信息化技術(shù)在航道建設(shè)工程檔案管理中的應(yīng)用

鄭小利

摘 要：隨著社會的飛速發(fā)展，航道建設(shè)在我國的各方面發(fā)展中所占的地位越來越重要。在航道建設(shè)中，航道工程檔案管理在航道工程的建設(shè)過程中占據(jù)了非常重要的組成部分，發(fā)揮著無可替代的作用。航道建設(shè)工程檔案的科學(xué)、規(guī)范性管理能夠推進(jìn)航道工程的建設(shè)進(jìn)度和航道系統(tǒng)保持優(yōu)質(zhì)運轉(zhuǎn)。但是在現(xiàn)如今飛速發(fā)展的信息化社會中，傳統(tǒng)的工程檔案管理勢必存在著一定的不足之處，因此本文通過針對信息化技術(shù)在當(dāng)前航道建設(shè)工程檔案管理中具體的運用進(jìn)行探析，從而促進(jìn)航道的工程建設(shè)，實現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)社會效益。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；航道建設(shè)工程；檔案管理

在當(dāng)今社會，航道事業(yè)的發(fā)展給我國的經(jīng)濟(jì)帶來了很大程度的直接影響。航道在開展一系列的工程建設(shè)時也會存在很多的相關(guān)資料以及信息數(shù)據(jù)。其中涵蓋了工程建設(shè)時產(chǎn)生的相關(guān)技術(shù)管理資料、行政管理資料、設(shè)備使用情況等多樣化的信息。通常情況下這些信息的類型無外乎有幾種主要的表現(xiàn)形式[1]，比如文本資料、圖片資料、視頻資料、照片資料等。文本資料通常指的是在實施工程建設(shè)時所出現(xiàn)的前期工程項目管理、設(shè)計、招投標(biāo)、施工及監(jiān)理技術(shù)資料、竣工資料、會議記錄、簽署的協(xié)議文書及合同、項目設(shè)計稿件以及設(shè)備報告等；圖片資料通常指的是項目實施過程中的初步設(shè)計圖紙、施工圖設(shè)計圖紙、竣工圖設(shè)計、模型圖片、設(shè)備圖片等；而視頻資料通常指的是在施工過程中所使用的宣傳廣告視頻、進(jìn)行工程施工質(zhì)量檢驗時錄制的視頻資料，照片資料指的是在建設(shè)工程項目整理個過程中產(chǎn)生的照片等。航道的工程建設(shè)過程中無論產(chǎn)生的哪種資料，對于航道的整體建設(shè)質(zhì)量以及后期維護(hù)工作的開展都是極為至關(guān)緊要的。尤其對于航道系統(tǒng)能否安全運行起到了決定性的作用，對航道事業(yè)的發(fā)展效益也有很大程度的決定意義。

1 傳統(tǒng)航道工程建設(shè)檔案管理問題所在

在對航道工程建設(shè)的檔案管理中所采用的傳統(tǒng)管理方法中，通常情況下對工程信息的管理都是系統(tǒng)性的文件管理模式。而在信息科學(xué)的領(lǐng)域之內(nèi)，系統(tǒng)性的文件管理模式在主要的操作管理過程中通常需要借助存儲器中的相關(guān)數(shù)據(jù)設(shè)備將工程信息進(jìn)行存儲。通常情況下，航道工程建設(shè)的過程中資料所存在的檔案的都是獨立的，并且對其進(jìn)行實際的分類應(yīng)用進(jìn)行存儲。而所收集的檔案資料里也必定存在一定的問題[2]。比如在所收集的航道工程建設(shè)檔案管理中獨立之間的信息是不存在共享可能的，相對來說存在不便。而同種種類的信息搜集乃至整個系統(tǒng)中的應(yīng)用程序，通常情況下對其進(jìn)行存儲都要進(jìn)行二次保存。比如航道工程建設(shè)單位會以此根據(jù)航道的建設(shè)做出相應(yīng)的工程記錄資料，那么所涉及的設(shè)備系統(tǒng)就要在維修部門進(jìn)行同樣的登記程序。這之中所涉及的設(shè)備信息就會出現(xiàn)二次重復(fù)的現(xiàn)象，使得同種種類的信息只能二次儲存，卻無法完成共享應(yīng)用，就會導(dǎo)致信息的沉積。除此之外，還會出現(xiàn)同種類別的信息搜集所造成的信息單獨管理，而工程建設(shè)過程中需要對信息進(jìn)行修改或者維護(hù)時就會產(chǎn)生一定的困難，兩者信息會出現(xiàn)不一致的現(xiàn)象。以及對工程過程中進(jìn)行維護(hù)工作時記錄的生產(chǎn)單位信息，而維修之后沒有進(jìn)行信息的更改，那么檔案信息的保存就會存在一定的變化。

2 航道建設(shè)工程檔案信息化管理的特點

通過以上針對傳統(tǒng)類型的航道工程建設(shè)檔案管理中的問題所在進(jìn)行分析，對當(dāng)前信息化技術(shù)在航道建設(shè)工程檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行相應(yīng)探討。

