探討環(huán)境監(jiān)測儀器設(shè)備檔案的管理

摘 要：從儀器設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立、確立歸檔范圍、收集資料、分類整理這幾個方面對環(huán)境監(jiān)測設(shè)備的檔案管理提出見解。

關(guān)鍵詞：環(huán)境監(jiān)測；儀器設(shè)備；檔案管理

環(huán)境監(jiān)測儀器設(shè)備是否正常運(yùn)行直接影響到環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)的質(zhì)量，因此必須對監(jiān)測設(shè)備進(jìn)行有效的管理，而建立設(shè)備檔案是對儀器進(jìn)行系統(tǒng)性管理的一個重要手段。監(jiān)測站對儀器設(shè)備檔案的利用程度越高，儀器設(shè)備的管理就越到位，所以，要充分認(rèn)識到環(huán)境監(jiān)測設(shè)備檔案管理的重要性，從而提高環(huán)境監(jiān)測設(shè)備檔案的質(zhì)量和管理水平，發(fā)揮其在環(huán)境監(jiān)測、科研、教學(xué)等方面的作用?，F(xiàn)就監(jiān)測站設(shè)備檔案的管理，談?wù)勎业恼J(rèn)識和看法：

1 環(huán)境監(jiān)測儀器設(shè)備檔案含義

環(huán)境監(jiān)測儀器設(shè)備檔案是指在引進(jìn)、購買、驗(yàn)收、使用、維修、調(diào)撥、報廢過程中形成的用于環(huán)保管理工作的儀器設(shè)備的文件材料[1]。

2 環(huán)境監(jiān)測設(shè)備檔案歸檔的必要性

科技在不斷地發(fā)展，環(huán)境監(jiān)測手段也不斷改進(jìn)，越來越多的儀器設(shè)備投用到環(huán)境監(jiān)測工作中。儀器設(shè)備的真實(shí)情況可以通過為其建立檔案并及時更新檔案內(nèi)容而準(zhǔn)確地反映出來，同時，跟蹤儀器設(shè)備檔案可以保證儀器的正常運(yùn)行，從而讓儀器設(shè)備的投資效益具有重要的意義。

建立完整、系統(tǒng)的設(shè)備檔案，可以實(shí)現(xiàn)全過程管理儀器設(shè)備。儀器設(shè)備故障發(fā)生的規(guī)律可以通過查閱設(shè)備檔案中的儀器設(shè)備技術(shù)參數(shù)進(jìn)行分析和比較得出，從而采取預(yù)防措施，避免故障再次發(fā)生，確保監(jiān)測工作的正常進(jìn)行，增強(qiáng)監(jiān)測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；通過不定期查閱設(shè)備檔案，可以總結(jié)出設(shè)備管理工作中存在的不足，不斷改進(jìn)，提高工作效率；當(dāng)機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整或變動時，科學(xué)的檔案管理可以

保持設(shè)備管理的連續(xù)性，避免出現(xiàn)中斷的情況；當(dāng)有儀器設(shè)備需借調(diào)時，完整的設(shè)備檔案材料，有利于和相關(guān)單位協(xié)作，可以維護(hù)自己的合法權(quán)益。

3 環(huán)境監(jiān)測設(shè)備檔案的管理

3.1 建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

我站成立由站長直接領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，實(shí)行監(jiān)測站、儀器設(shè)備管理科室、檔案工作人員三級管理網(wǎng)絡(luò)。質(zhì)量管理室和業(yè)務(wù)室的分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)了解儀器設(shè)備檔案工作的情況，解決儀器設(shè)備檔案管理工作出現(xiàn)的問題，保證儀器設(shè)備檔案工作的正常運(yùn)行。質(zhì)量管理室注意設(shè)備檔案材料的形成和積累，把好儀器設(shè)備檔案進(jìn)口關(guān)、歸檔關(guān)和安全使用關(guān)。業(yè)務(wù)室檔案管理員對接收來的設(shè)備檔案，進(jìn)行登記、分類、編目、統(tǒng)計等整理程序。儀器設(shè)備負(fù)責(zé)人要樹立檔案意識，對需要?dú)w檔保管的儀器設(shè)備資料做到心中有數(shù)，自覺上交給檔案管理人員存檔，在全站形成一個有效的設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

3.2 確定環(huán)境監(jiān)測設(shè)備檔案的歸檔范圍

根據(jù)《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》和我站制定的《環(huán)境保護(hù)儀器設(shè)備檔案立卷歸檔制度》，按照環(huán)境監(jiān)測設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合監(jiān)測站實(shí)際，明確了環(huán)境監(jiān)測設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容。主要有：

