jù)事物發(fā)展的規(guī)律要求掌握人事檔案管理的訴求，強化管理效果的同時實現(xiàn)資源的有效共享，人事檔案管理需要機關(guān)事業(yè)單位不同部門不同專業(yè)的有效配合才能夠?qū)崿F(xiàn)，對檔案進行集中搜集、整理、鑒定和保管，系統(tǒng)性操作、維護等能夠使人事檔案的利用持續(xù)的提升[4]。對重要人事檔案要進行復(fù)制，這樣能夠避免原件的損害。人事檔案管理工作不能夠只停留在表面，還需要根據(jù)時代的不同找出更加合適的方法提升人事檔案的價值和作用。

4 人事檔案管理工作的作用

人事檔案在機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中具有不可替代的作用。是選拔人才開展客觀評價的重要依據(jù)。能夠為政府機關(guān)制定科學合理地政策，進行有效地管理活動提供借鑒。

4.1 選拔人才的依據(jù)

人事檔案管理主要針對的就是機關(guān)事業(yè)單位員工信息存檔管理，根據(jù)基本工作要求在機關(guān)事業(yè)單位改革過程中都要對員工人事檔案進行隨時的查閱，這樣能夠為選拔人才提供信息參考。完整的人事檔案會清晰地呈現(xiàn)個人信息，也是個人學習、工作等最為真實的信息資源。人事檔案在個人成長過程中能夠反映出基本共性特點以及變化規(guī)律，對于識別人才具有積極地作用。政府機關(guān)為了能夠更好地高效發(fā)展，需要高素質(zhì)專業(yè)化人才發(fā)揮自身的作用。因此就需要人事檔案能夠掌握職工年齡、學歷、知識結(jié)構(gòu)等基本信息，了解職工的長處優(yōu)勢。人事檔案管理在人才選拔上具有關(guān)鍵位置。通過人事檔案管理引進人才，在公平競爭機制下選拔符合機關(guān)事業(yè)單位要求的專業(yè)化高素質(zhì)人才，這對于今后政策的制定都具有積極作用。人事檔案提供的客觀信息是主管領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策的依據(jù)。

4.2 為制度改革創(chuàng)新提供保障

人事檔案管理會為機關(guān)事業(yè)單位制度改革提供依據(jù)。隨著機關(guān)改革的深入開展，在以人事檔案管理為基礎(chǔ)下對干部職工工資、福利、責任等都進行嚴格的規(guī)定，補充廣大職工學歷、工齡以及在職時間等信息，經(jīng)過信息審核之后完成校對，人事檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程建設(shè)，需要機關(guān)改革的積極配合并且兩者的相互影響也將反映出政府機關(guān)的運行狀況。福利待遇增長之后員工的工作積極性也將會持續(xù)的提升，并且這也能夠轉(zhuǎn)換成機關(guān)發(fā)展效益。

4.3 職稱評定重要依據(jù)

人事檔案能夠全面的反映出職工的基本信息，這對于個人職稱晉升等都具有重要影響。人事檔案中詳細的文字資料記錄職工基本狀態(tài)，可靠詳實的人事檔案在職稱評定上產(chǎn)生的影響效果是直接的。人事檔案要確保職稱評定公平公正，為廣大職工提供真實有效的組織鑒定材料。人事檔案管理精細化規(guī)范化水平將會直接的轉(zhuǎn)化為機關(guān)的發(fā)展成果。

4.4 日常管理動態(tài)化

人事檔案管理系統(tǒng)要及時的維護更新，這反映出機關(guān)管理的動態(tài)化進行。各級機關(guān)要轉(zhuǎn)變?nèi)斯す芾矸绞?，強化資金的投入利用先進的計算機技術(shù)和現(xiàn)代管理思維構(gòu)建人事檔案信息庫。通過電腦檔案管理軟件增強搜索效果，并且在信息保存上也能夠?qū)崿F(xiàn)自動化處理。人事檔案管理利用信息技術(shù)及時準確的反映出個人變化，高效的處理檔案信息，提升檔案信息資源的利用率突出人事檔案的使用價值。

4.5 管理人員素質(zhì)的提升

人事檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展需要管理人員能夠積極有效地學習先進的知識，提升自身的綜合素質(zhì)。根據(jù)職工狀況定期開展培訓(xùn)活動，在思想上認識到人事檔案管理工作的重要性，以實際問題為出發(fā)點制定出解決的措施。優(yōu)化調(diào)整人事檔案管理結(jié)構(gòu)設(shè)置專門人才進行管理。統(tǒng)一人事檔案管理制度的制定能夠保證職工檔案真實性，是保障機關(guān)發(fā)展的重要標準措施。人事檔案管理的復(fù)雜性專業(yè)性越來越凸顯，重視人事檔案管理工作積極的配合各項工作的開展，集中投入人力、物力、財力推動人事檔案管理工作順利進行。

5 結(jié)束語

要加強對人事檔案管理的完善，密切關(guān)注人事檔案管理制度的發(fā)展，開展積極有效地監(jiān)督工作通過信息資料的搜集與分析發(fā)揮出人事檔案管理工作的作用。社會主義市場經(jīng)濟快速發(fā)展對人事檔案管理工作的標準也在不斷地提升。人事檔案管理的復(fù)雜性專業(yè)性越來越凸顯，重視人事檔案管理工作積極的配合各項工作的開展，集中投入人力、物力、財力推動人事檔案管理工作順利進行。人事檔案管理工作創(chuàng)新將會使信息資料得到合理的保存與應(yīng)用，在統(tǒng)一管理下保障人事檔案管理工作，并且融入現(xiàn)代化管理理念以更為認真的態(tài)度進行管理將會發(fā)揮出人事檔案的最大價值和意義。

參考文獻

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