法院檔案電子化管理的問題探究

摘 要：為適應日益加快的社會工作節(jié)奏，各級政府部門尤其是法院著力打造單位文化，十分重視法院檔案管理工作的電子化進程。將法院審理工作中形成的大量資料進行系統(tǒng)的整理、歸檔就形成了法院檔案。法院檔案是法院審理工作發(fā)展和歷程的重要資料，有著較為重要的保存和參考利用價值。為法院的學員教育，提升法院的信譽度，樹立良好的形象，促進法院內部成員之間的溝通與交流，增強群眾對法院的信任度，和法院案件審理研究的進步提供重要的依據(jù)支持。

關鍵詞：法院；檔案管理；電子化

檔案真實的記錄著法院各項活動的原生信息，是法院發(fā)展的寶貴財富，也是法院文化的一種遺產。當信息技術在人類社會盛行，檔案管理這項帶領人類重新客觀世界，承載著人類文明進程的工作對信息技術的利用就顯得尤為重要。法院檔案管理工作的電子化建設，對于法院檔案管理快速融入千變萬化的信息社會有著重要意義。加快法院檔案的電子化建設是社會對法院檔案管理部門和檔案管理人員的迫切要求，也是法院管理工作刻不容緩的發(fā)展任務。

1 傳統(tǒng)檔案管理工作的缺陷

（一）管理模式不科學。

檔案管理工作一直是影響著法院整體工作的重要組成，如此飛速的社會變化，日新月異的信息技術影響著法院檔案管理工作的工作模式。傳統(tǒng)的管理模式很明顯不適應現(xiàn)在的信息社會模式，也影響著檔案的完整保存和法院的利用效果。

傳統(tǒng)的法院檔案管理工作都是各級法院自成體系，對于訴訟檔案只重視層級的劃分，而忽視了各級訴訟檔案的統(tǒng)一管理。同時大多數(shù)基層法院對檔案管理工作的建設力不從心，人力、物力、財力的限制嚴重影響了檔案管理的質量和效率。各自為政的法院檔案管理工作，各具特色的法院檔案管理制度，加大了實體卷宗的使用難度，也導致了借閱環(huán)節(jié)出現(xiàn)一些信息泄露漏洞。由此也導致各法院間，法院各檢察院之間在檔案借閱問題上矛盾頻出，不利于社會服務職能的發(fā)揮。

（二）管理手段不專業(yè)。

由于缺乏專業(yè)檔案管理人員的工作經驗，面對繁多的檔案管理任務，缺乏領導關注與指導的法院檔案管理工作效率一直得不到提升。法院也沒有對檔案管理工作做統(tǒng)一的規(guī)劃，缺乏統(tǒng)一的管理標準和指標，各業(yè)務庭依據(jù)自己的統(tǒng)計方法上報應歸檔數(shù)和未歸檔數(shù)，導致歸檔率無法做到客觀全面。最終呈現(xiàn)出的檔案缺乏規(guī)范的排列順序、存檔內容缺失、歸檔時間過晚等現(xiàn)象。

2 電子化檔案的界定

檔案工作是各項管理工作中必不可少的重要組成，它真實的記錄著人類活動，為后世的人類生活提供依據(jù)。檔案管理是任何單位的管理工作中不可或缺的重要組成部分，有其特有的科學價值和存在屬性。而電子化的檔案則是指各級各類單位對本單位在辦公過程中由各種電子設備生成的有保存和利用價值的聲音、圖像等的得到歸檔的電子文件。電子檔案能夠及時歸檔，接受方便；能夠較為齊全的進行歸檔，但是所利用的存儲空間卻詞普通檔案小的多，方便管理；由于電子檔案通過電子軟件進行管理存儲，方便共享；利用網絡信息技術能夠釋放檔案工作人員的雙手，釋放壓力，提高效率。

檔案電子化實現(xiàn)了檔案資源的合理配置，把現(xiàn)存檔案進行數(shù)字化建設，提高重要檔案的保護程度和利用率。我們這里所說的法院檔案電子化將現(xiàn)有的訴訟檔案、文書檔案以及聲像和科技檔案等進行數(shù)字化建設，而且進一步提高館藏檔案的利用率，實現(xiàn)各級法院的資源共享和工作效率。

