新形勢下職業(yè)院校的檔案管理

孫紅玲

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2017.14.227

摘 要：新時(shí)期，高等職業(yè)院校強(qiáng)化檔案管理對其人才培養(yǎng)及院校全面發(fā)展有著重大的意義，職業(yè)院校的檔案中不可避免的包含著豐富的有效信息資源，高職院校工作的方方面面都與檔案管理工作密切相關(guān)。為此，越來越多高職院校加大檔案管理的力度，創(chuàng)新檔案管理工作者的管理及服務(wù)手段，也極大提升院校中檔案管理及服務(wù)的質(zhì)量及水平。但是在具體的檔案管理的過程中，檔案管理服務(wù)水平略低。該文在參考相關(guān)文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，就如何深化職業(yè)院校檔案管理提供借鑒意見，旨在不斷提升檔案管理的整體水平。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校 檔案管理 管理策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）05（b）-0227-02

職業(yè)院校檔案資源管理主要是指檔案早期采集、歸檔等全程化事務(wù)，是職業(yè)院校管理者、教職工的重要工作。職業(yè)院校發(fā)展具有其自身的特殊性及個(gè)別性，教育教學(xué)為國家、社會培育出一批批綜合性技術(shù)建設(shè)人才。而隨著社會經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型及產(chǎn)業(yè)日漸興盛，職業(yè)院校迎來全新的發(fā)展格局，納入的檔案越來越多，加之當(dāng)下教育教學(xué)形式的轉(zhuǎn)變，革新檔案管理成為大勢所趨。為此，職業(yè)院校工作者應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，充分發(fā)揮自身在檔案管理及服務(wù)中的作用，有效提升職業(yè)院校檔案服務(wù)及管理的水平及質(zhì)量。

1 檔案管理及服務(wù)當(dāng)下現(xiàn)狀

院內(nèi)檔案維度廣泛，利用空間大，且參考價(jià)值突出，如此提示檔案管理在職業(yè)院校發(fā)展管理中占據(jù)舉足輕重的作用。教職工職稱申辦、學(xué)生學(xué)歷評定、科研項(xiàng)目開展、基礎(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)審核及建設(shè)等各項(xiàng)管理、科研、教育工作都與檔案管理息息相關(guān)。在我國社會產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型及教育教學(xué)事業(yè)壯大發(fā)展的共同影響下，職業(yè)院校辦學(xué)擴(kuò)大、生源也比較廣闊，招生、科研、建設(shè)及管理等內(nèi)容也更具復(fù)雜性，如此也對檔案管理提出新的要求。而檔案管理工作者作為重要力量，更應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢，盡可能發(fā)揮職業(yè)服務(wù)職能，積極投身到新時(shí)期檔案管理事業(yè)中，為檔案管理出謀劃策，提供切實(shí)可行的建議意見。當(dāng)下，我國職業(yè)院校的發(fā)展開始慢慢擺脫以往教育系統(tǒng)框架的限制，成為多元化的新型高等院校。在教學(xué)方法和策略方面都發(fā)生了一些變化。尤其是在中專院校升級轉(zhuǎn)變?yōu)榇髮Ｔ盒Ｒ院?，這對圖書館檔案資源的管理要求更為嚴(yán)格。院校檔案為其相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域建設(shè)以及教學(xué)研究能力的發(fā)展提供了必要的資料和可靠的信息來源。

然而，即便對檔案管理作出一定的調(diào)整，但在實(shí)踐過程中同樣存在不足，詳盡不足如下所述：（1）高職院校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校檔案管理工作不夠重視[1]。因?yàn)楦咝ｎI(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理理念的理解不夠深刻，管理思想運(yùn)用不恰當(dāng)，所以不管是普通學(xué)校，還是高職類的院校，大部分都存在類似的一個(gè)問題，即不重視職業(yè)院校檔案管理工作，進(jìn)而使得檔案管理方面的工作不能全方位的開展。（2）檔案服務(wù)途徑單一。當(dāng)下，職業(yè)院校已形成完善的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)平臺，以此強(qiáng)化檔案管理。但在實(shí)際管理中，大多數(shù)教師或?qū)W生愿意選擇委托他人或親自面對面尋求登記這一傳統(tǒng)方式，致使服務(wù)工作方式比較單一。

高職院校檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識。高等院校對教學(xué)人員的知識專業(yè)化要求較高，卻很少特意招收與檔案管理和圖書館情報(bào)學(xué)等相關(guān)專業(yè)的人員在其院校專門擔(dān)任檔案管理工作，因此導(dǎo)致大部分高等職業(yè)技術(shù)院校中的檔案管理人員大多不是其相關(guān)專業(yè)出身的情形出現(xiàn)，這些工作人員缺少檔案管理領(lǐng)域的理論知識及實(shí)踐技能，而無法為學(xué)生和教職工等人提供有效且高質(zhì)量的服務(wù)。

