關(guān)于學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題的分析

劉國芝

摘 要：創(chuàng)新是歷史進(jìn)步的主要動力，也是時代發(fā)展的重要源泉，在傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理工作中，筆者發(fā)現(xiàn)其中存在諸如歸檔程序繁瑣，資料保存限制等缺陷。在科技高速發(fā)展的今天，在信息化、數(shù)字化等給我們的生活帶來巨大改變的同時，也為我們學(xué)校檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，本文旨在分析學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化等諸多問題及舉措。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；數(shù)字化

檔案管理工作對于學(xué)校管理質(zhì)量的重要性不言而喻，也是對于學(xué)校發(fā)展水平的直接顯現(xiàn)，對于學(xué)校的教學(xué)、管理及科研等方面都有著重要的意義，因此傳統(tǒng)的檔案管理方式已不再能夠勝任今天的學(xué)校管理局面，因此對于學(xué)校的檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)及時、積極的改變原有的體制和工作方法，以提高學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

1 學(xué)校檔案管理上的創(chuàng)新

（一）檔案管理理念的創(chuàng)新

理論是實(shí)踐的先導(dǎo)，思想是行動的指南，想要學(xué)校檔案管理創(chuàng)新，必須要先在理念上進(jìn)行創(chuàng)新，要摒棄原有傳統(tǒng)觀念對于工作人員思想上的束縛，學(xué)習(xí)先進(jìn)的創(chuàng)新理念。

傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作中，往往只是針對于文字、表格、圖像等信息的管理，而疏忽了對于管理人員的管理，對于信息查閱人員的管理，這就要求檔案信息的管理人員，在打破原有思想禁錮的同時，還要全面認(rèn)識到檔案管理創(chuàng)新的重要性，在做好檔案信息收集、整理與歸納的同時，也要加強(qiáng)對于檔案管理人員以及信息查閱人員的管理，力求全面。

（二）檔案管理方法的創(chuàng)新

現(xiàn)如今的檔案正在從人力手抄管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)信息數(shù)字化管理，以習(xí)近平總書記提出的“互聯(lián)網(wǎng)+”為目標(biāo)，以現(xiàn)代化信息技術(shù)技術(shù)為手段，通過科學(xué)的管理方法[1]，讓學(xué)校檔案管理走進(jìn)數(shù)字化的大門。

這需要每一位管理人員都不僅僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理方法，還要學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)操作以及電子數(shù)據(jù)的錄入、修改、查閱、增刪等管理技能，這樣不僅大大的增加了檔案管理的效率，同時也增強(qiáng)的檔案的安全性。當(dāng)然，這不僅僅需要檔案管理人員的積極學(xué)習(xí)，還需要學(xué)校管理者的配合，共同推動檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程。

（三）工作人員管理方式的創(chuàng)新

人員管理也是檔案管理工作中十分重要的一環(huán)，在工作內(nèi)容和方法創(chuàng)新之后，很多學(xué)校往往會忽略管理方式的創(chuàng)新，在檔案管理中仍采取“一言堂”的工作模式，而在當(dāng)今社會，以人為本的管理理念愈加深入人心，這種絕對權(quán)威的管理方式并不適宜，越來越多的企事業(yè)單位選擇人性化管理理念取而代之，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員以及工作人員之間的友好合作，大大的提升了工作效率。

2 學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的問題

隨著學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新，許多學(xué)校開始搭建數(shù)字化檔案管理平臺，通過這種數(shù)字化的平臺，不僅能夠更加方便、高效的傳輸、管理和查閱檔案，還能夠進(jìn)行分析、歸納、總結(jié)，對于學(xué)校管理建設(shè)有著極大的作用。由于數(shù)字化進(jìn)程剛剛開始，現(xiàn)在還面臨著如下問題：

（一）檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識不足

在越來越多學(xué)校進(jìn)行檔案管理數(shù)字化的過程中，會有一些管理人員并沒有意識到檔案管理數(shù)字化的重要性，保持著原有的工作習(xí)慣和工作方法，使得數(shù)字化的檔案管理平臺并沒有起到其應(yīng)有的作用。

