淺談水利工程檔案的管理

馬莉莉

水利工程檔案是水利工作的重要組成部分，是對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料的總和。水利工程檔案產(chǎn)生于整個(gè)基本建設(shè)全過程，包括從工程項(xiàng)目提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招（投）標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行（使用）等全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的對水利工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改建、擴(kuò)建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計(jì)起著重要的憑證和依據(jù)作用，對其他工程也起著借鑒與參考的作用。因此，利用好、管理好水利工程檔案，使其在水利建設(shè)和水利管理中充分發(fā)揮作用，更好地為水利事業(yè)服務(wù)，是檔案工作者的重要職責(zé)。

1 水利工程檔案的宏觀屬性

1.全面化。水利工程建設(shè)周期一般少則半年，多則幾年至十幾年；工程建設(shè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)歷從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)到施工管理全過程；工程建設(shè)涉及的相關(guān)部門有發(fā)改委、國土、水利、林業(yè)、環(huán)保等多個(gè)職能部門。水利工程建設(shè)時(shí)間長、環(huán)節(jié)多、部門廣的特點(diǎn)，給水利工程檔案工作的全面化造成了很大困難。只有持之以恒，抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，與相關(guān)部門通力協(xié)作，才能保證檔案工作的全面化。

2.精確化。水利工程檔案主要包括文字資料、圖紙資料和圖片資料要求精確化，尤其是檢查檢測資料，要求精確化程度更高。在檢查資料中，隱蔽工程的記錄要求及時(shí)準(zhǔn)確，如基礎(chǔ)的挖深、尺寸和高程等檢查數(shù)據(jù)；在檢測資料中，取樣、送檢、試驗(yàn)等一系列檢測程序要達(dá)到規(guī)范要求，檢測報(bào)告一定要由定的檢測部門提供。因此，所有的檢查檢測資料要真實(shí)準(zhǔn)確記錄。

3.系統(tǒng)化。主要指檔案資料在整理歸檔時(shí)，按照基本建設(shè)程序的要求編輯、立卷、裝訂成冊。一般來講，基建檔案的具體內(nèi)容和組卷順序主要有：工程建設(shè)依據(jù)文件；竣工驗(yàn)收文件；勘察設(shè)計(jì)文件；施工技術(shù)文件；竣工圖的繪制。建立系統(tǒng)化的檔案，既便于檔案自身的管理，又便于查閱應(yīng)用。

2 水利工程檔案的微觀特點(diǎn)

1.檔案內(nèi)容的綜合性。這是由于水利建設(shè)、管理的復(fù)雜多樣性決定的。從行業(yè)關(guān)聯(lián)看，水利建設(shè)涉及工業(yè)、交通、電力、通訊、市政、生態(tài)環(huán)境等各個(gè)領(lǐng)域，具有多元性和綜合性的特點(diǎn)。從水利工程本身看，包括農(nóng)田水利、水土保持、節(jié)水灌溉、水文地質(zhì)、水資源等多個(gè)專業(yè)，由此產(chǎn)生了不同的水利建設(shè)內(nèi)容；從水利工程投資規(guī)模上看，可分為大型工程、中型工程和小型工程；從水利工程申報(bào)結(jié)果上看，具有不確定性，水利工程項(xiàng)目的申報(bào)能否得以批準(zhǔn)，受多方面因素的制約，有的很快得到批準(zhǔn)，有的出現(xiàn)緩批、特批或不批的結(jié)果。

2.形成時(shí)機(jī)的季節(jié)性。水利工作是人類改造自然的活動(dòng)，必然要受到自然規(guī)律的制約和影響，一年四季都有其特定的工作內(nèi)容，如夏季防汛抗旱，冬春季節(jié)開展全面歲修工程等。在這些工作過程中形成的大量檔案，特別是汛期一日多變的水文、氣象數(shù)據(jù)以及因防治洪澇災(zāi)害而進(jìn)行的緊急工程的信息等，都明顯具有形成時(shí)間短、季節(jié)性強(qiáng)的特點(diǎn)。

3.形成周期的差異性。根據(jù)不同的工程效益、水文地質(zhì)條件、河床演變情況、險(xiǎn)情隱患以及其他因素所確定的水利建設(shè)工程。周期相關(guān)較大。一般的江河護(hù)坡工程以及農(nóng)田水利工程，通常僅需要幾個(gè)月即可完成，而大型的河道工程、水庫、閘壩建設(shè)，則需要幾年或更長的時(shí)間才能完成。施工周期長短不同，就必然使得相應(yīng)工程建設(shè)中有關(guān)檔案的形成周期產(chǎn)生很大差異。

