淺談高職院校人事檔案規(guī)范化管理新思路

陳怡君

摘 要：本文針對高職院校干部人事檔案管理普遍存在的不規(guī)范現(xiàn)象，進行了原因分析，并根據(jù)人力資源管理的新趨勢，改變傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，為了管理的效率，著力找出規(guī)范化管理的應對新思路

關(guān)鍵詞：人事檔案；規(guī)范化；管理

隨著高等教育的快速發(fā)展，高職院校師資隊伍不斷擴大，人才流動較為頻繁，干部人事檔案為使用干部和選拔人才提供了重要依據(jù)。一個干部的個人經(jīng)歷和社會實踐都會在干部的人事檔案中體現(xiàn)出來， 人事部門在招聘的時候都是以干部的人事檔案為主要依據(jù)來進行選拔的。但是由于現(xiàn)在大多數(shù)的高校只是以教學為中心工作，沒有意識到干部人事檔案管理的重要性，忽略了對干部人事檔案管理的監(jiān)管和創(chuàng)新。針對新時期高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了新時期高校檔案管理工作的問題 ，包括檔案管理制度的缺陷、高校檔案管理人員的專業(yè)問題、存在檔案意識薄弱、管理隊伍專業(yè)化程度低、管理手段落后、規(guī)章制度執(zhí)行不規(guī)范等問題，從制度建設、信息化建設和隊伍建設入手，加快建設步伐，以適應形勢發(fā)展的需要。

1 高職院校人事檔案管理工作存在的現(xiàn)象

我國高職院校的人事檔案是高校人才信息的重要載體，是高校職工德、才、能、績的客觀反映，是教職工聘任選拔任用的重要基礎(chǔ)，目前，人事檔案管理工作重立檔、輕利用。檔案管理工作沒有把人事檔案管理工作與高校人才培養(yǎng)、教育教學、科學研究統(tǒng)籌起來考慮，檔案的利用主要提供檔案資料，查閱檔案原件、外借檔案、復印檔案資料等，其結(jié)果是弱化了人事檔案的真實價值。

1.1 學校的重視力度不夠，管理制度不健全

高職院校在檔案管理工作中，由于重點工作主要還是教學與科研，而人事檔案的管理與學校中心工作無直接關(guān)系，因此學校的高層管理人員對檔案管理的重視力度不夠，管理制度不健全，有些沒有制定相應的崗位職責，缺乏系統(tǒng)、科學的規(guī)章制度，許多檔案管理人員由部門人員兼職，往往不會投入精力針對高校檔案工作細則進行規(guī)定，缺乏對人事檔案管理建章立制的動力，檔案制度建設方面并不完善，缺乏決策力、執(zhí)行力，阻礙了人事檔案制度化與規(guī)范化的發(fā)展。經(jīng)費和政策扶持力度不足，導致管理設施較為落后，檔案管理人員的數(shù)量無法滿足標準，無法提高檔案管理的質(zhì)量和水平。歸檔材料往往疏于鑒別審查，導致部分檔案材料失真，對于檔案材料明顯缺失卻疏于補全完整，損害了檔案的完整性。以上種種現(xiàn)象的出現(xiàn)，與干部人事檔案管理制度貫徹落實不力、缺乏應有的崗位責任制是有直接原因的。

1.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺，檔案管理思想淡泊

隨著高職院校人事制度改革，人員流動進一步加強，檔案管理工作任務繁重，工作量加大，對管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，無論是專業(yè)素質(zhì)還是綜合素質(zhì)。但由于領(lǐng)導不同程度地存在對干部人事檔案管理工作重視程度不夠的問題，對干部人事檔案工作所需人、財、物投入不足，缺少對專職檔案人員的配備和培養(yǎng)。所以檔案專業(yè)人員相對較少，甚至大部分檔案管理人員是兼職，無暇兼顧業(yè)務專研與探討，加之對檔案管理人員的理論知識和基本技能培訓缺乏，難以形成一支素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學高效的檔案管理專業(yè)隊伍。缺乏既懂檔案又懂現(xiàn)代化科學技術(shù)的復合型人才，導致檔案管理的水平較低，影響高職院校人事檔案管理工作的發(fā)展。

1.3 管理手段落后，信息化程度低

目前大部分高職院校人事檔案沒有建立統(tǒng)一和系統(tǒng)的信息化管理，導致檔案管理水平較為落后，還是以紙質(zhì)檔案的管理為主的實體管理，采用傳統(tǒng)手工人事檔案管理的方式，工作人員進行著簡單的裝訂、錄入、歸檔、調(diào)檔等工作中，靠原始的手工操作，導致工作費時、費力，效率低。檔案的提供、利用以紙質(zhì)的實體檔案為主，工作效率低，查、借閱手續(xù)繁索，服務手段落后。雖然配備了計算機，錄入數(shù)據(jù)變成了簡單的目錄錄入和打印，不能完成實現(xiàn)對人事檔案信息數(shù)據(jù)的篩選、排序、分類、匯總功能。

