關(guān)于文書檔案現(xiàn)代化管理的思考

李健成

摘 要：文書檔案現(xiàn)代化管理能夠使檔案管理工作水平大幅度提升，更好地為人們提供相應(yīng)的檔案管理服務(wù)。本文對文書檔案現(xiàn)代化管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對其現(xiàn)代化管理措施方面的內(nèi)容進(jìn)行闡述，探討如何推進(jìn)文書檔案現(xiàn)代化管理，促進(jìn)管理工作朝著現(xiàn)代化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化；管理

文書檔案占據(jù)檔案資源的重要位置，其生成于行政管理事務(wù)活動，由文書轉(zhuǎn)化而來，并且包括指示、決定、公告、會議記錄、請示等多種內(nèi)容，是機(jī)關(guān)單位管理發(fā)展的全程記錄。當(dāng)今世界已進(jìn)入了信息化時代，信息化管理越來越被廣泛應(yīng)用，如何適應(yīng)發(fā)展的新形勢，推進(jìn)檔案信息化管理已成為文書檔案管理中一個重要的課題。為了促進(jìn)行政事業(yè)單位管理發(fā)展，我們需要更加重視文書檔案現(xiàn)代化管理工作，通過適宜的策略開展現(xiàn)代化管理工作，進(jìn)而對新時期檔案數(shù)量增加、載體形式越來越豐富等方面的情況進(jìn)行適應(yīng)，為檔案管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1 文書檔案現(xiàn)代化管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)體制、檔案管理方式等均對文書檔案管理工作產(chǎn)生一定影響，部分單位或企業(yè)未能對先進(jìn)技術(shù)手段進(jìn)行引進(jìn)，在文檔一體化建設(shè)方面的工作存在一些問題，對檔案管理工作產(chǎn)生影響。隨著我國檔案文件管理制度的出臺，文檔一體化管理程序已經(jīng)被更多的應(yīng)用至文書檔案管理工作中，為現(xiàn)代化管理體制、科技等方面的應(yīng)用及落實(shí)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，并且電子政務(wù)方面的發(fā)展和進(jìn)步同樣能夠促進(jìn)文書檔案一體化建設(shè)，對檔案及文書進(jìn)行融合時，信息技術(shù)相關(guān)的電子文檔周期論逐漸發(fā)展和成熟，為文件與檔案之間單向轉(zhuǎn)換的不足進(jìn)行彌補(bǔ)，電子文檔統(tǒng)一化管理在設(shè)計(jì)、文件規(guī)劃等方面的工作中有更多體現(xiàn)，為新時期文書檔案現(xiàn)代化管理工作提供更多支持。在現(xiàn)代化管理的大背景下，不同部門之間聯(lián)系加強(qiáng)，對文書檔案管理工作中文件回流、跳躍等方面問題的處理具有較大的積極影響，并且為文書檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化建設(shè)及發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，下面對其現(xiàn)代化管理措施進(jìn)行具體闡述。

2 文書檔案現(xiàn)代化管理措施及提高方法

2.1 對現(xiàn)代管理技術(shù)手段進(jìn)行合理應(yīng)用

先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備等可謂是文書檔案現(xiàn)代化管理工作的重要支撐和物質(zhì)基礎(chǔ)，基于此為了實(shí)現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化管理目標(biāo)，需要對先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備等進(jìn)行引進(jìn)，為管理工作質(zhì)量及效率的提升奠定基礎(chǔ)。人們甚至可以將先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備的應(yīng)用情況視為判斷檔案管理部門現(xiàn)代化管理水平的重要指標(biāo)，縮微、光盤及計(jì)算機(jī)等載體及設(shè)備的應(yīng)用能夠使文書檔案管理的兼容性有所提升，通過全盤掃描、存儲的方式對其進(jìn)行處理，文件級、案卷級等多層次信息檢索、存儲等方面工作的開展更加有序。為了確保文書檔案的現(xiàn)代化管理工作質(zhì)量及安全性，檔案管理部門可將防盜監(jiān)測系統(tǒng)、溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)等安裝至文書檔案室，并且通過除塵裝置、防磁裝置等對其進(jìn)行輔助，確保文書檔案使用壽命更加長久，減輕檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)。

2.2 對現(xiàn)代化管理制度進(jìn)行健全

為了促進(jìn)文書檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、規(guī)范化的方向發(fā)展，需要對制度建設(shè)方面的工作提高重視：

其一，對現(xiàn)代化的科學(xué)管理制度進(jìn)行制定。制度的健全能夠?yàn)槲臅鴻n案現(xiàn)代化管理工作的開展提供更多依據(jù)支持，并且能夠?qū)ψ钚碌膬?yōu)秀管理辦法、技巧等進(jìn)行綜合，使文書檔案應(yīng)用、保存等方面工作質(zhì)量及效率提升。

其二，對原有落后及存在問題的管理制度進(jìn)行取消，對各個部門管理制度、手段等方面的差異問題進(jìn)行考慮，結(jié)合現(xiàn)代社會發(fā)展規(guī)律、需求等對文書檔案管理制度進(jìn)行建立。