3 加強(qiáng)水利工程檔案管理的措施

1.加大宣傳力度，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。要更新觀念，強(qiáng)化意識(shí)，用現(xiàn)代管理思想做好水利工程檔案工作，大力宣傳水利工程檔案工作的重要性，形成一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)重視、大家關(guān)心，人人參與的良好社會(huì)環(huán)境，并真正把水利工程檔案工作擺到水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展的突出位置，千方百計(jì)促進(jìn)水利工程檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，使其在現(xiàn)代水利工作中發(fā)揮重要作用。

2.切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善工作機(jī)制。各級(jí)水利部門應(yīng)把水利工程檔案工作列入重要的議事日程，做到組織落實(shí)，思想到位，對水利工程檔案工作及時(shí)檢查督促，既要隨時(shí)了解掌握水利工程檔案工作發(fā)展動(dòng)態(tài)，超前控制，又要加強(qiáng)橫向、縱向的信息聯(lián)通。完善水利工程檔案為水利服務(wù)的體系，建立政策激勵(lì)機(jī)制，盡快使工程檔案轉(zhuǎn)化為先進(jìn)的生產(chǎn)力。鼓勵(lì)、引導(dǎo)水利工程檔案組織機(jī)構(gòu)，按市場需求建立開放、推廣、培訓(xùn)、服務(wù)、經(jīng)營為一體的運(yùn)行機(jī)制，開拓服務(wù)領(lǐng)域。

4.創(chuàng)新工作方式，注重工作實(shí)效。水利工程檔案的資料較多，收集時(shí)要注意方式方法。一是深入現(xiàn)場，收集檔案資料。水利工程檔案的大部分原始資料產(chǎn)生于施工過程的現(xiàn)場，檔案人員應(yīng)親臨施工現(xiàn)場，收集資料。在收集資料時(shí)，必須十分注意資料的精確度仔細(xì)檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。二是主動(dòng)配合，做好溝通銜接工作。檔案人員要積極與駐地監(jiān)理工程師配合，充分發(fā)揮駐地監(jiān)理工程師的作用，掌握工程進(jìn)度、施工人員等素材。三是明確時(shí)限，力保檔案的完整性。檔案管理員必須區(qū)別不同情況，確定相應(yīng)的工作時(shí)限，以保證檔案的完整性。對于那些形成周期短、時(shí)間性強(qiáng)的檔案要做到及時(shí)收集，對于形成周期長的檔案，則應(yīng)明確劃分收集的時(shí)間區(qū)段，避免造成內(nèi)容混淆、遺漏，降低檔案質(zhì)量。

3.完善硬件建設(shè)，提高工作標(biāo)準(zhǔn)。要使每一項(xiàng)工程的檔案在今后的擴(kuò)建、改建、維修工作中都能發(fā)揮應(yīng)有的作用，必須加強(qiáng)硬件建設(shè)。一是設(shè)置專職檔案員、專門存放地、購置必要的辦公設(shè)備，投入必需的管理資金；二是建立健全完備的查閱制度，防止檔案資料的損壞、丟失；三是定期檢查，維護(hù)檔案資料的安全完整。對容易掉色的圖紙資料要定期修復(fù)；四是由于管理周期長，檔案員的變動(dòng)不可避免。在人員變動(dòng)時(shí)一定要抓好水利工程檔案的交接工作；五是更新管理設(shè)備，使檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化，從而提高管理效率，更好地服務(wù)于水利工程建設(shè)。

5.認(rèn)真組織培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。水利工程檔案管理人員不但應(yīng)具備良好的思想政治素質(zhì)和較高的檔案學(xué)知識(shí)，還應(yīng)對水利專業(yè)的相關(guān)知識(shí)有較多的了解，這樣才能具備相應(yīng)的管理能力。如在繁雜的文件材料中分清性質(zhì)類別，確保文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；能抓住時(shí)機(jī)及時(shí)收集，變單向收集為雙向收集。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)安排檔案管理人員參加；組織檔案管理人員進(jìn)行短期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；主管部門也應(yīng)組織不定期的檢查、交流活動(dòng)，不斷拓寬檔案管理人員的視野。