淺談如何加強(qiáng)電算化會計檔案管理工作

鄒洪偉

隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國相當(dāng)多的機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始使用會計電算化軟件進(jìn)行賬務(wù)處理，計算機(jī)處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的比重越來越大，使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，減輕了工作強(qiáng)度，提高了工作效率，為實(shí)現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。同樣，會計業(yè)務(wù)實(shí)行電算化后，會計檔案的內(nèi)容、生成、傳輸、保管等也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，電算化會計檔案成為重要的管理對象，如何切實(shí)有效地開展電算化會計檔案管理工作已成為廣大檔案工作者必須面對的重要課題。

1 完善制度，規(guī)范管理

電算化會計檔案的內(nèi)涵較為廣泛，其內(nèi)容不僅包括存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)），打印輸出的傳統(tǒng)概念上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，還包括會計電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度，必須有一整套較為完善的規(guī)章制度來規(guī)范檔案管理實(shí)踐。因此，檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位會計工作的實(shí)際情況，在遵循《會計檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，制定和完善本單位的電算化會計檔案管理制度，如《電算化會計檔案崗位責(zé)任制》、《安全保密制度》、《計算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等，以便在實(shí)際工作中以制度約束行為，以制度規(guī)范管理。

2 授權(quán)操作，專人專職

實(shí)行會計電算化后，會計崗位的設(shè)置發(fā)生了相應(yīng)的改變，因此，應(yīng)根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，采取不相容職責(zé)相分離的措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，對不同的崗位賦予不同的權(quán)限。在單位中應(yīng)設(shè)置會計電算化檔案管理員，專門負(fù)責(zé)電算化會計檔案的整理歸檔，且該管理員不能由出納人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責(zé)有：在規(guī)定期限，向會計電算化系統(tǒng)各類有關(guān)人員催收會計數(shù)據(jù)備份及存檔資料，并填寫存檔清單；按規(guī)定保管存檔的各種會計電算化檔案；負(fù)責(zé)會計檔案的安全保密，不能擅自借出，經(jīng)會計電算化主管和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)允許借閱、復(fù)制的會計檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)；定期對磁或光介質(zhì)的會計檔案進(jìn)行檢查、殺毒工作。

3 根據(jù)特點(diǎn)，有所側(cè)重

在電算化環(huán)境下，要尤其注重對非紙質(zhì)會計檔案和軟件文檔的管理。存儲計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)），是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。這種會計檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，而通過會計數(shù)據(jù)備份的方式生成。目前，大多數(shù)會計電算化軟件均支持計算機(jī)硬盤、軟盤及移動存儲設(shè)備（移動硬盤、光盤、磁帶機(jī)）備份。備份次數(shù)應(yīng)視單位的會計業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應(yīng)少于兩次。數(shù)據(jù)資料備份要有專人負(fù)責(zé)，建立相應(yīng)的責(zé)任制。數(shù)據(jù)資料備份包括對計算機(jī)內(nèi)的會計信息的日備份、月備份和年備份。對于計算機(jī)內(nèi)的憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表等重要數(shù)據(jù)最好采用AB備份法進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，殺毒后放置在不同地方妥善保存，以防止因病毒入侵或地震、火災(zāi)等意外情況而造成計算機(jī)故障和存儲設(shè)備損壞而丟失數(shù)據(jù)。各種備份光盤設(shè)備均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識，以便查找。對于歸檔保存的會計數(shù)據(jù)備份時最好以只讀形式保存，這樣可以防止無意或人為的改動，保證會計檔案的真實(shí)性以及日后會計數(shù)據(jù)恢復(fù)時會計信息的正確性。電算化會計檔案中軟件文檔是進(jìn)行會計信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解應(yīng)用軟件的設(shè)計思路和編制的源程序代碼，同時，一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管。保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之后的5年。

4 強(qiáng)化保管，確保安全

一是在選用保存會計檔案的存儲介質(zhì)時，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存儲介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會影響到使用效果；二是對存放在存儲介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好“保護(hù)”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；三是對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)，各種備份軟盤均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識，以便查找；四是對使用時間較長的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；五是對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上，系統(tǒng)管理員以及會計電算化操作員應(yīng)及時制作數(shù)據(jù)備份；六是需要對備份磁盤進(jìn)行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作；七是應(yīng)用會計系統(tǒng)的計算機(jī)不應(yīng)直接連接互聯(lián)網(wǎng)，如果單位實(shí)行會計網(wǎng)絡(luò)化管理，可采取設(shè)置防火墻、安裝信息網(wǎng)關(guān)和安全路由器、設(shè)置授權(quán)和身份認(rèn)證系統(tǒng)、進(jìn)行信息加密、加強(qiáng)安全監(jiān)測預(yù)警系統(tǒng)的實(shí)時監(jiān)控等措施，確保會計數(shù)據(jù)不受外部的影響，保證電算化會計檔案的安全。

5 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)

會計檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，而計算機(jī)技術(shù)的普及又對會計檔案管理工作者提出了新的更高的要求。針對目前各單位會計檔案管理部門缺乏既懂檔案管理知識，又精通財會知識和計算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才的情況，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會計檔案管理人才培養(yǎng)，進(jìn)一步加強(qiáng)會計檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們盡快掌握計算機(jī)技術(shù)，不斷提高電算化會計檔案管理水平。