現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理探析

熊卉

摘 要：現(xiàn)階段，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)難以滿足企業(yè)發(fā)展的需求，所以現(xiàn)代企業(yè)采用信息化管理方式刻不容緩。本文首先研究了現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理的重要性，然后分析了管理現(xiàn)狀。最后從制度樹立、技術(shù)運(yùn)用和安全性管理這幾個(gè)方面，研究了現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理方法，以供參考。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；信息化

最近幾年來(lái)，我國(guó)關(guān)于檔案管理的理念在逐步革新。在現(xiàn)代企業(yè)中，采用信息化管理模式取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，已經(jīng)成為了發(fā)展的必然趨勢(shì)。信息化管理方法可以實(shí)現(xiàn)檔案的高效、準(zhǔn)確與安全管理，所以必須要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)措施的研究，促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。因此，針對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理方法展開研究分析，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理的重要性研究

1.1 能夠提升檔案管理效率

以往的檔案管理模式較為復(fù)雜，并且速度受限。這是由于輸入和管理檔案信息等工作都需要人力進(jìn)行，并且難免會(huì)出現(xiàn)失誤，使得管理效果得不到保證。而隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化與互聯(lián)網(wǎng)得到普及，這就為檔案管理提供了先進(jìn)技術(shù)條件。采用現(xiàn)代信息化方式進(jìn)行檔案管理，能夠轉(zhuǎn)變以往人工管理的方式，革新管理模式，并推動(dòng)檔案管理朝著信息化方向發(fā)展。利用信息化方式只需要在電腦上錄入資料，就能夠迅速查找到檔案，非常方便快捷，從而提高了管理效率。

1.2 保存時(shí)間更長(zhǎng)

曾幾何時(shí)企業(yè)都是采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息管理，但隨著時(shí)間的逐步流逝，紙質(zhì)檔案容易產(chǎn)生丟失、損壞、字跡消磨等問(wèn)題，管理起來(lái)難度增加。每到一定時(shí)間，還需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)處理。但采用信息化管理方法后，就能夠科學(xué)處理好這項(xiàng)問(wèn)題。計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)為檔案信息的保存提供了有利條件，并能夠使檔案長(zhǎng)時(shí)間保存下去而不受損壞。這也能夠優(yōu)化企業(yè)檔案管理的效果。

1.3 可以更加便捷地進(jìn)行資源共享

信息化檔案管理方法運(yùn)用起來(lái)十分方便，也可以更為快捷地實(shí)現(xiàn)資源共享。人們要搜索檔案時(shí)，只需要利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)就能夠進(jìn)行，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案搜索而言其速度大大提高。以往采用紙質(zhì)檔案很難完成資源共享，且檔案內(nèi)容不能復(fù)制。如有人想要查詢檔案，只有到專門的管理部門才能進(jìn)行。而使用信息化管理方法后，人們對(duì)檔案的資源共享也就更加容易實(shí)現(xiàn)。

2 管理現(xiàn)狀分析

2.1 各部門協(xié)調(diào)性不強(qiáng)

針對(duì)當(dāng)前的檔案信息化管理，由于相關(guān)人員合作意識(shí)不足，因此各部門之間的協(xié)調(diào)工作做得不夠完善。這便在一定程度上影響了管理過(guò)程中的溝通與交流開展，導(dǎo)致管理效率降低。要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、自動(dòng)化管理，必須要強(qiáng)化各部門之間的聯(lián)系，使其保持適當(dāng)?shù)臏贤ń涣?，增?qiáng)合作意識(shí)。這樣才能保證檔案管理信息化的順利開展。