2.1 系統(tǒng)性目標(biāo)的實現(xiàn)

在航道工程的建設(shè)過程中往往對其建設(shè)管理有一定的水平要求，比如能夠使得航道建設(shè)檔案管理信息在原有基礎(chǔ)之上更加的高效、系統(tǒng)、便捷、科學(xué)，也就是檔案信息資料歸檔齊全、完整；分類更加科學(xué)合理；檔案查找利用更加便捷，各參建單位管理工作流程明確。實現(xiàn)檔案管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門在建設(shè)項目檔案管理中的資料源共享。對航道工程建設(shè)過程中檔案管理工作的模式以及思想觀念上的多樣化創(chuàng)新。能極大的提升了工程的建設(shè)效率[3]，也加快了施工的進(jìn)度以及后期維護(hù)的資料查找。工程的施工細(xì)責(zé)和管理流程有了較大的明確，實現(xiàn)透明化管理。推動了航道工程建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.2 系統(tǒng)性的功能需求

信息化航道建設(shè)工程實施過程中的技術(shù)應(yīng)用使得各項環(huán)節(jié)都可以直接生成。比如主管單位、建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位在整個建設(shè)項目管理和施工過程中所進(jìn)行的流程[4]，都會自動在信息技術(shù)的支撐之下進(jìn)行自動流轉(zhuǎn)。在使用過程中還可以將報表自動化生成、賬目的自動整理從而實現(xiàn)了航道工程建設(shè)過程中的項目檔案自動化分類、歸檔、管理等程序，實現(xiàn)了多樣化的規(guī)范需求、信息共享、檔案自動管理的輔助需求。

3 檔案信息化在航道工程檔案管理中的運用

3.1 比較傳統(tǒng)檔案管理方式以及航道工程檔案信息化管理方式

對工程檔案的裝訂要求以及整理進(jìn)行統(tǒng)一，輔助配合開展相關(guān)的管理紙質(zhì)工程檔案載體的歸檔工作。信息化管理工程檔案的基礎(chǔ)就是檔案數(shù)字化，最近幾年，為了更加符合檔案數(shù)字化管理的實際要求，在開展歸檔工程檔案工作的過程中，大多數(shù)的航道工程單位更加流行的歸檔管理方式就是電子以及紙質(zhì)雙軌制，之后在管理航道工程檔案的過程中就越來越廣泛地應(yīng)用著全面數(shù)字化。在數(shù)字化管理工程檔案中，企業(yè)在管理過程中主要是使用相關(guān)的管理檔案信息的平臺系統(tǒng)的功能，這樣可以有效地將數(shù)字化管理工程檔案的效率提高，特別是在決算以及結(jié)算工程的過程中有著很好的體現(xiàn)。在不斷推廣應(yīng)用數(shù)字化管理工程檔案的過程中，不僅僅是提供給管控航道工程檔案過程中，還是管理航道工程檔案方面而言，都有創(chuàng)造更加便捷的條件。所以，信息化管理檔案的方式應(yīng)用在管理航道工程檔案中具有十分重要的作用。

3.2 如何在處于信息化下做好管理航道工程檔案的工作

在工程檔案管理中，深入了解到管理航道工程檔案的方式創(chuàng)新以及改革，這樣更加凸顯出信息化管理檔案的方式應(yīng)用在管理航道工程檔案中重要的作用，以及在今后開展管理航道工程檔案工作的過程中需要全面推廣以及應(yīng)用各個信息化系統(tǒng)。各方面的工程檔案的電子數(shù)據(jù)也處于不斷增長的狀態(tài)，在信息化下做好管理航道工程檔案的工作主要是以信息化管理檔案為主，輔助管理的方式就是傳統(tǒng)的人工管理，兩種不同的管理方式具有相互補(bǔ)充以及互相借鑒的作用，這在管理航道工程檔案的實際工作具有非常重要的意義。然而，在這樣的管理方式發(fā)展應(yīng)用過程中，需要及時做好以下幾點：（1）利用好信息化管理檔案平臺系統(tǒng)，將管理好相關(guān)的各類工程檔案的工作，同時還要明確按照整理、分類規(guī)則以及管理要求開展實際工作。（2）在一段時間內(nèi)，可以數(shù)字化集中管理好原有庫藏工程檔案，這樣可以將檔案管理的質(zhì)量提高。（3）將創(chuàng)新信息管理航道工程檔案的服務(wù)意識提高。

4 結(jié)語

通過采用信息化技術(shù)對航道工程建設(shè)中的檔案進(jìn)行自動化管理，從而發(fā)揮了數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)化價值，提升了檔案管理部門的工作效率，并且在最短的時間內(nèi)形成最大的經(jīng)濟(jì)效益?；诖耍覀儜?yīng)該更加積極的采用信息化技術(shù)對航道工程建設(shè)的檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)化創(chuàng)新，加強(qiáng)對人才的教育，針對不足之處進(jìn)行積極的對策改正，促進(jìn)航道工程建設(shè)的檔案管理工作的積極性，真正的推進(jìn)我國的航道事業(yè)能夠有很大程度的效益提升。

參考文獻(xiàn)

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