購買階段：采購申請、購買合同、發(fā)票。

驗(yàn)收階段：裝箱清單、出廠合格證、保修卡、說明書、操作與安裝軟件、安裝運(yùn)行報告。

使用、維護(hù)保養(yǎng)階段：檢定/校準(zhǔn)計劃、期間核查計劃、維護(hù)計劃、檢定/校準(zhǔn)證書、檢定/校準(zhǔn)確認(rèn)表、期間核查記錄、維修記錄、使用記錄、維護(hù)記錄、降級申請和借調(diào)記錄等。

停用、報廢階段：停用、報廢申請單及處理去向說明。

3.3 收集資料

每一臺環(huán)境監(jiān)測設(shè)備從申購到報廢都經(jīng)過購買、驗(yàn)收、使用、報廢四個階段。儀器設(shè)備檔案收集主要分為原始檔案和運(yùn)行檔案兩部分。原始檔案主要是包括購買階段和驗(yàn)收階段這兩方面的內(nèi)容。運(yùn)行檔案主要是包括使用、維護(hù)保養(yǎng)階段和停用、報廢階段產(chǎn)生的資料。設(shè)備在使用過程中，日常管理記錄如使用記錄、維護(hù)記錄、檢定/校準(zhǔn)記錄等是動態(tài)變化的，所以要不斷跟蹤收集相關(guān)資料。

3.4 儀器設(shè)備檔案的整理

儀器設(shè)備資料收集后需要對其進(jìn)行分類整理，這樣才能清楚地反映儀器各個階段的真實(shí)、完整的情況，也有利于檔案的管理，方便設(shè)備檔案資料的查閱。按照儀器管理規(guī)定，一般每臺儀器設(shè)備需獨(dú)自建立一個檔案，即“一器一檔”，但是在我們的實(shí)際工作中，存在同一類型監(jiān)測儀器設(shè)備有多臺不同出廠編碼的設(shè)備的情況，例如我們單位的TH-600B這一型號的智能煙氣采樣分析器就有六臺，單獨(dú)一臺儀器設(shè)備的材料可能會較少，“一器一檔”就會占用較多的存放地方，造成檔案空間的浪費(fèi)，管理也不方便。把同一類監(jiān)測儀器設(shè)備歸為同一檔號管理，即“類器同檔”，里面的每臺儀器再編一個專屬的下一級的檔案編碼，這樣，在儀器購買到報廢的全過程中，可以確保儀器設(shè)備檔案的穩(wěn)定性與準(zhǔn)確性[2]。

將收集到的儀器設(shè)備資料按照儀器設(shè)備的四個階段進(jìn)行分類整理，其中使用階段的資料較多，要著重注意，為了方便查找，使用階段可以再細(xì)分幾個部分：檢定/校準(zhǔn)、期間核查、使用維護(hù)情況、維修情況。

4 小結(jié)

監(jiān)測儀器設(shè)備是開展環(huán)境監(jiān)測的必備手段，是國家的寶貴財產(chǎn)[3]。環(huán)境監(jiān)測任務(wù)越來越重，監(jiān)測技術(shù)不斷提高，儀器設(shè)備也隨著不斷發(fā)展，種類與數(shù)量逐漸增多，儀器設(shè)備越來越難以管理。設(shè)備檔案的建立可以實(shí)現(xiàn)對儀器設(shè)備進(jìn)行從購買到報廢進(jìn)行全過程的控制，以確保儀器設(shè)備提供科學(xué)有效的監(jiān)測數(shù)據(jù)。

檔案管理人員要在管理檔案時要細(xì)心，保持高度的工作責(zé)任感，主動積極地收集與整理有用的資料，保證設(shè)備檔案的完整有效性，才能使設(shè)備檔案發(fā)揮其自身的作用，使儀器設(shè)備得到更好的管理，為監(jiān)測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] HJ/T 8.5-1994，環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范 環(huán)境保護(hù)儀器設(shè)備[S].

[2] HJ/T 8.5-1994，余日新.環(huán)境監(jiān)測儀器設(shè)備的管理[J].海峽科學(xué)，2012，9：13-14.

[3] 全國環(huán)境監(jiān)測儀器設(shè)備管理規(guī)定（暫行），第一章，第二條.

作者簡介

鄭艷明（1969-），女，廣東，廣東省肇慶市環(huán)境保護(hù)監(jiān)測站，館員，研究方向：檔案管理。