2.2 管理方式尚待完善

當(dāng)前雖然也有些企業(yè)開始運(yùn)用信息化的方式實(shí)施檔案管理，但由于運(yùn)用時(shí)間不長(zhǎng)，經(jīng)驗(yàn)不足，因此在管理方式這一層面還存有一些問(wèn)題。比如電子檔案開始大范圍普及，但如何保障其檔案數(shù)據(jù)的處理安全，又怎樣保障其在互聯(lián)網(wǎng)傳播中的安全，就是相關(guān)管理人員需要重點(diǎn)思考的問(wèn)題。所以，企業(yè)必須要進(jìn)一步優(yōu)化并完善信息化管理方式，推動(dòng)檔案管理工作朝著更加便捷安全的方向發(fā)展。

2.3 信息保密性受到影響

面對(duì)當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，檔案信息的共享也變得越來(lái)越便利。但是，這也向管理工作提出了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，也就是檔案信息的保密性和安全性受到了一定威脅。某些管理人員的保密意識(shí)與安全意識(shí)不夠強(qiáng)，并且部分企業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不夠成熟完善，或是遇到了黑客的惡意攻擊。這樣就使企業(yè)檔案信息的安全性得不到保障。所以，相關(guān)人員必須要在這方面積極尋找改進(jìn)方法，提高管理安全性。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理方法

3.1 樹立信息化管理制度

要進(jìn)行現(xiàn)代企業(yè)的檔案信息化管理，首先必須要構(gòu)建起相應(yīng)的信息化管理制度。企業(yè)要革新檔案的管理模式，樹立并完善信息化管理規(guī)章制度。以往的紙質(zhì)檔案管理缺乏系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并且相關(guān)制度也不夠完善。隨著當(dāng)前信息化的發(fā)展，全新的檔案管理模式誕生。其要求企業(yè)必須革新并優(yōu)化檔案管理制度，建設(shè)出一套切合新時(shí)代需求的管理規(guī)則，以此提升企業(yè)檔案的管理質(zhì)效。所以，企業(yè)管理者在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，一定要先制定相應(yīng)的制度，并將制度中所表達(dá)的理念準(zhǔn)確傳達(dá)給各位員工。

3.2 采用信息化技術(shù)進(jìn)行管理

現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了全新的保障。要提升企業(yè)檔案管理的有效性、安全性與便捷性，就必須要采用先進(jìn)的信息化技術(shù)。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)大力引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，并定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，以確保檔案管理的信息化程度和水平。相關(guān)人員要積極對(duì)檔案管理的軟件進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)，盡量研發(fā)出新的有效的管理軟件，將企業(yè)檔案管理同日常生活緊密聯(lián)系起來(lái)。另外，還可以采用計(jì)算機(jī)集成技術(shù)，擴(kuò)大計(jì)算機(jī)能夠存儲(chǔ)的信息量。同時(shí)選拔一批能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)秀人才，不斷進(jìn)行信息化管理技術(shù)的創(chuàng)新。如此才能更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理。

3.3 強(qiáng)化對(duì)檔案信息的安全性管理

在信息化普及的當(dāng)下，檔案信息的安全性管理也成為了企業(yè)檔案管理的核心任務(wù)之一。管理人員必須要從各個(gè)層面著手，大力提升檔案信息的安全性。企業(yè)首先應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員實(shí)施定期的專門培訓(xùn)，以此提升其技能水平以及責(zé)任感，促使其對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格管理。其次，應(yīng)當(dāng)對(duì)重點(diǎn)信息實(shí)行安全防護(hù)，采用檔案數(shù)據(jù)備份等方法，或是安設(shè)防火墻等，對(duì)要查找檔案的操作人員實(shí)行身份認(rèn)證。以此可以逐步提高檔案信息安全防護(hù)能力，實(shí)現(xiàn)信息的妥善管理。

4 結(jié)語(yǔ)

從上述分析可以看出，現(xiàn)代企業(yè)實(shí)行檔案信息化管理，已經(jīng)成為了當(dāng)下不可阻擋的趨勢(shì)。檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，對(duì)于人才資源的管理能夠起到不可估量的效用。因此，相關(guān)管理人員必須要樹立科學(xué)的管理制度，采用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，同時(shí)重點(diǎn)強(qiáng)化檔案信息的安全性，以此推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

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