新形勢(shì)下做好人事檔案管理工作的思考

摘 要：新形勢(shì)下人事檔案管理工作是黨和國(guó)家工作不可缺少的一個(gè)重要部分。人事檔案記錄了一個(gè)人才成長(zhǎng)的歷程，為人才蓄備和發(fā)展提供重要的信息資源，是借鑒材料的重要源泉。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；人事；檔案管理；思考

人事檔案管理是新形勢(shì)下人事工作的重要組成部分，是一項(xiàng)系統(tǒng)性、專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性比較強(qiáng)的工作。人事檔案記錄了一個(gè)人的培訓(xùn)、選拔、任用等工作中形成的記載員工經(jīng)歷、政治、思想、品德、作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有很強(qiáng)的法律效力。人事檔案的管理直接影響到職工的切身利益。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和干部人事制度改革的深化，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已不能適應(yīng)新的形勢(shì)要求，那么，如何做好新形勢(shì)下的人事管理工作呢？

1 人事檔案管理現(xiàn)存在的主要問(wèn)題

現(xiàn)階段，人事檔案的管理體制隨著社會(huì)的改革突顯出著多方面的問(wèn)題。一是管理分散，多頭參與。對(duì) 事業(yè)單位人事管理有組織、人事、勞務(wù)、行政、教育、社會(huì)保障等部門(mén)。二是管理體系化分為干部檔案、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案、工勤人員檔案、學(xué)生檔案等幾類(lèi)。三是管理簡(jiǎn)單僵化，從維護(hù)個(gè)人檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性上出發(fā)，人事檔案不對(duì)個(gè)人開(kāi)發(fā)，個(gè)人無(wú)法真正接觸到個(gè)的檔案，人事檔案管理的過(guò)于僵化，利用效益及低?？蒲惺聵I(yè)單位的人事檔案是一種信息資源，在對(duì)人才的管理中具有特殊作用。科研事業(yè)單位人事檔案管理由于受?chē)?guó)家檔案管理制度的制約，管理模式存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

（一）檔案內(nèi)容信息量少

人事檔案包括履歷表、各種鑒定材料、考核材料、政審證明、入黨團(tuán)、各中獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)晉升、職稱(chēng)評(píng)審等材料，信息量相對(duì)較小，在工作中的實(shí)用性不高，難以全面地評(píng)價(jià)和衡量個(gè)人的德才表現(xiàn)、政績(jī)才能、綜合的管理能力，對(duì)個(gè)的專(zhuān)業(yè)技能、人才類(lèi)型、心理素質(zhì)等個(gè)性方面的特點(diǎn)沒(méi)有提現(xiàn)出來(lái)，能利用的東西更是微乎其微，因此，人事檔案在利用時(shí)，只能提供比較淺顯的個(gè)人信息情況，不能綜合地提供全面信息。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理比較分散

現(xiàn)科研事業(yè)單位在對(duì)人才信息的管理上沒(méi)有行成一套綜合的管理體制，各個(gè)部門(mén)各自為戰(zhàn)。如：科研部門(mén)負(fù)責(zé)人員的專(zhuān)利申請(qǐng)、課題的申報(bào)、論文的發(fā)表、科研立項(xiàng)等檔案材料；人事部門(mén)負(fù)責(zé)人員的職務(wù)晉升，專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審，立功受獎(jiǎng)、工資薪酬等情況方面的檔案；行政后勤部門(mén)負(fù)責(zé)房產(chǎn)、物業(yè)方面的檔案。人事檔案的管理分散，易造成檔案材料的損壞，并且易破壞人事檔案的完整性。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理方法落后、技術(shù)落后

目前科研單位人事檔案的管理工作還僅限于對(duì)紙質(zhì)材料的建立和歸檔上。還沒(méi)有完全地形成電子信息檔案，檔案室的電腦僅限于局部的打印檔案目錄，無(wú)法全面地對(duì)人才信息進(jìn)行查詢(xún)、檢索、篩選、排序、分類(lèi)、匯總等，信息化水平比較低，只能靠人工工作，造成人力資源的浪費(fèi)。

（四）人事檔案管理經(jīng)費(fèi)少

檔案室所用庫(kù)房多為辦公用房的邊緣用房，多為一個(gè)單位的邊和角落位置，單位人員平時(shí)也看不到，不能引起領(lǐng)導(dǎo)注意。雖然現(xiàn)在檔案室已安裝上防盜裝置和報(bào)警系統(tǒng)但內(nèi)部設(shè)置還是相對(duì)陳舊，有好多單位的放置檔案的柜子還是七十、八十年代的購(gòu)買(mǎi)的，主要原因是領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)不光顧，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也檢查不到。沒(méi)有固定的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，對(duì)檔案室投入不足。大單位一般配置專(zhuān)業(yè)的檔案室管理員，而小單位一般沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理員，往往從其它部門(mén)抽調(diào)人員進(jìn)行兼職，人員流動(dòng)性比較大，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不是很熟，且不是自己的主要工作，只是了解收集而不清楚怎么整理。往往導(dǎo)致人事檔案在低水平層面上運(yùn)作。

