論高校檔案資源建設(shè)工作

吳蓓

高校檔案資源建設(shè)是高校檔案事業(yè)的永恒主題，是檔案事業(yè)的一項帶有根本性、具有戰(zhàn)略意義的工作，是檔案部門的立身之本、工作之基。加強檔案資源建設(shè)是豐富檔案資源、完善館藏結(jié)構(gòu)、服務(wù)學(xué)校工作大局、服務(wù)廣大師生的根本途徑，是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵與基礎(chǔ)。充分認(rèn)識檔案資源建設(shè)的重要性、緊迫性，解放思想，務(wù)實創(chuàng)新，結(jié)合實際，注重特色，加強各項檔案資源業(yè)務(wù)建設(shè)工作，積極探索檔案資源建設(shè)思路，不斷拓展檔案資源工作領(lǐng)域，豐富檔案資源總量，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。

1 高校檔案資源建設(shè)的重要性

1、檔案資源是檔案工作立身之本

檔案資源建設(shè)既是檔案工作的起點，也是檔案工作的終極目標(biāo)。收集和積累好豐富的檔案資源是檔案工作和檔案工作者的首要任務(wù)，是檔案工作的重中之重。建設(shè)好檔案資源是對檔案工作和每一個檔案工作者的基本要求。

2、檔案資源是高校工作的重要基礎(chǔ)

高校檔案是全校師生員工集體智慧的結(jié)晶，是學(xué)校歷史的真實反映，也是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)文化研究、進(jìn)行教學(xué)和教育管理的重要信息依據(jù)。檔案資源就是我們檔案工作和檔案工作者的根本，盡職盡責(zé)地做好檔案資源建設(shè)工作是我們義不容辭的責(zé)任。

2 高校檔案資源的構(gòu)成和現(xiàn)狀

門類齊全，結(jié)構(gòu)合理是檔案資源建設(shè)的總體要求。高校檔案資源一般由文書檔案、照片、錄音錄像檔案、實物檔案、財會檔案、基建檔案、專門檔案等構(gòu)成。但目前高校檔案資源普遍存在以下兩方面問題：

1、結(jié)構(gòu)失衡：以黨政文書檔案為主，專門檔案、項目檔案少；紙質(zhì)檔案多，照片、聲像等不同載體形式檔案少。

2、缺乏特點：各高校館藏內(nèi)容大體一致，沒有體現(xiàn)各高校特色，沒有館藏特色。

3 加強高校檔案資源建設(shè)的途徑和方法

1、加強收集工作。就是加強檔案形成單位的檔案資源建設(shè)工作，對各部門單位的兼職檔案員要進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)，對其進(jìn)行檔案收集指導(dǎo)，提高他們管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平，確保檔案資源在門類上和載體上的齊全完整。

2、加強接收工作。高校檔案館及時將收集范圍內(nèi)應(yīng)進(jìn)館的到期檔案進(jìn)行接收進(jìn)館；對正在進(jìn)行的產(chǎn)生的階段性檔案要積極跟進(jìn)，注意保護(hù)；對有關(guān)部門單位要求提前移交進(jìn)館的檔案，檔案館也應(yīng)克服困難，積極接收。同時，要加大對重大活動檔案形成、收集和管理的監(jiān)督力度。針對突發(fā)事件檔案的形成和管理的特殊性，檔案館要建立一套收集和管理的有效應(yīng)對機制。

3、加強征集工作。檔案館要采取公開發(fā)布征集公告、深入廣大師生中間去調(diào)查、重要線索登門拜訪等多種途徑，廣泛征集有歷史價值、有地方特色的歷史檔案和珍貴文獻(xiàn)。

4、加強整合工作。把專門、專業(yè)檔案接收進(jìn)館，實現(xiàn)高校檔案資源的優(yōu)化組合，加快實現(xiàn)不同層面、不同范圍檔案信息資源的共享，真正把檔案館建設(shè)成為檔案利用和研究的中心。

5、加強電子文件建設(shè)工作。就是加強電子文件和已公開現(xiàn)行文件利用的建設(shè)工作。實現(xiàn)與學(xué)校檔案系統(tǒng)與學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）無縫對接；與教務(wù)處學(xué)籍信息、成績數(shù)據(jù)庫對接；與干部人事處的干部人事檔案庫對接；與學(xué)生處學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫對接等等，充分發(fā)揮檔案部門人才、設(shè)備、技術(shù)、業(yè)務(wù)等優(yōu)勢，承擔(dān)起高校電子文件中心建設(shè)項目，實現(xiàn)由檔案館統(tǒng)一接收、管理、提供利用各部門電子文件的目標(biāo)。

6、加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。檔案館要建立體系完善、功能多樣、檢索便捷、手工機讀的檢索體系，為快速高效查閱和深度開發(fā)利用檔案資源提供有力保障，建立高質(zhì)量、大容量文件級目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，建立完善互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息查詢系統(tǒng)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺，為全面開展檔案信息資源網(wǎng)上檢索咨詢服務(wù)創(chuàng)造有利條件。

4 加強檔案資源建設(shè)檔案人員應(yīng)具備的素質(zhì)

隨著社會發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的普及運用，高校檔案工作者應(yīng)不斷更新思想觀念，掌握現(xiàn)代專業(yè)技能，提高職業(yè)素質(zhì)。

1、全面的專業(yè)理論知識。檔案工作是一門業(yè)務(wù)性較強的科學(xué)，也是一門管理科學(xué)。檔案人員只有掌握全面的檔案基礎(chǔ)理論知識，如檔案目錄學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等專業(yè)知識，要熟知國家法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)規(guī)定，才能在檔案資源建設(shè)方面有針對性地進(jìn)行收集、整理和研究工作。

2、自主創(chuàng)新能力。高校檔案人員要根據(jù)檔案的形成、使用規(guī)律，創(chuàng)新工作制度，創(chuàng)新工作手段，創(chuàng)新服務(wù)機制，加強檔案資源的積累，集中保管，將檔案工作融入到其他工作中，使其與其他工作同步發(fā)展。

3、良好的協(xié)調(diào)溝通能力。檔案資源的收集、整理，會讓檔案人員與各檔案形成部門的人員打交道，如何才能得到各方面的支持，就要充分發(fā)揮檔案人員的協(xié)調(diào)溝通能力。高校檔案工作者要把自己放在一個管理人員的角度，敏銳地跟進(jìn)學(xué)校重要活動、重點工作，適時介入這些工作，掌控好檔案資源形成的源頭，保證工作順利完成。

4、過硬的業(yè)務(wù)技能。信息時代的檔案資源建設(shè)工作已不再停留在手工收集、加工、保存等階段，針對各種載體的檔案資源，高校檔案人員要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)技能，熟練運用計算機、復(fù)印機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高工作效率。