醫(yī)院檔案管理中存在的問題與對策

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證，是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作度推動醫(yī)院的發(fā)展具有重大現(xiàn)實(shí)意義。本文就醫(yī)院檔案管理中存在的問題與對策作了相關(guān)的研究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理；問題；對策

醫(yī)院檔案不僅關(guān)系到醫(yī)院自身的發(fā)展，同時也關(guān)系到病患的利益。就現(xiàn)階段來看，在醫(yī)院發(fā)展過程中，醫(yī)院對自身的檔案工作還沒有引起足夠的重視，檔案工作方式還比較傳統(tǒng)，依然采用紙質(zhì)檔案袋來存儲檔案，很容易出現(xiàn)檔案丟失等情況，檔案的開發(fā)利用率較低。醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史的見證，它記錄了醫(yī)院的過去，對醫(yī)院的現(xiàn)在以及未來發(fā)展有著借鑒作用，醫(yī)院要想獲得更好地發(fā)展，就必須做好檔案管理工作，確保醫(yī)院檔案的真實(shí)性、完整性。

1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理的不重視

隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案工作也愈來愈重要，加大醫(yī)院檔案的開發(fā)利用已成為醫(yī)院改革的重要內(nèi)容。但是就現(xiàn)階段來看，醫(yī)院對檔案工作還不夠重視，存在嚴(yán)重的“重經(jīng)營、輕檔案”的現(xiàn)象[1]，認(rèn)為檔案可有可無，無關(guān)緊要，尤其是在病患這一方面的檔案，不能全面記錄病患治療過程中的情況，以至于許多細(xì)節(jié)問題被忽略，檔案記錄的信息不全面，不利于醫(yī)院的發(fā)展。

1.2 檔案管理人員能力有待提高

醫(yī)院檔案工作的主體為人，而人的能力的高低直接影響到了檔案管理水平?，F(xiàn)階段來看，由于醫(yī)院對檔案管理工作的不重視，對檔案管理人員沒有進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，以至于檔案管理人員能力難以勝任檔案管理工作的需要。而對于檔案管理人員而言，他們將檔案管理簡單化， 簡單地認(rèn)為檔案管理就是對醫(yī)院檔案進(jìn)行歸類和保管，將檔案堆放在檔案庫，從而影響到醫(yī)院檔案的開發(fā)利用。

1.3 信息化水平較低

就現(xiàn)階段來看，醫(yī)院檔案管理信息化水平還比較低，主要表現(xiàn)在：醫(yī)院依然在采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案存儲介質(zhì)依然是紙質(zhì)檔案，檔案的錄入、存儲依然手動，而這種傳統(tǒng)的檔案方式很容易出錯，容易造成檔案信息不完整，檔案丟失。另外，在調(diào)用醫(yī)院檔案時，往往需要花費(fèi)較長的時間去查找，不利于醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用。

1.4 檔案管理制度不完善

檔案管理工作的開展需要依靠完善的規(guī)章制度來提供保障，但是現(xiàn)階段來看，醫(yī)院檔案管理制度還不夠完善，醫(yī)院管理制度主要集中在臨床科室上，與檔案工作相關(guān)的制度非常少。由于管理制度的不完善，檔案管理工作就難以有效開展，檔案管理水平得不到提高，檔案的作用難以發(fā)揮。

1.5 檔案管理現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

檔案管理工作不僅關(guān)系到一關(guān)的發(fā)展，同時也關(guān)系到廣大患者的切身利益。就醫(yī)院檔案管理工作而言，檔案管理不局限于一種領(lǐng)域的檔案管理，是多方面的，在管理工作中，不同的科室對檔案管理的要求不一樣，當(dāng)然使用的軟件也會存在差異，即使是達(dá)到了系統(tǒng)管理上的一致性，但是檔案管理往往會缺乏靈活性互通性，有時候在進(jìn)行檔案交接的過程中，會出現(xiàn)數(shù)據(jù)不能兼容，從而增加工作量，降低工作效率。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問題的對策

2.1 提高認(rèn)識，將醫(yī)院檔案管理上升到戰(zhàn)略高度

隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院檔案的作用也越來越突出，醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展史，是醫(yī)院制定科學(xué)經(jīng)營策略的重要依據(jù)，是維護(hù)患者利益的保障，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作。醫(yī)院要將檔案管理工作納入到日常管理工作中來，將其上升到戰(zhàn)略高度，完善醫(yī)院檔案管理流程。同時，要成立檔案管理部門專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到檔案部門[2]。另外，醫(yī)院還必須加大投入，包括資金、設(shè)備以及人力的投入，為醫(yī)院檔案管理工作提供保障，促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的高效開展。