3 法院檔案電子化管理的必要性

1.檔案電子化是我國法制建設的需要。

為有效的實現(xiàn)檔案電子化，必須充分運用先進的管理思想、方法、技術和手段，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，發(fā)揮檔案的社會和經濟價值，不斷為審執(zhí)工作添磚加瓦。法院電子化建設、物質裝備建設和隊伍建設等都不開檔案電子化的建設。隨著我國綜合國力的增強，我國經濟建設、民主與法制建設取得了長足發(fā)展，人民法院的各項工作需要不斷發(fā)展變化，法院工作煥然一新。由于法院檔案電子化程度不高，影響了工作效率，所以提高法院檔案電子化水平，是提高工作效率的重要方法，有利于推動我國法制建設進程。

2.檔案電子化是建設現(xiàn)代化法院的內在要求。

建設現(xiàn)代化法院離不開檔案電子化。法院物質裝備科技化、電子化和法院辦公自動化是現(xiàn)代化法院的重要標準。建設掌握現(xiàn)代科學技術的人才隊伍、配置符合社會發(fā)展的現(xiàn)代化法院裝備設施，是時代發(fā)展的必然趨勢。改善法院的基礎設施，規(guī)范司法行政管理、掌握物質技術和保障后勤服務，是法院現(xiàn)代化建設的重要內容和必然要求。

3.檔案管理運用信息技術是司法物質文明的重要內容。

司法物質文明與司法精神文明共同鑄造了司法文明。實現(xiàn)法院檔案管理電子化，廣泛應用信息技術，把信息技術投入到法院檔案管理工作，對于豐富法院的物質文明有著重要推動作用。檔案管理工作的電子化程度標志著法院司法物質文明的豐富程度，也集中體現(xiàn)著社會物質文明對法院物質建設的影響。

4 法院檔案電子化管理的重要性

（一）實現(xiàn)了各級法院的檔案管理統(tǒng)一。

電子化的法院檔案管理工作能夠通過信息管理系統(tǒng)為辦公自動化系統(tǒng)提供歸檔信息的登記情況，實現(xiàn)對已經立檔的各級法院的電子檔案的網絡監(jiān)控，也有利于電子檔案的接收和歸檔。改變了各級法院各自為政的弊端，實現(xiàn)了管理模式上的統(tǒng)一，規(guī)范化了法院檔案管理工作，提高了法院檔案管理工作標準，推動了法院檔案工作的效率提高，為法院其他工作提供支持。

（二）提高了各級法院的管理工作效率。

隨著法制社會建設的深入進行，當事人進行訴訟的途徑越來越便捷，全國的法院迎來了一波又一波的受理案件。翻倍增長的案件數(shù)量與停滯不前的法官人數(shù)形成了鮮明對比，不協(xié)調的檔案數(shù)量與工作人員對比導致了工作人員的工作量直線上升，無法輕松應對。而電子化的法院檔案管理建設能夠為檔案管理的歸檔工作、監(jiān)控工作、查詢工作、檢索工作等提供便捷的途徑。同時透明化的檔案管理工作，為各個案件檔案的借閱避免了煩瑣的流程與溝通的矛盾。

（三）提供了法院學習的指導參考資料。

實現(xiàn)檔案的電子化，一方面能夠使法官在進行法律法規(guī)查詢時可以獲得更為方便快捷的查詢體驗；另一方面還為法官提供了可借鑒的法學理論，有利于法官對案件更為規(guī)范客觀的審理。同時對于一些優(yōu)秀的案件受理過程進行分門別類的歸檔，組合成各類案件的審判經驗，有利于其他法官的借鑒與學習，對于整個法官隊伍素質的提高有著重要意義。

另外，法院檔案管理的電子化，對于數(shù)據(jù)、音視頻、圖像等現(xiàn)代信息技術的有效利用，實現(xiàn)了對法院開展審判案件的全程記錄，客觀記錄和反映著案件事實，對于審判工作的透明度提高有著重要作用。不可逆轉的檔案管理程序還能夠有效防止司法不公正問題，對于法官權力的濫用問題也能夠起到制約作用。在這過程中，當事人能夠在網上查詢到案件的進程，對案件各階段的具體信息有一個清晰的了解，確保了當事人在案件受理過程中的合法權益實現(xiàn)，有利于司法公正程度的提高。

5 結束語

總之，法院檔案實現(xiàn)電子化管理對于法院自身發(fā)展乃至社會發(fā)展都有著重要意義。能夠快速的將社會科技成果融入管理工作，對于法院工作效率的提高，服務職能的實現(xiàn)，綜合實力的提高都有著推動作用。為了法院檔案管理工作能夠更好的服務大眾，為社會主義法制建設奉獻更有力的支持，必須進一步加強法院檔案電子化管理建設工作。

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作者簡介

孫莉（1980-），女，山東省棗莊人，本科，畢業(yè)于山東大學，檔案館員，研究方向：檔案管理。