淺談中職學(xué)校實(shí)物檔案管理

毛正玉

摘 要：中職學(xué)校的發(fā)展史和光榮史可以很好的體現(xiàn)在中職學(xué)校的實(shí)物檔案上面，實(shí)物檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，能夠更加真實(shí)、直觀和生動(dòng)的展現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展歷史和各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，也是學(xué)校檔案的重要組成部分。因此，必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)校實(shí)物檔案的管理，發(fā)揮實(shí)物檔案的重要?dú)v史價(jià)值和意義。本文主要論述了學(xué)校實(shí)物檔案管理的意義、分類和保管與利用，希望能夠?qū)W(xué)校實(shí)物檔案管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵字：中職學(xué)校；實(shí)物檔案管理；收集范圍；保管；利用

實(shí)物是一個(gè)特殊的載體，它有很多實(shí)用的特點(diǎn)，如原始性、直觀性、真實(shí)性以及生動(dòng)形象等特點(diǎn)，這些實(shí)物檔案是對(duì)中職學(xué)校發(fā)展歷史和各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記載，同時(shí)，實(shí)物檔案也彌補(bǔ)了其他形式檔案的不足之處，是學(xué)校檔案的重要組成部分，因此，必須加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的科學(xué)化管理和利用，充分發(fā)揮實(shí)物檔案的價(jià)值。

1 做好學(xué)校實(shí)物檔案管理的意義

1.1 真實(shí)的記載和反映出學(xué)校的發(fā)展史

實(shí)物檔案的特點(diǎn)包括真實(shí)性、原始性、直觀性和生動(dòng)性。學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中會(huì)收集很多的實(shí)物，這些實(shí)物記載著關(guān)于學(xué)校的社會(huì)活動(dòng)以及教學(xué)、科研等過(guò)程。與此同時(shí)，通過(guò)對(duì)實(shí)物的保存，可以很好的保護(hù)實(shí)物本身的面貌。學(xué)校的實(shí)物檔案是知識(shí)內(nèi)涵和時(shí)代氣息最真實(shí)的載體，能夠真實(shí)的記錄學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的各種榮譽(yù)，并將學(xué)校的發(fā)展史和變遷史直觀的展現(xiàn)出來(lái)。

1.2 豐富校園文化內(nèi)涵，提高學(xué)校知名度和競(jìng)爭(zhēng)力

學(xué)校是培養(yǎng)人才的重要場(chǎng)所，學(xué)校的校風(fēng)在我國(guó)文化的發(fā)展過(guò)程中具有重要作用。學(xué)校的實(shí)物檔案本身能夠給給人們帶來(lái)視覺(jué)上的沖擊和感受，實(shí)物檔案的優(yōu)勢(shì)是具有文字所不能表達(dá)的直觀感和立體感，因此，實(shí)物檔案能夠更加容易被人們感受和理解。實(shí)物檔案在豐富參觀人員的情感的同時(shí)，還能夠提升參觀人員的想象空間。通過(guò)對(duì)學(xué)校實(shí)物檔案的展示，能夠使參觀者更加深入、徹底和直觀的了解學(xué)校的文化內(nèi)涵和文化底蘊(yùn)，從而提高學(xué)校的知名度和競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

1.3 有效的服務(wù)教學(xué)、科研和管理，提高了高校的辦學(xué)水平

實(shí)物檔案的建立，能夠原始的、真實(shí)的保存學(xué)校建校以來(lái)的教學(xué)、科研和管理的資料，可以為后人在發(fā)展高校的時(shí)候，提供可靠的、可供參考的經(jīng)驗(yàn)和歷史，為高校的發(fā)展提供最有效、最直接的幫助。