其三，對制度靈活性、實(shí)用價(jià)值、合理性等進(jìn)行提升。檔案管理部門需要對傳統(tǒng)管理方法、制度等進(jìn)行及時調(diào)整，對現(xiàn)代優(yōu)秀管理模式進(jìn)行引進(jìn)和學(xué)習(xí)，對文書檔案的管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，使管理體系更加完善。例如，文書檔案管理過程中，要求檔案管理工作人員有計(jì)劃的完成編輯、審核一類的工作，對卷章目錄、統(tǒng)計(jì)臺賬等方面進(jìn)行完善，提高文書檔案收集、整理、存儲、分析及運(yùn)用等方面工作水平，根據(jù)本單位實(shí)際對工作計(jì)劃進(jìn)行安排，通過定期考評等措施對制度中的不足進(jìn)行了解和調(diào)整，為制度實(shí)用價(jià)值、合理性等方面的提升及落實(shí)奠定基礎(chǔ)。

2.3 對文書檔案管理人員及相關(guān)工作人員的現(xiàn)代化管理意識進(jìn)行培養(yǎng)

意識層面的問題對文書檔案現(xiàn)代化管理工作的開展具有重要影響，檔案管理人員、一般工作人員的行為、思維方式等均受到意識及管理理念的影響，基于此需要對其傳統(tǒng)管理理念進(jìn)行調(diào)整，完成意識層面的轉(zhuǎn)變。通過教育培訓(xùn)一類的手段可以將現(xiàn)代化的管理理念傳遞給所有工作人員，檔案管理工作人員及普通職工便能夠?qū)ξ臅鴻n案管理產(chǎn)生更多認(rèn)識及重視，并且對觀念問題、意識問題等進(jìn)行合理規(guī)避或處理。此外，在教育培訓(xùn)過程中可以將現(xiàn)代化管理方法、思維等傳授給檔案管理工作人員，對其文書檔案管理創(chuàng)新意識進(jìn)行培養(yǎng)，通過意識方面的改變對行為、思維方式等進(jìn)行改變，而行為、思維方式乃至制度等方面的調(diào)整又能夠反向促進(jìn)意識方面的調(diào)整，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。最后，通過切實(shí)落實(shí)宣傳工作的手段亦可以促進(jìn)檔案管理人員及普通職工觀念的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而使檔案管理工作人員能夠?qū)荷砉ぷ鬟M(jìn)行更好的落實(shí)，普通職工也能夠?qū)ξ臅鴻n案現(xiàn)代化管理工作予以更多支持及配合。

2.4 增加資金投入

為了促進(jìn)文書檔案管理的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，需要適當(dāng)增加資金投入，對現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備、配套軟件等進(jìn)行引進(jìn)，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作進(jìn)行完善，為現(xiàn)代化、信息化管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。此外，資金方面的投入還可以為人才培養(yǎng)及選聘工作提供更多支持，在資金支持充足的情況下，設(shè)備、軟件、人才等現(xiàn)代化管理要素的具備能夠?yàn)槲臅鴻n案管理工作質(zhì)量、效率等方面的提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，并且能夠?qū)n案管理人員負(fù)擔(dān)進(jìn)行減輕，減少人為誤差及失誤等問題的出現(xiàn)，在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下，檔案庫房管理朝著現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，電子檔案的利用率逐漸提升，并且在現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)錄入裝置、掃描裝置的支持下文書檔案管理工作能夠變得更加高效、有序。

2.5 切實(shí)落實(shí)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作

為了促進(jìn)文書檔案現(xiàn)代化管理水平的提升，需要為檔案管理部門輸送更多素質(zhì)優(yōu)秀、專業(yè)水平較高的人才。首先，為了對檔案管理人員業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)等進(jìn)行提升，需要對其進(jìn)行適宜的教育培訓(xùn)，將現(xiàn)代化的先進(jìn)管理方法、信息技術(shù)、專業(yè)技能等傳授給檔案管理人員，為文書檔案的現(xiàn)代化管理工作開展奠定基礎(chǔ)。其次，通過招聘機(jī)制的完善及調(diào)整可以吸收更多優(yōu)秀的檔案管理人才。招聘過程中需要對人才的管理能力、計(jì)算機(jī)技術(shù)操作水平、管理意識等多方面進(jìn)行考核與衡量，吸收更多技術(shù)全面、專業(yè)水平較高的復(fù)合型文書檔案管理人才，并且需要對其職業(yè)道德素養(yǎng)、責(zé)任意識等方面進(jìn)行考核，為今后文書檔案管理工作的開展、同事之間的團(tuán)結(jié)協(xié)作等奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。最后，對獎懲機(jī)制方面進(jìn)行健全。對文書檔案現(xiàn)代化管理工作中表現(xiàn)突出的人員予以適當(dāng)?shù)莫剟?，對未能認(rèn)真履行職責(zé)的人員予以一定懲罰，進(jìn)而提高文書檔案管理工作人員積極性，為現(xiàn)代化管理工作開展提供更多支持。

3 結(jié)束語

總結(jié)全文，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等現(xiàn)代科技的發(fā)展為文書檔案管理工作提供更多支持，文書檔案的現(xiàn)代化管理可謂是大勢所趨。上文已經(jīng)對文書檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，從現(xiàn)代化管理技術(shù)手段的應(yīng)用、現(xiàn)代化管理制度的健全完善、提高檔案管理人員現(xiàn)代化管理意識等方面對現(xiàn)代化管理策略進(jìn)行闡述，希望能夠?yàn)槲臅鴻n案管理工作人員管理工作的開展提供一些啟發(fā)和參考。

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