再談檔案信息資源的開發(fā)利用

殷力志

摘 要：本文闡述了利用在檔案管理工作中的地位及存在的幾個問題，就存在的問題作了剖析并從七個方面給出了具體的解決辦法。

關鍵詞：檔案利用；利用效果；利用效益

檔案利用是檔案工作的一個關鍵環(huán)節(jié)，也是檔案工作的最終目的，收集并保管好檔案只是為利用作準備，他的根本目的是利用。把檔案用于國家管理、經(jīng)濟建設、政治教育工作，這才是檔案工作的重要的任務。檔案利用效果則是對檔案利用工作及整個檔案管理工作的評價和檢驗。

檔案的提供利用工作是對文件信息進行搜集、保管、分析性綜合加工，檢索和組織利用的全過程。檔案信息資源開發(fā)利用又呈現(xiàn)出許多新的特點：一是技術含量高，工作程序復雜，信息資源從感知、收集到加工處理和傳輸交換，需要復雜的技術手段；二是信息種類多，工作量浩大，隨著知識的爆炸性增長，海量信息會造成工作量無限地擴大，無論是處理文書檔案數(shù)據(jù)還是科技、專門檔案數(shù)據(jù)，都是一項長期、復雜的系統(tǒng)工程。如何充分開發(fā)利用檔案信息資源，將檔案信息提供給用戶，實現(xiàn)檔案的價值，提高檔案利用效果，這是新形勢下檔案工作者必須思考和解決的一個問題。根據(jù)這幾年工作考察和實際工作中發(fā)現(xiàn)，在檔案利用工作中，坐等上門的被動服務和不重視檔案利用信息反饋的問題還很嚴重，下面就存在的問題和解決辦法一一論述。

1 檔案信息資源開發(fā)利用存在的主要問題

1.信息的基礎設施發(fā)展建設不平衡

檔案信息基礎設施主要包括檔案信息網(wǎng)絡管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、信息安全防護設備等等。這些方面發(fā)展的不平衡，直接導致檔案信息資源開發(fā)利用受到了諸多限制。

2.標準體系尚未統(tǒng)

檔案信息資源的開發(fā)必須在統(tǒng)一的技術標準下進行，這是實現(xiàn)資源共享和利用的基礎。由于各地的實際情況，在檔案信息資源開發(fā)利用存在著各自為政、規(guī)范不統(tǒng)一等問題，使人與人之間、人與機器之間以及機器與機器之間、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間不能暢通地不失真地進行溝通和交換信息，檔案信息資源在互連、互通、互操作方面存在明顯問題，直接影響其發(fā)揮作用。

3.只統(tǒng)計檔案利用數(shù)據(jù)，沒有實際利用效益統(tǒng)計，

每到年終各級檔案行政管理部門要求基層檔案部門編制年報，了解檔案利用情況時，只需統(tǒng)計利用人數(shù)、利用檔案卷冊數(shù)、頁數(shù)、復印頁數(shù)等，對于通過檔案利用所獲得的社會效益和經(jīng)濟效益不要求細化。收集統(tǒng)計檔案利用數(shù)據(jù)這些表面現(xiàn)象，雖然也能反映一些檔案的利用情況，但不能反映檔案給社會和經(jīng)濟建設帶來的價值和作用。這只是揭示利用的現(xiàn)，而不能揭示他的實際效益。這是檔案部門普遍存在的一個問題。

4.提供利用時，簡單的填寫利用目的，不做深入了解，失去檔案利用信息反饋的機會。利用者查借閱檔案時，需填寫一份登記表，登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外，還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單，如工作參考、提供憑據(jù)，依據(jù)等。不作深層了解，利用后也就了結了，失去了檔案利用信息反饋的大好機會。檔案被利用時，會產(chǎn)生不同程度的社會效益和經(jīng)濟效益，這需要通過信息反饋而求得。要取得這種信息，就的在利用時有目的地作些深層次了解，并作記錄，以便日后跟蹤調(diào)查。

2 提高檔案信息資源開發(fā)利用的方法

1.更新觀念，樹立信息共享認識

在當今信息時代，沒有信息資源的開發(fā)利用，信息化建設就如同無源之水、無本之木；只有把檔案信息資源通過完善的信息系統(tǒng)和信息網(wǎng)絡進行高效互通、有效交鏈，才能達成信息共享，從而提高檔案利用水平。信息的最大優(yōu)勢就是便于共享，只有在充分共享中才能發(fā)揮最大效益。必須打破檔案工作中傳統(tǒng)觀念的條塊分割、自成體系的做法，樹立“信息共享”的觀念，才會以統(tǒng)一的標準格式開發(fā)信息，才能積極主動地建立信息交換協(xié)調(diào)機制，把不同檔案部門檔案信息資源開發(fā)利用統(tǒng)一起來，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，盡快提高檔案信息資源開發(fā)利用的工作效益。

2.建立統(tǒng)一的規(guī)劃和標準

檔案信息資源開發(fā)利用是個龐大的系統(tǒng)工程，必須要在統(tǒng)一的規(guī)劃和組織下，才能形成合力，加快發(fā)展。首先要搞好頂層設計，打牢發(fā)展基礎，堅持自上而下的原則，上層要有信息資源的宏觀規(guī)劃， 要制定檔案信息資源開發(fā)利用的法規(guī)和標準，協(xié)調(diào)共享機制，確定數(shù)據(jù)格式和接口規(guī)范，保證各部門的利用工作是在統(tǒng)一的規(guī)劃和標準下進行的，各級檔案部門要在統(tǒng)一規(guī)劃下，確定自己框架。明確各自在信息資源開發(fā)利用中的責任，為信息系統(tǒng)的綜合集成，打下堅實的基礎。