檔案管理工作者、需求者雙向缺乏有效溝通。檔案管理工作者、需求者溝通不充分，以面對面居多，如此一定程度上限制了檔案服務(wù)管理。建立有效的溝通極為關(guān)鍵。在實(shí)際服務(wù)工作中，檔案管理工作者應(yīng)主動與需求構(gòu)建良好的交流對話，充分了解其需求，并耐心解答疑惑。此外，管理者還應(yīng)傾聽需求者的建議意見，找出并改正自身服務(wù)工作中存在的不足，以提升整體服務(wù)質(zhì)量，提升管理水平。

2 提升職業(yè)院校檔案管理服務(wù)的有效策略

2.1 創(chuàng)新服務(wù)理念，發(fā)展多樣化服務(wù)形式

新時(shí)期的職業(yè)院校應(yīng)緊跟順應(yīng)時(shí)代的步伐，積極創(chuàng)新服務(wù)理念，善于借助信息化網(wǎng)絡(luò)發(fā)展多樣化服務(wù)形式。首先，檔案管理者可優(yōu)化服務(wù)及管理方案，定期開展檔案展覽、陳列活動，或檔案服務(wù)講座，讓廣大師生能深入了解檔案、檔案管理的相關(guān)工作。再者，新形勢下，檔案管理者可開展微信、微博等公眾平臺，定期更新管理信息，并及時(shí)接收、解答檔案需求者存在的困惑，給予一定的解答及建議；創(chuàng)新郵箱、傳真等方式傳送檔案資料，以實(shí)現(xiàn)便捷化、快速化檔案服務(wù)。最后，學(xué)校應(yīng)及時(shí)調(diào)整檔案管理對策，積極構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系，并善于向國內(nèi)外院校檔案服務(wù)及管理借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，以切實(shí)提升水平及質(zhì)量。

2.2 完善服務(wù)及管理結(jié)構(gòu)

考慮到檔案類型比較復(fù)雜多樣，且數(shù)量龐大，管理者在實(shí)際管理過程中應(yīng)首先明確自身服務(wù)及管理的方向，并根據(jù)不同檔案類型制定整理及管理方針。從具體層面來說，管理者可按照參考價(jià)值、利用率、時(shí)間等進(jìn)行歸檔、分類，建構(gòu)有效的管理架構(gòu)，明確檔案的管理的側(cè)重點(diǎn)。一般情況下，教學(xué)檔案、科研項(xiàng)目以及學(xué)生個(gè)人檔案的利用率比較高，如此管理者應(yīng)提起注意，在實(shí)際檔案歸檔、保存中應(yīng)有針對性進(jìn)行錄入、保存，以便需要時(shí)可快速獲取所需檔案。

2.3 努力增強(qiáng)高等職業(yè)院校的領(lǐng)頭人對檔案服務(wù)工作的關(guān)注

前文已提到，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校檔案管理這一類管理工作的認(rèn)識還不夠深刻，再加上檔案管理工作在短期內(nèi)看不到巨大成效，導(dǎo)致這方面的工作相比于院校的整體發(fā)展稍稍落后。為有效的改善這種局面，學(xué)校應(yīng)成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，同時(shí)施行檔案工作崗位責(zé)任制。這種專門的檔案管理小組，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的融入無形之中提高了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案的管理工作的重視程度，同時(shí)也可以在人力、財(cái)力、物力上給以大力的支撐和保障，讓檔案管理工作的必要性和不可或缺性充分體現(xiàn)出來，從而使檔案工作有條不紊地進(jìn)行。

2.4 加快提高高等職業(yè)院校檔案管理相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

由于檔案管理人員大多數(shù)并非相關(guān)專業(yè)的人才，而且少部分檔案管理人員相關(guān)的知識體系相對于當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)背景而言也已經(jīng)落后，這也是檔案管理工作無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展的一個(gè)主要原因。為改善檔案管理員專業(yè)素養(yǎng)良莠不齊的現(xiàn)狀，要定時(shí)、定期組織他們進(jìn)行系統(tǒng)化的檔案管理基礎(chǔ)知識、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相關(guān)知識、數(shù)字通信方面的基本技術(shù)等方面的培訓(xùn)，同時(shí)也應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員積極開展相關(guān)課題研究。

3 結(jié)語

高等職業(yè)院校檔案管理的信息化是如今檔案管理工作發(fā)展進(jìn)步的必經(jīng)之路，檔案管理信息化過程漫長且具有一定挑戰(zhàn)性。新時(shí)期，檔案服務(wù)管理應(yīng)堅(jiān)持“服務(wù)公眾”原則，積極優(yōu)化檔案管理，以提升檔案服務(wù)及發(fā)展質(zhì)量，推進(jìn)職業(yè)院校的有序、健康發(fā)展。然而，從當(dāng)前形式來看，高職院校檔案管理工作尚存在一定的不足，為此，學(xué)校應(yīng)注重積極創(chuàng)新管理方式，并強(qiáng)化檔案整理及管理的方法和手段創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1] 朱萍.淺議新形勢下的高等職業(yè)院校檔案管理[J].商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012.

[2] 張俊麗.創(chuàng)新職業(yè)院校檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（5）：111.

[3] 周媛.職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能及有效發(fā)揮[J].蘭臺世界，2016（22）：68-70.