淺談基層民生檔案工作

宋鳳輝+李娟

民生檔案是指各類與民生有關(guān)的專門(mén)檔案。主要是惠及百姓，與民生相關(guān)的檔案材料。內(nèi)容主要包括社保、就業(yè)失業(yè)、房地產(chǎn)、婚姻、學(xué)籍等方面的文件材料。民生檔案工作是關(guān)注民生、保障民生、改善民生的環(huán)節(jié)之一，是推動(dòng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新理念和新目標(biāo)。

一、加強(qiáng)民生檔案管理工作的重要意義

各級(jí)黨委政府在為改善民生出臺(tái)一系列政策措施過(guò)程中，民生檔案為有關(guān)部門(mén)開(kāi)展工作、把好事辦實(shí)提供了重要信息保障，確保黨和國(guó)家的惠民政策得到具體落實(shí)，使人民群眾切實(shí)感受到黨和政府的關(guān)懷與幫助。公民通過(guò)查閱民生檔案，可以解決工作和生活中遇到的一些實(shí)際困難和問(wèn)題，維護(hù)自身的合法權(quán)益。通過(guò)建立各類民生檔案，可以在處理經(jīng)濟(jì)糾紛、化解鄰里矛盾、開(kāi)展司法調(diào)解、提供社會(huì)保障等工作中充分發(fā)揮檔案的作用，從而使突發(fā)性、群體性事件以及各種矛盾和糾紛解決在基層，消滅在萌芽狀態(tài)，為改革發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定奠定基礎(chǔ)。

二、基層民生檔案工作現(xiàn)狀

民生問(wèn)題已成為當(dāng)今社會(huì)的熱點(diǎn)問(wèn)題。民生檔案是與人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題息息相關(guān)。做好民生檔案工作是改善民生必不可少的重要環(huán)節(jié)，已成為當(dāng)前檔案工作的重要內(nèi)容。近年來(lái)，正定縣民生檔案工作取得了一定成效，民生檔案的利用率非常高。如正定縣檔案館2009年利用民生檔案為53名鄉(xiāng)村醫(yī)生出具《專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職評(píng)審表》，使他們順利地辦理了醫(yī)師資格認(rèn)證，避免了被無(wú)證取締。2012年利用婚姻檔案補(bǔ)辦結(jié)婚證，使81對(duì)夫婦順利領(lǐng)取獨(dú)生子女或雙女戶補(bǔ)貼。利用計(jì)生檔案，使76對(duì)夫婦通過(guò)了二胎審批。利用土地房產(chǎn)證檔案化解拆遷中的矛盾糾紛32起。利用下放、回城、轉(zhuǎn)正定級(jí)等檔案使破產(chǎn)企業(yè)—緯編廠的59人順利辦理了退休。尤其是利用教育局的檔案，為550名年滿60周歲的民辦教師出具證明1240份，為他們順利領(lǐng)取養(yǎng)老金提供了保證；2014年利用民政局檔案為260名烈士的家屬出具證明，使他們順利換發(fā)優(yōu)待證并領(lǐng)取補(bǔ)助。利用土地房產(chǎn)證檔案化解拆遷中的矛盾糾紛128起，尤其是北圣板村征地時(shí)，有幾戶村民認(rèn)為分地時(shí)明明有自己的地，現(xiàn)在卻沒(méi)有了，吵鬧著要上訪告狀。村委會(huì)急忙派人到檔案館查閱了全村468戶的土地延包檔案，使問(wèn)題很快得到解決。但是經(jīng)過(guò)這幾年對(duì)各單位檔案工作指導(dǎo)時(shí)發(fā)現(xiàn)尚存在不少問(wèn)題，有待改進(jìn)和加強(qiáng)。

1.少數(shù)單位民生檔案管理混亂

有的部門(mén)檔案管理分工不明確，檔案管理人員職責(zé)不清，流動(dòng)性大；對(duì)下屬單位（科室、站所）的監(jiān)督指導(dǎo)不到位。有的鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、縣直單位只注重文書(shū)檔案資料的歸檔整理和移交進(jìn)館，而專業(yè)檔案（包括涉民檔案）長(zhǎng)期分散在各科室或站所，既無(wú)規(guī)范整理歸檔，又沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，造成民生檔案管理混亂。如有的鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）二輪土地承包、準(zhǔn)生證等檔案仍散落在當(dāng)時(shí)的經(jīng)辦人手中，有的甚至已經(jīng)遺失。

2.部分單位不愿移交到期的民生檔案，安全保管無(wú)保障

一是個(gè)別涉民單位檔案法制觀念不強(qiáng)，并以平時(shí)業(yè)務(wù)工作要經(jīng)常查閱為由，不愿意把到期的民生檔案移交給檔案館?？偸乔Х桨儆?jì)地找借口拖延或不予理睬。二是部分單位檔案室基礎(chǔ)設(shè)施配套滯后，信息化建設(shè)步伐緩慢，有的甚至還在各自業(yè)務(wù)部門(mén)（科、室）保管，很容易造成檔案流失。三是有的單位因受人員、技術(shù)、管理不到位的影響，使檔案無(wú)法得到安全有效的保管。