2 實(shí)物檔案的分類

中職學(xué)校檔案室要認(rèn)真做好實(shí)物檔案的歸檔、整理、歸類和保管等工作。在開(kāi)展實(shí)物檔案歸檔時(shí)，要編制合理的目錄，對(duì)實(shí)物檔案編制檔號(hào)，并注明每件物品的名稱、授予或贈(zèng)與單位或姓名、接受時(shí)間、歸檔時(shí)間等。對(duì)于需要長(zhǎng)期保管的實(shí)物檔案，需要對(duì)實(shí)物的擺放框架和地點(diǎn)進(jìn)行明確的標(biāo)注，并將檔號(hào)標(biāo)志附于相應(yīng)的實(shí)物檔案上。伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，實(shí)物檔案在管理過(guò)程中逐漸向著數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展，因此，在進(jìn)行實(shí)物檔案管理的過(guò)程中，要將學(xué)校的實(shí)物檔案和信息的收集、傳遞、存儲(chǔ)和利用實(shí)現(xiàn)一體化。通過(guò)對(duì)學(xué)校實(shí)物檔案管理工作的加強(qiáng)，可以逐步促進(jìn)檔案管理工作的信息化和規(guī)范化。

3 實(shí)物檔案的保管與利用

3.1 實(shí)物檔案歸檔制度化

我們把實(shí)物檔案列在其他類檔案后面，規(guī)定了歸檔范圍和保管期限，歸檔時(shí)間不限等制度。歸檔范圍包括：名人、領(lǐng)導(dǎo)等題字、畫冊(cè)、簽名簿等；獲得的校級(jí)以上獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等；本校作廢印章；校慶紀(jì)念品；學(xué)?；ピL禮品；建筑物設(shè)計(jì)模型；教具和科研樣品；學(xué)校使用過(guò)的牌、匾及各時(shí)期的工作證、學(xué)生證?；盏葮悠?；捐贈(zèng)的個(gè)人物品。

3.2 實(shí)物檔案的分類、背景說(shuō)明及計(jì)算機(jī)編目

我們按歸檔范圍，把實(shí)物檔案分成十類，取“實(shí)物”的開(kāi)頭拼音sw，再加上數(shù)字，如，sw11、sw12……每一類按年代自然排序，如，2016年征集到一幅題字，它的檔案號(hào)是2016.sw11.1，以此往下排列。然后，對(duì)每一實(shí)物檔案都要進(jìn)行背景說(shuō)明，包括實(shí)物的名稱、材質(zhì)、產(chǎn)生的時(shí)間、事由、何人何時(shí)歸檔的等。最后，把實(shí)物檔案的信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)編目。

3.3 實(shí)物檔案數(shù)字化加工及其電子文件與機(jī)讀目錄的鏈接

我們把征集到的每一實(shí)物檔案拍攝成照片，即形成電子文件，然后，把每一張電子照片通過(guò)系統(tǒng)軟件進(jìn)行上傳，即與對(duì)應(yīng)的實(shí)物信息（機(jī)讀目錄）進(jìn)行鏈接，從而構(gòu)建一套實(shí)物信息與實(shí)物照片一同歸檔，并存在互聯(lián)關(guān)系的共存模式。這種模式不僅可以將實(shí)物信息與照片信息進(jìn)行有效的呼應(yīng)，而且能夠通過(guò)查閱實(shí)物的電子照片，大大地降低對(duì)檔案實(shí)體的調(diào)閱頻率，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物檔案的保護(hù)，最大限度的延長(zhǎng)珍貴實(shí)物檔案的使用壽命。與此同時(shí)，電子文件的建立也為以后的利用奠定了基礎(chǔ)，方便了對(duì)實(shí)物檔案的保管。

