加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策及建議

劉國生

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案的含義和歸檔范圍

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是國家檔案的重要組成部分，它是各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和各類社會(huì)組織為員工繳納養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育五大社會(huì)保險(xiǎn)過程中形成的記載和反映參保職工各項(xiàng)保險(xiǎn)繳費(fèi)基數(shù)、統(tǒng)籌時(shí)間、人員流動(dòng)、保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移以及退休檔案審批、待遇計(jì)發(fā)、退休金發(fā)放等情況，以用工企業(yè)、團(tuán)體組織或托管機(jī)構(gòu)分別集中整理保管起來，具有一定的實(shí)際查考利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件材料。 歸檔范圍有：

1. 政策依據(jù)類：包括國家、地方出臺(tái)的有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)制度及改革的政策法規(guī)，社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)、待遇支付辦法以及社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作方面的規(guī)范性文件。

2.業(yè)務(wù)憑證類：包括各類社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用的扣繳憑證、匯繳憑證、轉(zhuǎn)接憑證、報(bào)銷憑證、支用憑證、理賠給付憑證等。

3.結(jié)算賬卡類：包括單位各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用管理手冊(cè)、支用給付賬冊(cè)、費(fèi)用匯繳賬冊(cè)、參保人員花名冊(cè)、養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)以及保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)遞清單、轉(zhuǎn)接變更登記卡和職工各項(xiàng)保險(xiǎn)管理卡片等。為便于管理利用，此類材料中凡涉及參保人員的各類手冊(cè)、資料、卡片等均應(yīng)集中統(tǒng)一立卷，做到每人一份社會(huì)保險(xiǎn)檔案案卷。

4. 統(tǒng)計(jì)報(bào)表類：包括參保人員工資變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)審核表、各類社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用匯繳統(tǒng)計(jì)表以及支用給付統(tǒng)計(jì)表等。

5.離退休人員社會(huì)化管理類：包括離退休人員退休待遇、退休人員生存調(diào)查表采集的指紋存檔資料、離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、遺屬待遇審批表，調(diào)整養(yǎng)老待遇、遺屬待遇的申報(bào)表。

6.電子檔案類：是指社會(huì)保險(xiǎn)工作實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后形成的各種數(shù)字信息檔案等。

二、社保檔案管理目前存在的問題

1.社會(huì)保險(xiǎn)檔案重視程度欠缺。雖然社會(huì)保險(xiǎn)制度實(shí)施已經(jīng)多年，但一直對(duì)檔案重要性缺乏清醒認(rèn)識(shí)，對(duì)保險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)大都停留在社會(huì)保險(xiǎn)的繳納、醫(yī)療報(bào)銷、退休金的領(lǐng)取等層面，認(rèn)為退休后檔案就是廢紙一堆的也大有人在，各地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)一項(xiàng)重要工作就是社會(huì)保險(xiǎn)的擴(kuò)面征繳，各地政府也將擴(kuò)面征繳作為一項(xiàng)考核的重要指標(biāo)，而對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，則不夠重視。

2.社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理缺少統(tǒng)一規(guī)范管理。從各地社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀來看，能夠嚴(yán)格按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案的占不到半數(shù)，由于目前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度剛剛發(fā)布，各地按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理社保檔案的工作進(jìn)度并不統(tǒng)一，造成社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案歸檔范圍不明確，檔案的管理制度不健全，由此，檔案的遺失、損毀、涂改現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3. 社會(huì)保險(xiǎn)檔案缺少專業(yè)人員。有些社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，缺乏專職或兼職人員管理檔案。一些檔案室一方面庫容量急需增大，另一方面在檔案室的防潮防霉變防蟲等方面，也需要人員的專職管理，但目由于人員配備嚴(yán)重不足，即使有足夠?qū)＜媛殭n案人員，也是臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量，也給提供利用帶來極大不便。

4. 社會(huì)保險(xiǎn)檔案硬件建設(shè)落實(shí)。由于場(chǎng)地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題無法解決，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，存放檔案的房間狹窄，設(shè)施陳舊，檔案缺乏規(guī)范化管理，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在一系列不安全因素。

三、完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的建議

1.提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案意識(shí)。把社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作納入本單位和本部門發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，加大資金及人力投入，擴(kuò)建檔案庫房，購置新式檔案陳列架，完善檔案管理制度，建立起社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范管理的長(zhǎng)效機(jī)制，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作健康發(fā)展。

2.強(qiáng)化業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理要做到統(tǒng)一規(guī)劃，合理布局、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分步實(shí)施。就是要本單位社會(huì)保險(xiǎn)檔案構(gòu)成、規(guī)模、特點(diǎn)、以及與其他業(yè)務(wù)的聯(lián)系，遵循社保檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，健全社保檔案管理落實(shí)考核機(jī)制，納入單位年度綜合考核，將社保檔案工作年度任務(wù)分解到各部門科室，建立部門科室聯(lián)動(dòng)機(jī)制，真正做到檔案管理目標(biāo)明確、措施到位、監(jiān)督有效、考核準(zhǔn)確、獎(jiǎng)懲分明的長(zhǎng)效機(jī)制。

3.建設(shè)專職隊(duì)伍，強(qiáng)化培訓(xùn)提高管理水平。造就一支高素質(zhì)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的隊(duì)伍，是提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平的前提。針對(duì)目前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，不能適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理需要的事實(shí)，社保部門應(yīng)采取通過引進(jìn)檔案專業(yè)人才和對(duì)現(xiàn)有社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)提高檔案管理知識(shí)和技能的兩步一起走的方式進(jìn)行，促使社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)隊(duì)伍整體素質(zhì)得到強(qiáng)化提高，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理。

4. 緊跟時(shí)代步伐，實(shí)現(xiàn)社保檔案的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，信息技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的現(xiàn)代化管理。通過現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，逐步建立起社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享。開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，完善分類、查詢、比對(duì)等模塊功能，為廣大參保人員提供全方位的查詢服務(wù)。

作為社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，事關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，事關(guān)廣大人民群眾的切身利益， 是履行崗位職責(zé)、提高辦事效率、提升為民服務(wù)水平的最基礎(chǔ)工作。完整的檔案資料是社會(huì)的一筆寶貴財(cái)富，它不僅能較好的反映出一個(gè)地區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，為地方制定發(fā)展規(guī)劃提供科學(xué)決策，而且對(duì)于促進(jìn)加快構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)體系， 推進(jìn)社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展，構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)，維護(hù)參保人員權(quán)益，都將發(fā)揮其越來越重要的作用。

（作者單位：山東省青州市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局）