2.2 強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)

醫(yī)院檔案工作要求較高，尤其是檔案管理人員，只有專業(yè)的檔案管理人員才能更好地滿足醫(yī)院檔案工作的需要。因此，針對檔案管理人員，醫(yī)院必須強(qiáng)化相關(guān)培訓(xùn)，定期組織檔案工作人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，促使檔案管理人員了解醫(yī)院各科室的工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍，了解檔案相關(guān)要求，讓檔案管理人員熟知醫(yī)院文化、制度等。同時，要強(qiáng)化素質(zhì)教育，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而為醫(yī)院檔案管理工作培養(yǎng)一支綜合能力強(qiáng)、職業(yè)素質(zhì)過硬的隊(duì)伍[3]。

2.3 加快檔案管理信息化建設(shè)

現(xiàn)行社會形勢下，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，對于醫(yī)院檔案管理工作而言，加大信息技術(shù)的應(yīng)用可以提高檔案管理效率和水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性，要各個醫(yī)院自身發(fā)展實(shí)際情況，加快檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建，將醫(yī)院檔案按照類別進(jìn)行歸類處理，實(shí)現(xiàn)模板管理，從而更好地方便檔案的開發(fā)和利用。同時，醫(yī)院要加大檔案管理人員能力的訓(xùn)練，提高他們的計(jì)算機(jī)操作能力和應(yīng)用能力，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案從錄入、存儲再到調(diào)用的信息化操作[4]。另外，在推行醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展過程中，醫(yī)院要做好檔案信息的安全管理工作，加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用，提高信息系統(tǒng)的安全性，與紙質(zhì)檔案結(jié)合，實(shí)行雙保險，從而避免醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)受到惡意攻擊，保證檔案信息的完整性。

2.4 完善企業(yè)檔案管理制度

制度是一切工作執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，只有健全的制度，相關(guān)工作才能有效順利的進(jìn)行。現(xiàn)階段來看，醫(yī)院檔案管理之所出現(xiàn)一片混亂的局面，關(guān)鍵在于醫(yī)院檔案管理制度的不完善、不健全。因此，在醫(yī)院檔案管理工作，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)有針對性的進(jìn)行處理，要根據(jù)醫(yī)院檔案實(shí)際情況，加快完善檔案管理相關(guān)制度，以制度來約束和規(guī)范行為。同時醫(yī)院必須加大制度的執(zhí)行力度，嚴(yán)格要求檔案管理人員按照制度要求來工作，避免工作人員出現(xiàn)紕漏[5]。另外，醫(yī)院還必須完善監(jiān)督和檢查機(jī)制，對醫(yī)院檔案管理進(jìn)行全面的監(jiān)管，確保檔案工作效率，不定期對醫(yī)院檔案進(jìn)行全面檢查，對檔案的真實(shí)性、完整性進(jìn)行核對。

2.5 加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

現(xiàn)代社會里，加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)既是現(xiàn)代化醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求，也是檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。因此，醫(yī)院要認(rèn)識到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的重要性，要根據(jù)檔案管理實(shí)際情況制定統(tǒng)一的工作流程和操作標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案內(nèi)容，將檔案管理資料、數(shù)據(jù)等相關(guān)信息都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行管理，形成標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系，從而將檔案管理現(xiàn)代化引入到正常的軌道中。

3 結(jié)語

綜上，醫(yī)院檔案是醫(yī)院在發(fā)展過程中形成具有保存價值的各種文件、圖表的歷史記錄，是醫(yī)院發(fā)展過程中一筆重要財(cái)富，實(shí)施全體醫(yī)務(wù)人員智慧的結(jié)晶，對醫(yī)院的發(fā)展有著約束和借鑒作用。檔案管理作為醫(yī)院管理的一項(xiàng)重要工作，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作可以確保醫(yī)院檔案的真實(shí)性和完整性，進(jìn)而更好地反映醫(yī)院的能力。同時，檔案是醫(yī)院管理工作的依據(jù)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，可以更好完善醫(yī)院管理制度，提高醫(yī)院管理質(zhì)量和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而為醫(yī)院帶來更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

參考文獻(xiàn)

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[5]李雷. 新時期醫(yī)院檔案管理中存在的問題與對策研究[J]. 中國外資，2013，12：247.

作者簡介

郝玲玲（1969-），女，山東省煙臺市人，煙臺毓璜頂醫(yī)院萊山分院，辦公室。