2 加強(qiáng)人事檔案管理探索

（一）人事檔案管理社會(huì)化

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)地位的建立，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)生了巨大改變，經(jīng)濟(jì)形式的發(fā)展促進(jìn)了人才的吸納、流動(dòng)，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新的人事制度的建立是隨著社會(huì)制度的發(fā)展而發(fā)展的，人事管理也隨著社會(huì)的發(fā)展而出現(xiàn)了一些問(wèn)題。人事管理過(guò)于僵化，制度過(guò)于嚴(yán)，對(duì)人才的管理過(guò)于條條框框，不利于人才的流動(dòng)和發(fā)展，沒(méi)有形成整體社會(huì)的人才用人模式，沒(méi)有形成社會(huì)整體效應(yīng)。

（二）人事檔案管理技術(shù)的應(yīng)用

檔案管理追求實(shí)現(xiàn)社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化是促進(jìn)檔案管理的最有效方式，檔案管理要有創(chuàng)新手段，施行檔案管理的網(wǎng)絡(luò)模式軟件，對(duì)人才檔案管理信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理和運(yùn)作，用現(xiàn)代手段建立人才業(yè)績(jī)跟蹤系統(tǒng)，對(duì)人才進(jìn)行日常的信息維護(hù)，及時(shí)對(duì)人才的信息進(jìn)行更新和基本資料的儲(chǔ)存。

3 新形勢(shì)下檔案管理工作

從檔案管理的個(gè)性化入手，加大檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入力度，建立一只相對(duì)穩(wěn)定素質(zhì)高的檔案管理人員隊(duì)伍。針對(duì)現(xiàn)代社會(huì)信息化的特點(diǎn)，建立統(tǒng)一的人事檔案管理模式，由分頭管理改為統(tǒng)一管理模式，加快信息化檔案建設(shè)，提高檔案的利用率，為人才的開(kāi)發(fā)提供價(jià)值平臺(tái)，讓人事檔案更好地服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展。

（一）對(duì)人事檔案?jìng)€(gè)性化管理

針對(duì)人事檔案管理過(guò)于籠統(tǒng)的局面，有針對(duì)性地對(duì)每個(gè)的檔案建立個(gè)性化。（1）科研人員重點(diǎn)反映科研水平，在某個(gè)科研領(lǐng)域有所突破。（2）科學(xué)研究和重點(diǎn)學(xué)術(shù)活動(dòng)，對(duì)所從事的科研領(lǐng)域有所貢獻(xiàn)。（3）業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，所從事的科研領(lǐng)域在國(guó)際或國(guó)內(nèi)同行業(yè)所處水平，主要取得那些成果以及獲獎(jiǎng)情況。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理的電子化

指通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，將原始的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型為電子檔案材料，以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)作為存儲(chǔ)載體，通過(guò)人工錄入的方式準(zhǔn)確、完整的將檔案信息輸入人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，以辦辦信息自動(dòng)化作為平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人才信息的綜合查詢(xún)和利用，加速了信息傳遞和資源的共享。

利用電腦建立人事檔案的信息系統(tǒng)，有針對(duì)性地對(duì)科研人員建立修改化的信息檔案。在同區(qū)域建立利用、查詢(xún)平臺(tái)，利用互聯(lián)網(wǎng)在同區(qū)劃進(jìn)行信息共享。這樣不僅有利于從事檔案工作的人員從繁瑣的檔案收集、整理、查詢(xún)、甄別等中解放出來(lái)，還能對(duì)每個(gè)科研人員進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，讓同領(lǐng)域或不同領(lǐng)域的人員進(jìn)行信息溝通交流。

（三）對(duì)人事檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化

在實(shí)現(xiàn)人才信息化的基礎(chǔ)上，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人才資源信息的共享，利用綜合管理平臺(tái)可以查閱人才情況，為充分利用資源提供信息量。

（四）進(jìn)一步加大對(duì)科研事業(yè)單位檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入力度

現(xiàn)單位都設(shè)置了每個(gè)環(huán)節(jié)的科研經(jīng)費(fèi)，但對(duì)人事檔案的經(jīng)費(fèi)投入微乎其微。在檔案室的選配、溫濕控制、防蟲(chóng)蛀鼠咬、復(fù)印幻燈、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)配制等方面進(jìn)行傾斜。在人員配制上，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域畢業(yè)生的招聘力度，提高從業(yè)人員的培訓(xùn)力度，確保檔案工作人員有充足的時(shí)間、精力。對(duì)從事檔案工作人員在職務(wù)晉升、職稱(chēng)評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)等方面進(jìn)行傾斜，檔案工作人員平時(shí)都是默默無(wú)聞的工作，難以做明顯的成績(jī)來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)又注意不到，所以必須對(duì)從事檔案管理工作的人員進(jìn)行政策方面的傾斜。

科研事業(yè)單位是高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才聚集的地方，人才資源豐富，科技水平高，我們應(yīng)立足于現(xiàn)狀采取更加有效的措施以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的步伐，提高科研事業(yè)單位人才檔案的利用率，為社會(huì)發(fā)展提供更好的人才保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]江東.新形勢(shì)下檔案工作的特點(diǎn)，齊魯檔案論2015.08-255.