基層法院檔案管理現(xiàn)存問題及對策

劉港輝

摘 要：伴隨著社會的不斷發(fā)展，法院的工作量日益增多，因此對法院檔案管理的方式提出了更高的要求，目前我國基層法院檔案管理還存在著許多問題。本文闡述了基層法院檔案管理的主要特點，說明了基層法院檔案管理的主要問題，就提高基層法院檔案管理效率提出了幾點措施。

關(guān)鍵詞：基層法院；檔案管理；措施

我國基層法院存在的最大問題便是在檔案管理上缺乏科學、合理、有效的手段，導致法院檔案的利用率較低，檔案管理工作無法有效執(zhí)行。其中，有關(guān)法律檔案的使用問題存在著登記疏忽的現(xiàn)象，缺乏有力的監(jiān)督措施，造成檔案無法到期返還，再次使用時存在著諸多不便，檔案丟失的情況不在少數(shù)。因此，基層法院必須采取相應(yīng)措施優(yōu)化檔案管理方式。

1 基層法院檔案管理概述

基層法院檔案主要分為兩種形式，一種是為機關(guān)單位和領(lǐng)導服務(wù)的檔案，另一種屬于處決刑事案件時的訴訟文書。二者在內(nèi)容上都有著自己的特點，其中訴訟文書的內(nèi)容相對較多。

基層法院的日常行為和工作內(nèi)容都會被記錄在訴訟文書當中，而且這種文書形式的檔案是獨一無二的，如果因長期借閱不還或者是人為損害造成檔案內(nèi)容遺失，對基層法院來說其后果不堪設(shè)想。

訴訟文書檔案特別針對于犯罪份子，是保證社會安定、和諧的重要文件，我國司法部門亦或是公安干警在偵破刑事案件時通常會用到訴訟文書檔案，用來查找相關(guān)的刑事信息內(nèi)容。

訴訟文書檔案在管理內(nèi)容上有著長期有效的特點。我國是法制社會，為了適應(yīng)社會發(fā)展，維護社會和諧，法律和憲法的內(nèi)容也在不斷的更新和完善，訴訟文書檔案的內(nèi)容和數(shù)量也在日益增多，有關(guān)文件指出，訴訟文書檔案的內(nèi)容是長期有效的。

在管理形式上分為紙質(zhì)形式和電子形式。現(xiàn)代化社會對基層法院檔案管理工作提出了有關(guān)要求，使檔案管理工作逐漸與信息技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理信息化，多數(shù)基層法院已經(jīng)開始了檔案電子化，但是紙質(zhì)檔案也不在少數(shù)。

2 基層法院檔案管理面臨的問題

2.1 檔案數(shù)量過于龐大

我國的社會經(jīng)濟水平有了長足的進步，人民群眾將目光更多的放在了維護自身合法權(quán)益的方向上，利用法律武器有效解決了諸多問題，是人民意識水平逐漸上升的主要體現(xiàn)。但是與此同時，訴訟文件檔案也在逐漸增多，基層法院人員稀少、配置較低，有限的工作人員無法應(yīng)付長期堆積的各種訴訟文件，是目前基層法院急需解決的一道難題。

2.2 嚴重缺乏工作人員

制約我國基層法院檔案管理工作的因素，一是不夠重視，二是人員有限。據(jù)統(tǒng)計，基層法院往往只為檔案管理工作配備少數(shù)人員，少部分基層法院還存在著秘書兼管理的現(xiàn)象，缺少相對的專業(yè)管理人員。我國有關(guān)文件規(guī)定，檔案文件凡超過一定數(shù)目時必須按需增加管理人數(shù)，但是基層法院并不具備這樣的條件，致使檔案密度過于集中，為檔案管理人員的日常工作帶來了巨大的麻煩。

2.3 忽視電子檔案的重要性

我國各級人民法院為了與時俱進，采取檔案電子化的方式提高檔案管理效率，各省、市、縣級人民法院可以互通信息、共享資源，但是總體來看，基層人民法院的資金嚴重不足，專業(yè)人員素質(zhì)水平較低，由于電子檔案工作僅處于起步階段，檔案的內(nèi)容還存在著不完整、有漏洞的情況，甚至有些基層法院對檔案管理信息化不求甚解，視電子檔案為無物。信息化管理是基層法院，乃至高級人民法院未來發(fā)展的必然趨勢，電子檔案的利用率也會越來高，但是從實際來看，各地區(qū)基層法院仍然過度依賴紙質(zhì)檔案，對電子檔案缺乏一定的重視程度，錄入信息工作也只是流于形式，保存檔案意識較差，使檔案極易丟失。