3.4 通過(guò)多種渠道，展現(xiàn)實(shí)物檔案價(jià)值

學(xué)校的實(shí)物檔案不僅具有非常高的研究?jī)r(jià)值，還具有非常高的利用價(jià)值，因此，要對(duì)學(xué)校的實(shí)物檔案進(jìn)行多角度和多渠道的開(kāi)發(fā)和利用，在使參觀者了解學(xué)校的實(shí)物檔案的同時(shí)，還要充分的發(fā)揮和展現(xiàn)實(shí)物檔案的有效價(jià)值。例如：學(xué)?？梢越ⅰ败姽ぜo(jì)念館”，在里面展示學(xué)校的實(shí)物檔案，并把它作為國(guó)家國(guó)防教育的基地和學(xué)生的歷史教育課堂；學(xué)校還可以建立“校史館”，通過(guò)展示實(shí)物檔案中的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物，對(duì)學(xué)校的發(fā)展歷史和業(yè)績(jī)進(jìn)行展示；離退休處舉辦慶?！翱箲?zhàn)勝利70周年”書畫展，檔案館可以為他們提供多幅書畫作品，這些作品可以是離退休同志們當(dāng)初歸到檔案館的自己的作品。每年的6月9日，是國(guó)際檔案紀(jì)念日，可以利用這一重要機(jī)會(huì)，做一些實(shí)物圖片宣傳板，配上說(shuō)明，印發(fā)一些宣傳冊(cè)，面向全校進(jìn)行宣傳和展示。通過(guò)各種形式對(duì)實(shí)物檔案的利用，既能充分實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的內(nèi)在價(jià)值，又能豐富校園文化建設(shè)的內(nèi)涵。

3.5 設(shè)立實(shí)物檔案展廳，擴(kuò)大實(shí)物檔案利用量

在學(xué)校實(shí)物檔案利用的過(guò)程中，可以在檔案館設(shè)立展廳，并對(duì)展廳進(jìn)行展覽區(qū)域的劃分：1）在榮譽(yù)墻部分可以展出學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中獲得的獎(jiǎng)狀和獎(jiǎng)杯等實(shí)物；2）在對(duì)歷史的回顧過(guò)程中可以展出往屆校友在學(xué)校學(xué)習(xí)生活中使用過(guò)的物品，還可以展示學(xué)校的作廢印章等；3）在展示領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷方面，可以展示各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在重大節(jié)日對(duì)本校的信件和題詞等；4）在互訪往來(lái)部分可以展示本校與其他高校交往過(guò)程中其贈(zèng)送的紀(jì)念物品；5）在校慶精品方面可以展示學(xué)校在歷屆校慶時(shí)頒發(fā)的紀(jì)念品；6）在名人物品部分可以展示為學(xué)校做出突出貢獻(xiàn)的名人事跡和捐贈(zèng)物品等。還可以充分利用檔案館的走廊，設(shè)置展柜及吊柜，定期設(shè)立專題展。這些展覽在提高實(shí)物檔案的利用率的同時(shí)，還可以使參觀者對(duì)學(xué)校的歷史和現(xiàn)在的發(fā)展有一個(gè)深入的了解。

3.6 利用數(shù)字化技術(shù)，提高實(shí)物檔案利用率

學(xué)校在對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行展示的同時(shí)，還可以在學(xué)校的專屬網(wǎng)頁(yè)上建立與之相對(duì)應(yīng)的虛擬實(shí)物，并對(duì)這些虛擬實(shí)物進(jìn)行科學(xué)的分類。當(dāng)瀏覽網(wǎng)頁(yè)時(shí)，可以按照分類進(jìn)行檢索，然后就會(huì)就會(huì)顯示與實(shí)物相對(duì)應(yīng)的信息。通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，可以在實(shí)物展示的同時(shí)，提高學(xué)校實(shí)物檔案的利用率。

4 總結(jié)語(yǔ)

綜上所述，中職學(xué)校的實(shí)物檔案管理是中職學(xué)校檔案管理工作中的重要組成部分，并且，實(shí)物檔案的管理工作和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理之間存在著很大的區(qū)別。因此，必須加強(qiáng)對(duì)是實(shí)物檔案管理工作的研究，使實(shí)物檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，最大限度的實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案管理的價(jià)值。中職學(xué)校的實(shí)物檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期，并且艱巨的工程，為了實(shí)物檔案管理事業(yè)的發(fā)展，必須高度重視實(shí)物檔案管理工作。

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