2 高職院校人事檔案規(guī)范化管理應對新思路

2.1 爭取領(lǐng)導重視，完善檔案管理規(guī)章制度

人事檔案管理部門要加強對人事檔案管理相關(guān)工作匯報和溝通，讓校領(lǐng)導全面掌握人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，從而在思想高度上認識到人事檔案管理工作是一項專業(yè)化程度高，工作內(nèi)容復雜的工作，同時重視和支持，從人力、物力、財力上給予大力傾斜。保證干部人事檔案管理工作所需基礎(chǔ)建設、人員培訓的經(jīng)費，建立經(jīng)費投入制度。加強檔案管理的基礎(chǔ)設施建設，為學校檔案的紙質(zhì)文件，做到通風、防潮、防霉和防火等苛刻的要求達到標準，從而促進干部人事檔案現(xiàn)代化、信息化建設。

檔案管理人員普遍重視文書檔案的收集整理，利用計算機制作的電子檔案，卻存在著被忽視現(xiàn)象，對于未能及時整理的檔案資料，如果出現(xiàn)人員變動，就會使檔案遺失，致使檔案目錄與檔案內(nèi)容出現(xiàn)不符。高職院校人事檔案管理部門應結(jié)合本校實際，為確保檔案材料的規(guī)范、真實、準確及完整，在學校層面的主導下制定頒布實施檔案管理工作人員的崗位職責、人事檔案的材料收集、裝訂制度，人事檔案的借閱制度、人事檔案的傳遞制度、人事檔案的保管和保密制度、人事檔案的鑒別歸檔制。對于高職院校檔案管理具有重要的推進作用。

2.2 加強檔案管理隊伍建設，培養(yǎng)復合型人才

高職院校人事檔案工作政策性、專業(yè)性強，建立一支熟悉業(yè)務相對穩(wěn)定的專業(yè)隊伍是做好人事檔案管理的組織保障。高職院校人事檔案管理部門，應加強對干部人事檔案管理人員的培訓，使他們掌握干部人事檔案工作的相關(guān)專業(yè)知識、技能技巧。加強專業(yè)知識的學習，努力提高業(yè)務素養(yǎng)。同時應加強計算機知識、網(wǎng)絡知識的學習，掌握現(xiàn)代化手段。定期對管理人員進行考核和培訓，加強管理人員學習的能力，規(guī)范檔案管理的水平；。鼓勵檔案管理人員參加高校檔案管理互動學習研討以及職稱評定，充分發(fā)揮其積極性與主動性，提高綜合素質(zhì)。

嚴格要求檔案管理專業(yè)人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關(guān)，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料，及時追補和不斷補充新的資料，對于內(nèi)容不實的材料堅決不予歸檔，保證檔案材料形成規(guī)范真實、收集齊全、歸檔及時。在查閱、流轉(zhuǎn)等各個工作環(huán)節(jié)中，嚴格按規(guī)章和程序辦理。務必做到人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)，不斷培養(yǎng)復合型人才充實檔案管理人員隊伍，從而促進干部人事檔案管理水平的提高。增強檔案管理工作的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進一步的發(fā)展。

2.3 創(chuàng)新管理模式，提高信息化水平

實現(xiàn)檔案管理信息化是新時期檔案工作發(fā)展的趨勢，隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)的不斷成熟，改變干部人事檔案管理模式，提高信息化水平，是社會發(fā)展的客觀要求。檔案管理部門應配有完善的打印機、計算機等各項信息化設備，保障檔案的快速錄入和管理等。

利用計算機、網(wǎng)絡等技術(shù)，將教職工的主要信息，有選擇地收錄反映教職工自身情況及工作履歷，專業(yè)、研究方向及學術(shù)水平，學歷、學位及職稱，獎懲、干部任免、考察、考核情況等重要信息錄入信息庫，實現(xiàn)個人基本信息的微機檢索和網(wǎng)上查詢，有效地解決了傳統(tǒng)的手工為主的工作效率低、工作量大、勞動強度高等問題，提供快速、高效的服務。

3 結(jié)論

隨著科技和信息化的不斷發(fā)展，人們進入了知識經(jīng)濟時代，根據(jù)人力資源管理的新趨勢，改變傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，提高人力資源管理的效率，為人事檔案的管理和發(fā)展提供價值。