3 優(yōu)化基層法院檔案管理方案的主要對策

3.1 加強管理人員職業(yè)水平

為了提高檔案管理效率，法院應(yīng)該對檔案管理采取專人專辦的措施，面向社會聘用專業(yè)檔案管理人員，如果基層法院資金過于緊張，也要在薪金待遇上有所提高，調(diào)動管理人員的積極性，提高檔案管理意識；為了加強管理人員的職業(yè)水平，基層法院可以根據(jù)自身情況定期為檔案管理人員進行培訓，豐富檔案管理知識，將責任落實到個人，還可以向上級人民法院的優(yōu)秀檔案管理人員取經(jīng)，借鑒先進的管理方式，完善管理理念，在不斷的學習與工作中提高檔案管理的工作效率；此外，基層法院內(nèi)部文書機構(gòu)的人員也要提高業(yè)務(wù)水平。

3.2 實現(xiàn)檔案管理的信息化

首先，在檔案管理上要從傳統(tǒng)的方式逐漸向現(xiàn)代化管理方式過渡，紙質(zhì)檔案中的信息內(nèi)容，要逐步滲透到電子檔案當中，使檔案文件的管理方式更加具有時效性，同時重要的案件材料也要進行統(tǒng)一規(guī)劃和整理，確保材料內(nèi)容能夠作為案件執(zhí)行的主要依據(jù)，提高檔案的公開性和公正性，使檔案便捷、有效，提高工作效率。

其次，檔案管理的有關(guān)設(shè)施也需要逐步改進，比如檔案管理室、計算機、清潔設(shè)施以及安全鎖等都需要完善與強化，采取科學、合理的方式對檔案進行管理。

再次，有區(qū)別于紙質(zhì)檔案，電子檔案的采集、歸檔、保存都有著一定的差異，比如，電子檔案在管理上通常以“年”作為標準，文件內(nèi)容保存到設(shè)備之中，還要將文件內(nèi)容進行備份，避免丟失、損壞等情況出現(xiàn)。

最后，為了防止電子文件不被盜竊，基層法院檔案管理室保存一份，另一部分交由其它地區(qū)的機構(gòu)。針對訴訟檔案的管理方式，人民法院必須結(jié)合實現(xiàn)情況采取有效措施，使檔案管理工作能夠有效開展。

3.3 檔案管理與制度有機結(jié)合

第一，根據(jù)相關(guān)法律給出的重要指示，基層人民法院在檔案的歸檔、查看、保存等程序上必須嚴格按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二，將報案與結(jié)案進行整合，嚴格要求審判部門對報案和結(jié)案的材料進行審批。

第三，設(shè)立嚴格的規(guī)章制度保證檔案一定要按期歸還，登記后方可進行文件轉(zhuǎn)接，嚴格遵守歸檔日期，歸檔內(nèi)容要補充完整。

第四，制定一套科學、有效的查閱檔案制度，嚴格遵守內(nèi)部查閱條令，重視訴訟檔案的查閱情況，查閱方需要進行實名登記，并記錄下查閱時間所屬單位，要求信息完全。

第五，加強通報措施，各基層法院需要將一段時間內(nèi)的檔案返還情況進行資源共享，嚴格監(jiān)控有關(guān)手續(xù)的辦理內(nèi)容。

3.4 開發(fā)檔案信息資源

第一，提高檔案信息的搜索能力，使搜索方式更加便捷、有效。目前基層法院檔案的搜索方式還以查閱案號為主，為了改變這種情況，可以在檔案返還時標記出與檔案內(nèi)容有關(guān)的聯(lián)動信息，在搜索有關(guān)內(nèi)容時只需輸入其中的關(guān)鍵語句即可，使檔案的利用率大幅提升。

第二，檔案管理人員要撰寫登記內(nèi)容，對法院的日常事務(wù)、檔案管理的重大革新等事件進行主要匯總，方便檔案管理工作的有效開展。

第三，提高分析能力，在查閱訴訟檔案時必須做到真實有效，為司法部門的工作開展提供有力援助；第四，訴訟檔案的信息內(nèi)容可以有效促進審判水平的提升，需要職員養(yǎng)成在閑暇之余閱讀訴訟檔案的習慣，吸取以往的經(jīng)驗，并將審判實例納入日常撰寫的任務(wù)當中。為了防止法院聲像資料丟失的情況出現(xiàn)，必須對聲像資料嚴格保存，可以交由檔案管理人員進行執(zhí)行，并采取合理的控制手段，使聲像資料保持完整性。

4 結(jié)束語

人民群眾在提高法律意識的同時，也間接為法院工作人員帶來了一定的壓力。為了提高基層法院的工作效率，必須對檔案管理采取有效、積極的改進措施，加強檔案的統(tǒng)一管理，提高管理人員的基本素質(zhì)，制定嚴格的規(guī)章制度，并將檔案管理與信息技術(shù)有機結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理信息化，是基層人民法院必須解決的問題。

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