探究信息化條件下的檔案管理

趙明赫

摘 要：社會不斷發(fā)展，科技不斷進度，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案信息資源應(yīng)用的多元化需求，需要及時的對檔案管理模式進行轉(zhuǎn)變。要應(yīng)用先進的信息化技術(shù)對檔案管理進行改革，有效提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。信息化技術(shù)應(yīng)用對檔案管理工作開展注入了新的生命力，可以更深層次的挖掘檔案信息資源的價值，使得檔案信息可以更為良好的為社會經(jīng)濟發(fā)展而服務(wù)。本文就是對信息化條件下的檔案管理進行探究，希望對相關(guān)人員有所啟示。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；科技

信息技術(shù)產(chǎn)生對眾多領(lǐng)域發(fā)展也起到了積極的促進作用，對于我國的檔案管理領(lǐng)域也是如此。應(yīng)用信息化技術(shù)對檔案管理模式進行優(yōu)化和改良，是檔案管理領(lǐng)域現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢。各級檔案管理部門必須要明確信息技術(shù)與檔案管理領(lǐng)域融合優(yōu)勢所在。立足于檔案管理的實際情況，切實提升檔案管理的質(zhì)量和檔案管理效率，保證檔案管理服務(wù)可以獲得社會的認可，使得檔案管理領(lǐng)域向更高的層次發(fā)展。對信息化條件下的檔案管理進行探究是具有重要意義的，下面就對相關(guān)內(nèi)容進行詳細闡述。

1 檔案信息化的特點

對以往檔案管理模式進行分析，傳統(tǒng)檔案管理模式主要是采用了紙質(zhì)媒介，工作人員在對檔案信息資源進行找尋的過程中，只能通過手動翻閱的方式找尋相關(guān)資料，此過程中會消耗大量的時間，嚴(yán)重降低了檔案信息管理工作效率。檔案信息化管理可以進行檔案信息數(shù)據(jù)建設(shè)，通過檢索工具快速找尋需求的檔案信息數(shù)據(jù)，同時還能實現(xiàn)檔案信息自動化的存取，消除了資質(zhì)媒介檔案信息儲存不安全這一情況。在信息化背景的影響下，一定要應(yīng)用先進的科學(xué)技術(shù)對檔案管理模式進行優(yōu)化和改良，檔案管理工作人員的工作壓力和工作負擔(dān)會較大程度的降低，不在需要花費更多的時間放在那些瑣碎的小事上，使得檔案管理工作人員可以將更多的精力投放在檔案信息資源開發(fā)中去。在先進信息技術(shù)的支持下，檔案信息資源開發(fā)也可以向更高層次發(fā)展，促使檔案信息開發(fā)可以呈現(xiàn)出智能化、先進化的特點，滿足客戶對檔案信息的多元化需求。檔案信息資源要具備良好的共享性，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展使得檔案信息資源的獲取與共享更為便捷。檔案信息資源需求用戶可以不受時間與空間的限制，通過計算機系統(tǒng)快速找尋自己所需求的檔案信息資源。在該背景的影響下，數(shù)據(jù)化檔案庫、檔案信息管理系統(tǒng)也逐漸產(chǎn)生，進一步強化了檔案信息資源的共享性。檔案管理工作開展的主要目的就是對有價值的檔案信息數(shù)據(jù)進行收集、整理和儲存，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)。所以，相關(guān)工作人員一定要不斷加強研究力度，在較短的時間內(nèi)完成檔案信息共享平臺建設(shè)，對基礎(chǔ)設(shè)施進行健全和完善，保證檔案信息資源應(yīng)用的社會化。