3.加大資金投入和專業(yè)人員配置

我們必須加強力量，加大投入來促進檔案信息資源開發(fā)利用的發(fā)展。要舍得投入。要增加經(jīng)費保證檔案信息資源開發(fā)利用工作的正常進行和順利開展，保證數(shù)據(jù)工程建設能夠盡快起步、順利實施。其次增加檔案專職人員，隨著社會的發(fā)展檔案管理人員已不再是簡單的整理保管，要求懂現(xiàn)代科技的檔案人才，且信息錄入、整理、分析和處理工作量大，需要人員多，必須有檔案專職人員從事這項工作，利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須要有高度的政治責任心，熱愛檔案和檔案事業(yè)；還要具備一定的專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容；且有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

4 建立建全檔案信息管理機制和制度

檔案信息資源開發(fā)利用工作重點要建立相應的機制：一是數(shù)據(jù)更新機制，要不斷更新數(shù)據(jù)庫，確保提供給用戶的是最新、最準確的數(shù)據(jù)；二是數(shù)據(jù)共享機制，不要只局限于自己的角度固步自封，要，建立日常的信息交換機制，公共信息資源必須全面共享，專用信息資源必須在一定范圍內(nèi)共享，用嚴格的制度來避免各單位信息封鎖、難以互通的現(xiàn)象發(fā)生；三是日常應用機制，開發(fā)的檔案信息資源只有在應用中才能發(fā)揮作用，要推廣網(wǎng)上作業(yè)、無紙化辦公、智能化管理等工作方式，使檔案信息資源開發(fā)利用工作在實際應用中，不斷完善，良性發(fā)展。

建立檔案利用制度，根據(jù)實際情況，對不同層次的利用者確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善

5 加大檔案利用宣傳力度，

可以編發(fā)檔案利用實例，加大檔案宣傳工作力度。通過調(diào)查和了解收集檔案利用的實際效益，把一個又一個的利用實例，篩選、整理，編印成小冊子，下發(fā)至基層和領導，使他們通過例證，了解檔案，支持檔案工作。檔案業(yè)務工作的內(nèi)容很多，而開發(fā)利用檔案信息資源應該是業(yè)務工作的 主體工程，因為，收集和管理檔案的根本目的，是為了利用，否則就失去保存檔案的意義。簡化利用手續(xù)，挖掘便利社會各界的檔案利用形式，為利用者提供更豐富的、更便捷、更人性化、更高效的檔案信息服務方式，不斷推出社會關心、人民群眾需要的檔案信息，真正做到讓利用者方便，讓人民群眾滿意。

6 在檔案利用實際效益上下功夫。

綜觀各地各級檔案管理部門，都能夠把檔案資料查閱利用情況反映出來，每年查閱多少人次、多少卷（冊）檔案，但該年數(shù)百人次、數(shù)千卷（冊）檔案，有什么社會效益和經(jīng)濟效益呢？卻知之甚少。檔案館查閱利用情況需要了解和統(tǒng)計，但更重要的是在了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫，即利用目的和所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益。這不僅要求利用者主動反饋信息還要提供利用者進行跟蹤調(diào)查。調(diào)查收集檔案利用實際效益，了解檔案是否具有保存價值，最重要的一點是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發(fā)，才能了解檔案的價值。通過實際效益的調(diào)查和收集，可以進一步了解社會和市場對檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進我們的服務形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟檔案，利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。如果我們不重視調(diào)查和收集檔案利用的實際效益，檔案利用渠道就無法拓寬，亦影響檔案價值作用的充分發(fā)揮。

而要衡量檔案管理工作與實績，開發(fā)利用檔案信息資源最能說明問題了。用戶通過利用你的檔案，獲取了社會效益和經(jīng)濟效益，這就是你工作的實績。如果既統(tǒng)計利用數(shù)據(jù)，又注意了解檔案的實際效益，那你的實績就有血有肉。

獲得檔案實際效益的基本做法：（1）做好借閱登記工作。在登記時，按項目一項一項填寫清楚，不要漏填；尤其是利用目的不可填寫得太簡單，如工作參考等，而應填明作那一項工作參考，填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調(diào)查等。（2）建立用戶聯(lián)系制度。檔案在查（借）閱時，一般不會產(chǎn)生效益，而要通過實踐，才能反映出檔案的實際價值，產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟效益。因此，為了及時取利用信息，可以建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話登記在冊，以便日后與用戶聯(lián)系。用戶有時沒有時間來編報利用實例，檔案人員應主動上門服務，把通過利用檔案后所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益情況搞清楚，便于編寫。

（3）還可建立利用建議反饋薄，讓利用者提出意見和建議以改進工作和服務方法，更好地為社會和用戶服務。

7 做好檔案利用監(jiān)督

監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用監(jiān)督措施，在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案，勤督促利用登記制度的落實。

總之，提高檔案利用效果是新時期檔案管理工作的系統(tǒng)工程，我們不但要從檔案部門的角度出發(fā)探討如何提高檔案利用效果，也要從利用者的角度出發(fā)進行研究，尋找對策，找出方法，最大限度地滿足利用者的檔案利用需求，從而促整個檔案工作的發(fā)展與進步。