最低生活保障檔案的管理

賀彬

城鄉(xiāng)居民最低生活保障政策是我國實施的一系列惠民政策之一，是低于當(dāng)?shù)刈畹蜕顦?biāo)準(zhǔn)的城鄉(xiāng)貧困人中實行差額補貼的一項社會救助制度。截至2016年底，河北省有城市低保對象54.5萬人，農(nóng)村低保對象189萬人。隨著低保工作深入開展，每年救助對象不斷擴(kuò)大，資金量不斷增加，致使一些騙吃混吃低保、“關(guān)系保”、低?！巴小薄⑴灿觅Y金的現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重的違背了使困難群眾能夠通過低保救助維持起碼的生活水平的目的。為了能更好杜絕這類現(xiàn)象的發(fā)生，為了確保低保工作順利開展，為了如實反映享受低保待遇家庭情況，我們就要利用好最低生活保障檔案為救助工作提供有力的憑證支撐。

2008年1月國家民政部、國家檔案局聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于加強最低生活保障檔案管理的通知》（以下簡稱《通知》）對低保檔案管理做出了一些原則性的統(tǒng)一規(guī)定，使全國的低保檔案管理有法可依。但近年來，隨著低保工作的不斷發(fā)展，《通知》日益顯露出可操作性弱的問題，需要不斷探索低保檔案的規(guī)范化管理。

一、低保檔案的定義及特點

（一）低保檔案的定義

低保檔案是指縣級人民政府民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處以及居（村）民委員會（社區(qū)）在最低生活保障的審核、審批、日常管理和服務(wù)工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。它是伴隨著低保工作實施過程中產(chǎn)生和形成的，如實記錄低保工作的真實情況的文件材料及音像資料。

（二）低保檔案的特點

1.動態(tài)性。由于家庭經(jīng)濟(jì)條件不斷變化，低保審核部門需要定時對低保戶進(jìn)行審核，根據(jù)他們的實際經(jīng)濟(jì)情況對其待遇進(jìn)行調(diào)整，使得低保檔案具有動態(tài)性的特點。

2.分級性。目前我國低保審核審批過程中鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府、街道辦事處、村（居）委會、縣級以上民政部門各負(fù)有不同責(zé)任，使得低保檔案具有分級性的特點。

3.廣泛性。由于城鄉(xiāng)居民最低生活保障是國家為解決城市居民的生活困難而建立的一種社會救濟(jì)制度，低保對象涉及的人員相對較廣泛，在人員結(jié)構(gòu)上也較復(fù)雜，使得低保檔案具有廣泛性的特點。

二、低保檔案工作管理體制

低保檔案管理應(yīng)與我國檔案工作的管理體制相一致，即實行分級負(fù)責(zé)、基層為主的原則。各級民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處和居（村）民委員會分別負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的低保檔案工作。省級民政部門負(fù)責(zé)對各級低保檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；縣級人民政府民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處應(yīng)有專（兼）職人員負(fù)責(zé)低保文件材料的歸檔和最低生活保障檔案的管理；居（村）民委員會（社區(qū)）應(yīng)協(xié)助做好職責(zé)范圍內(nèi)的最低生活保障檔案工作。各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對低保檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。

三、低保檔案分類和保管期限劃分

分類是檔案整理工作的重要內(nèi)容，分類不合理將直接影響整理工作的質(zhì)量，不利用檔案的保管和利用。根據(jù)低保審批的程序和工作內(nèi)容，結(jié)合形成材料的特點，按照便于保管和利用的要求，將低保檔案原則上分為審批類、日常管理類、會計類和特殊載體四類，保管期限劃分為“永久”“30年”“10年”。

（一）審批類檔案（含申請審批表及各類原始附件）應(yīng)由縣級民政部門歸檔保管；鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處應(yīng)同時保管一份審批后加蓋縣級民政部門公章的最低生活保障申請審批表以及其它審批類相關(guān)文件材料；居（村）委會可結(jié)合實際需要保管其相應(yīng)的低保文件材料。

審批類檔案實行動態(tài)管理，其保管期限是低保對象退保（停保）后其審批類檔案從當(dāng)月算起保管3年。保管期滿后的審批類檔案按規(guī)定程序鑒定銷毀。