2 實現(xiàn)信息化條件下檔案管理的有效策略

2.1 改革傳統(tǒng)檔案的管理模式

想要使得信息技術(shù)與檔案管理模式進行融合，促使檔案管理模式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，相關(guān)工作人員必須要從以下幾方面?。第一方面，要盡可能的將以往紙質(zhì)媒介的檔案信息資源轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化信息資源。主要是因為紙質(zhì)媒介的檔案信息資源在實際應(yīng)用過程中很有可能出現(xiàn)丟失和破損情況，對檔案信息資源價值守護以及檔案信息資源的再利用會造成非常不良影響。除了紙質(zhì)媒介的檔案信息資源外，以往檔案信息資源收集和整理都是由檔案管理工作人員人工操作的，檔案管理工作人員工作壓力和工作負擔(dān)都比較沉重，很多崗位工作開展也過于繁瑣復(fù)雜，所以對檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有著較高要求。特別是如果需要管理的檔案信息資源數(shù)量較多，檔案管理工作人員需要花費較長的時間才能完成工作，而且工作質(zhì)量和工作效率也不能得到良好保障。將傳統(tǒng)檔案信息資源進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，可以有效降低檔案管理工作人員的工作壓力和工作負擔(dān)，同時還可以較大程度的提升檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。同時，電子檔案更加容易儲存和保管，可以良好保障檔案信息資源的安全性?？蛻魧n案信息資源有所需求時，可以通過計算機客戶端進入檔案信息管理系統(tǒng)利用權(quán)限對需求的檔案信息資源進行下載，然后應(yīng)用移動儲存裝置對信息資源進行儲存。傳統(tǒng)形式的檔案信息資源管理需要花費較多的人力、物力資源，同時還需要較大的場地支持。檔案信息資源數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，工作人員的工作效率得到了提升，檔案信息資源也得到了最佳優(yōu)化配置，從而可以更深層次的開發(fā)檔案信息資源的價值。

2.2 監(jiān)理現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)

想要實現(xiàn)檔案信息資源的現(xiàn)代化管理，必須要積極建設(shè)檔案管理部門自身的信息平臺，從而對檔案信息管理水平提升奠定良好基礎(chǔ)。為此，需要檔案管理部門在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺時，注意以下幾個方面的內(nèi)容：第一，建立科學(xué)的管理程序。計算機管理程序的設(shè)定，對于未來檔案管理工作的開展具有重要意義，因此相關(guān)管理設(shè)計人員在進行該模塊工作時，需要結(jié)合檔案管理工作的特點，以及檔案館的實際情況進行設(shè)計，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動工作的順利開展。第二，根據(jù)檔案管理的工作內(nèi)容，對網(wǎng)絡(luò)信息平臺的各項功能進行設(shè)定。在設(shè)計時主要以工作的高效開展為主要目標(biāo)，進而為提升其工作效率和工作質(zhì)量做出貢獻。第三，建立健全的安全防護系統(tǒng)。由于檔案工作具有較強的機密性，內(nèi)容一旦被泄，后果不堪設(shè)想，因此需要相關(guān)設(shè)計人員一定要加強對該信息平臺的安全維護，保證檔案信息的安全。

2.3 完善檔案管理體制

隨著當(dāng)前檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，管理內(nèi)容的變化，原有的檔案管理體制已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理，需要對其進行完善。為此，相關(guān)部門需要從以下幾個方面進行改進，從而實推動信息化條件下的檔案信息的現(xiàn)代化的實現(xiàn)。首先，相關(guān)部門要根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的現(xiàn)狀以及檔案管理的實際情況，將現(xiàn)代化信息技術(shù)體現(xiàn)在當(dāng)前的檔案管理原則以及條例之中，進而使檔案管理人員在開展工作時具有可遵循的依據(jù)，從而保證工作的有序開展，保證檔案管理工作的水平和質(zhì)量；其次，加強各檔案館對數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的重視。當(dāng)前一些檔案管理部門雖然引進了相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導(dǎo)致資源的浪費。因此需要相關(guān)部門加強對檔案管理工作現(xiàn)代化的重視，積極將現(xiàn)代化的管理模式應(yīng)用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費，提升其檔案管理的水平。

3 結(jié)語

信息化條件下檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)，需要通過對傳統(tǒng)的檔案管理體制與檔案管理模式進行改進和完善，然后通過建立現(xiàn)代化的管理體系，增強檔案管理人員素質(zhì)等措施，推動檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化，進而使其符合時代發(fā)展趨勢，提高檔案管理的效率。

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