3.民生檔案資源管理分散，不利于資源共享

由于民生檔案涉及面廣，檔案來(lái)源比較復(fù)雜，致使民生檔案資源分散保存于不同的部門(mén)，造成群眾查閱利用很不方便，民生檔案的資源共享程度不高。以正定縣為例，縣房產(chǎn)檔案、住房公積金檔案、社保檔案、土地檔案、民政檔案、司法檔案等都由各形成部門(mén)自我保管，比較分散。而市民往往直接到縣檔案館查閱利用檔案，但縣檔案館又無(wú)法提供市民所需的檔案，這就給廣大市民查閱民生檔案帶來(lái)很大不便，同時(shí)也難以體現(xiàn)民生檔案資源真正為社會(huì)所用。

三、加強(qiáng)民生檔案管理工作的對(duì)策及建議

1.加大檔案宣傳力度，全面提高全社會(huì)檔案意識(shí)

一是要進(jìn)一步提升全社會(huì)的檔案意識(shí)，充分利用電視、報(bào)刊雜志、網(wǎng)絡(luò)等媒體，大力宣傳民生檔案的有關(guān)法律法規(guī)和信息。二是要加大檔案教育培訓(xùn)力度，把如何管理利用民生檔案作為檔案管理人員崗位培訓(xùn)的重要內(nèi)容，大力宣傳民生檔案工作的重要性，全面提升檔案管理人員的民生檔案意識(shí)。

2.抓好民生檔案源頭管理，建立健全民生檔案資源體系

人的檔案最重要，檔案雖然是一張紙，但關(guān)系著一個(gè)人的幸福生活，甚至能影響和改變一個(gè)人的一生。從源頭上抓好民生檔案的管理。一是要從產(chǎn)生民生檔案單位的建檔工作抓起，切實(shí)做好相關(guān)文件材料的收集、整理、歸檔、利用和到期移交等工作。二是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。各（鎮(zhèn)）街道、縣直單位要配齊專（兼）職檔案管理人員，并確保人員相對(duì)穩(wěn)定。三是要按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立綜合檔案室，增添必要的檔案保管設(shè)備。鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道部門(mén)的民政、農(nóng)經(jīng)、國(guó)土資源所、財(cái)政所、統(tǒng)計(jì)辦、農(nóng)經(jīng)站、計(jì)生辦、中小學(xué)、派出所等部門(mén)的檔案由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室歸口管理。四是縣檔案局要及時(shí)指導(dǎo)涉民部門(mén)制定民生檔案的相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范民生檔案管理，健全民生檔案監(jiān)管長(zhǎng)效機(jī)制。

3.整合民生檔案資源，形成全方位資源共享格局

縣檔案館作為保存黨委政府重要檔案的基地，應(yīng)在接收、保管民生檔案方面發(fā)揮主要作用。針對(duì)民生檔案資源分散保存于各部門(mén)的問(wèn)題，通過(guò)接收、寄存、代管等多種形式，將關(guān)系到人民群眾利益的全縣民生檔案集中到縣檔案館收藏保管。一是加大接收、征集力度。縣檔案館依據(jù)《檔案法》、《河北省檔案工作條例》將全縣范圍內(nèi)的婚姻、公證、房產(chǎn)、林權(quán)、地籍、移民、土地承包、教育、勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保障、醫(yī)療衛(wèi)生、計(jì)劃生育、出生證明、公共管理等關(guān)系社會(huì)管理、國(guó)計(jì)民生、公共服務(wù)的民生檔案全面、系統(tǒng)、完整地接收進(jìn)館，使縣檔案館成為民生檔案資源的集聚地，真正讓老百姓享受到“一站式”服務(wù)，實(shí)現(xiàn)群眾利益保障的最大化。二是要積極調(diào)整館藏收集范圍，加強(qiáng)民間保存檔案的征集工作，使檔案館真正成為既保存政府信息，又保存社會(huì)公眾信息的綜合檔案館。三是加強(qiáng)對(duì)民生檔案的搶救、保護(hù)和整合。有些單位、國(guó)有（集體）轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案瀕臨損毀，一些早期檔案關(guān)系到職工群眾的切身利益，如果檔案保管不完善，將會(huì)給他們的養(yǎng)老保險(xiǎn)、工齡計(jì)算、退休等手續(xù)的辦理帶來(lái)麻煩。因此必須采取措施，加以妥善保護(hù)和處置。

4.加強(qiáng)民生檔案信息化建設(shè)，搭建檔案查閱利用平臺(tái)

優(yōu)先將民生檔案進(jìn)行信息化，對(duì)涉及民生的各類檔案，集中力量，優(yōu)先編制各種專題目錄，在全縣建立互聯(lián)互通的民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)體系。真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、利用快捷方便的目標(biāo)。

5.加強(qiáng)資金投入，確保民生檔案工作正常開(kāi)展

一是各級(jí)檔案部門(mén)加強(qiáng)民生檔案工作的資金投入，將檔案保護(hù)費(fèi)、檔案征集費(fèi)和檔案宣傳教育費(fèi)列入財(cái)政預(yù)算，確保民生檔案工作需要；二是各（鎮(zhèn)）街道、縣直各單位要保障本單位檔案工作經(jīng)費(fèi)。

（作者單位：正定縣檔案局）