（二）日常管理類檔案應(yīng)按文書檔案歸檔要求獨立設(shè)置類別，并于次年3月底前歸檔整理后移交本單位檔案室統(tǒng)一管理。

（三）會計類檔案應(yīng)按會計檔案歸檔要求于會計年度終了后歸檔整理，并于次年12月底移交本單位檔案室統(tǒng)一管理。

（四）特殊載體類檔案應(yīng)辦理完畢隨時歸檔。

四、低保檔案的整理

整理是檔案實體管理的核心，對整個檔案管理工作具有重要的基礎(chǔ)意義。檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實體的管理秩序，使所保存的檔案有序化、條理化，為整個檔案管理工作創(chuàng)建秩序化的管理對象基礎(chǔ)。

（一）審批類檔案

低保對象審批類檔案以戶為單位進(jìn)行立卷整理，“一戶一檔”。立卷時間要在審批工作完成后一個月內(nèi)完成立卷整理工作，季度（年度）復(fù)審工作 完成一個月內(nèi)完成入卷工作?？h級民政部門保管的低保對象審批類檔案按鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）設(shè)一級類目，按村（居）委會設(shè)二級類目分類編號低保對象審批類檔案在分類的最低一級類目下以戶為單位按低保對象審批的時間先后順序排列、編號。 如： XX鄉(xiāng)（一級類目）XX村（二級類目）XXX，類目代號分別以漢字標(biāo)識，卷號采用自然流水號編制。將一戶低保對象形成的審批類檔案按照《低保檔案歸檔范圍和保管期限劃分表》所列文件名稱順序依次排列、裝訂成卷后分別裝入卷內(nèi)；并編制低保對象審批檔案卷內(nèi)目錄。

（二）日常管理類檔案應(yīng)按照國家檔案局發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》要求，按年度以件為單位進(jìn)行整理。

（三）會計類檔案應(yīng)按照《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷格式》（D/A39-2008）要求以類別結(jié)合保管期限進(jìn)行整理。

（四）特殊載體類檔案形成的實物、照片（含底片）、錄音帶、錄像帶、磁盤和電子文件等應(yīng)按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15—95）、《電子文件歸檔與檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）和《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821—2002）要求分類排列、整理、編目存放，同時填寫相應(yīng)的互見號。具有永久保存價值的電子文本、圖形、數(shù)據(jù)表格歸檔時，應(yīng)同時生成紙質(zhì)文件一并歸檔保存。

五、低保檔案的保管和利用

低保檔案分散形成于縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）街道、居（村）三級機構(gòu)，各級民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處應(yīng)重視低保檔案工作，要配備專（兼）職人員負(fù)責(zé)整理、保管低保檔案，確保低保對象全部建檔，同時，應(yīng)根據(jù)低保檔案工作要求，采取必要的保管和保護(hù)措施，完善低保檔案保管條件。存放低保檔案的柜架、房間，應(yīng)具備防盜、防火、防水、防高溫、防鼠蟲等防護(hù)措施，確保低保檔案的安全。

低保檔案主要供低保工作業(yè)務(wù)部門使用。上級單位、監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱低保檔案。其他單位或個人需查閱低保檔案，必須憑單位介紹信或個人有效證件，經(jīng)分管低保檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后方可查閱。查閱低保檔案的情況應(yīng)在《低保檔案查閱登記本》上進(jìn)行登記簽字。查閱者或使用者不得違反相關(guān)保密規(guī)定，不得丟失、銷毀、涂改檔案。尊重低保對象隱私權(quán)，不得泄露或擅自對外公布檔案內(nèi)容。

六、低保檔案的移交和鑒定銷毀

最低生活保障檔案保管期滿后，縣級的國家綜合檔案館適當(dāng)比例的檔案抽樣接收進(jìn)館。

低保檔案保管期滿后應(yīng)及時進(jìn)行鑒定。鑒定時，應(yīng)由本單位分管負(fù)責(zé)人、低保工作機構(gòu)和檔案工作人員共同組成鑒定小組，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。對失去保存價值的檔案，應(yīng)逐件清點核對，并編制銷毀清冊，經(jīng)鑒定小組組長審核簽字后報上級主管機關(guān)審批，到指定地點由兩人以上共同監(jiān)督銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊歸檔保存。

（作者單位：河北省地名區(qū)劃檔案資料館）