（二）檔案管理工作人員的專業(yè)技能不足

檔案管理數(shù)字化平臺建設(shè)是一種新興的技術(shù)，也是一種科技含量非常高的技術(shù)，因此有一些學(xué)校的工作人員對于這種專業(yè)技術(shù)并不擅長，缺乏相關(guān)的專業(yè)技能[2]，這也直接影響了檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。

（三）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性不足

通過建立數(shù)字化的檔案平臺旨在實(shí)現(xiàn)檔案信息的保存和傳輸，但是現(xiàn)如今的網(wǎng)絡(luò)安全問題的確存在很多隱患，近年來個人檔案信息泄露的事故頻頻發(fā)生。在這種隱患的存在之下，令很多學(xué)校不敢繼續(xù)進(jìn)行檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程，更有不敢開放其學(xué)校內(nèi)數(shù)字化檔案管理平臺的情況，這些都限制了目前很多學(xué)校檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。

3 加強(qiáng)學(xué)校檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化建設(shè)中的建議

（一）提高檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識

這需要學(xué)校定期組織工作人員定期舉辦思想教育講座，通過講座來幫助工作人員徹底了解檔案管理數(shù)字化的重要性，同時也可以組織工作人員到其他擁有比較完善的數(shù)字化檔案管理平臺的學(xué)校中去參觀和學(xué)習(xí)，增強(qiáng)工作人員的創(chuàng)新意識。

（二）提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能

通過檔案管理數(shù)字分析，檔案的利用率急速上漲，這就對工作人員的素質(zhì)及技能有著很高的要求，一些學(xué)校的管理人員專業(yè)技能不足，針對這一問題，筆者認(rèn)為，學(xué)校應(yīng)該增加對于檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過培訓(xùn)考核、交流活動等方式，鼓勵工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，健全檔案管理工作人員隊(duì)伍，培養(yǎng)一批檔案數(shù)字化管理技術(shù)過硬的人才，為學(xué)校今后的檔案管理有著極大的作用。

（三）增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識

在現(xiàn)如今的網(wǎng)絡(luò)安全的嚴(yán)峻形勢面前，每一位檔案管理的工作人員都應(yīng)該增強(qiáng)自身的網(wǎng)絡(luò)安全意識，并嚴(yán)格遵守《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》[3]，不給犯罪分子可乘之機(jī)，將網(wǎng)絡(luò)安全隱患降到最低。

另外，“沒有規(guī)矩，不成方圓”，學(xué)校也應(yīng)該建設(shè)好檔案管理工作的各項(xiàng)制度，并要求全體工作人員嚴(yán)格遵守，同時也應(yīng)該進(jìn)行保密安全技術(shù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)針對不同用戶設(shè)置不同權(quán)限，不同權(quán)限提供相應(yīng)的瀏覽查看范圍；學(xué)會建立數(shù)據(jù)備份，以防止數(shù)據(jù)的意外篡改和丟失；同時要學(xué)習(xí)如何對于中藥文件和文檔進(jìn)行加密保存等等。通過這些安全技術(shù)的學(xué)習(xí)，也讓工作人員了解到安全工作的重要性。

4 結(jié)語

綜上所述，學(xué)校的檔案管理工作正在一步一步的邁進(jìn)數(shù)字化，由于起步較晚，檔案管理工作中存在一些不足，這就需要學(xué)校積極配合檔案管理工作，提高檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識及其專業(yè)技能，同時培養(yǎng)其網(wǎng)絡(luò)安全意識，搭建數(shù)字化檔案管理平臺，為學(xué)校在未來的改革發(fā)展中提供更多、更有效的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊波.關(guān)于學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（22）：183，189.

[2]季軒.高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016，15（15）：209-210.

[3]劉寧.數(shù)字時代高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的創(chuàng)新研究[J].檔案與建設(shè)，2014（12）：28-30.