應(yīng)收賬款維度的細(xì)化在SAP—ERP中應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)

張鎂　婁小燕

摘 要：應(yīng)收賬款管理是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，如何利用信息化手段，提高應(yīng)收賬款的回收率，提高資金的安全性，降低應(yīng)收賬款，一直是企業(yè)信息化管理不斷探索的方向。該文敘述了利用成功上線信息化工程—SAP系統(tǒng)之機(jī)，大力推進(jìn)公司制度變革，細(xì)化應(yīng)收賬款的應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：應(yīng)收賬款 SAP-ERP系統(tǒng) 應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）06（a）-0213-02

應(yīng)收賬款是企業(yè)因銷售產(chǎn)品而應(yīng)向客戶收取的款項(xiàng)，它是在商業(yè)信用條件下由于賒銷而產(chǎn)生，屬于企業(yè)的短期債權(quán)。應(yīng)收賬款明細(xì)有助于管理公司與客戶以及業(yè)務(wù)合作伙伴之間的交易，同時也是銷售過程的重要組成部分。

在SAP-ERP系統(tǒng)中，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)收賬款明細(xì)賬是通過A/R模塊配置實(shí)現(xiàn)，它是把客戶主數(shù)據(jù)作為明細(xì)科目進(jìn)行未清項(xiàng)管理的核算流程，但在企業(yè)應(yīng)收回款合同階段考核與應(yīng)收賬齡分析中，對應(yīng)到客戶維度的應(yīng)收賬款往往不能充分暴露出企業(yè)應(yīng)收賬款中存在的具體問題，無法有效指導(dǎo)應(yīng)收賬款金額的降低?？紤]到企業(yè)“兩金”清理專項(xiàng)工作的迫切性，為“階梯式”回款考核提供支撐，細(xì)化SAP-ERP應(yīng)收賬款迫在眉睫。為此企業(yè)借助SAP-ERP系統(tǒng)配置優(yōu)化、系統(tǒng)增強(qiáng)、二次開發(fā)手段等實(shí)現(xiàn)對應(yīng)收賬款的多維度的細(xì)化管理。

1 細(xì)化應(yīng)收賬款管理的策略與實(shí)現(xiàn)

1.1 應(yīng)收發(fā)票的合同維度

應(yīng)收客戶有兩種：一種是與銷售有關(guān)的；一種是純財(cái)務(wù)往來的。與之對應(yīng)的就有與銷售有關(guān)應(yīng)收業(yè)務(wù)處理和其他應(yīng)收業(yè)務(wù)處理。該文主要細(xì)化的是與銷售有關(guān)的應(yīng)收業(yè)務(wù)，應(yīng)收業(yè)務(wù)處理對于因銷售而引起的主營業(yè)務(wù)收入和應(yīng)收賬款，是通過銷售模塊的發(fā)票（Billing）自動產(chǎn)生，不需要在應(yīng)收賬款模塊中手工輸入，但在系統(tǒng)中的Billing動作由財(cái)務(wù)部的應(yīng)收會計(jì)完成，而非銷售部人員。系統(tǒng)通過Billing自動產(chǎn)生的會計(jì)憑證如下。

DR：應(yīng)收賬款明細(xì)客戶。

CR：主營業(yè)務(wù)收入。

CR：應(yīng)交稅金-增值稅-銷項(xiàng)稅（僅指內(nèi)銷業(yè)務(wù)，對于出口的業(yè)務(wù)則沒有銷項(xiàng)稅）。

預(yù)付賬款是與客戶的銷售合同簽訂后，產(chǎn)品未送達(dá)至客戶時，需要客戶先預(yù)付一部分貨款，客戶給予一定金額預(yù)收款。對客戶預(yù)收款時，產(chǎn)生憑證如下。

DR：銀行存款-清算科目。

CR：預(yù)收賬款-明細(xì)客戶。

在應(yīng)收與預(yù)收憑證形成時，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能只能對應(yīng)至客戶維度，無法按照合同維度進(jìn)行細(xì)分，為了能夠?qū)崿F(xiàn)對合同維度的管理，需要在應(yīng)收憑證中展現(xiàn)出合同編號的相關(guān)信息，替換至應(yīng)收憑證中參考碼3字段中，替換原有的客戶編號信息，該項(xiàng)目使用SAP-ERP系統(tǒng)為用戶提供標(biāo)準(zhǔn)出口功能（所謂標(biāo)準(zhǔn)出口即系統(tǒng)提供一個空代碼的子過程，在這個子過程中用戶可以添加自己的代碼，控制自己的需求），系統(tǒng)中與之對應(yīng)的出口為：開票文檔用戶出口EXIT_SAPLV60B_002，在該出口中編寫相應(yīng)代碼實(shí)現(xiàn)上述功能。

1.2 客戶回款分配平臺

前面講述了應(yīng)收賬款在系統(tǒng)形成時如何生成對應(yīng)至具體客戶的某一個合同，下面為保障客戶回款對應(yīng)至相應(yīng)的合同，在系統(tǒng)內(nèi)開發(fā)以下3個業(yè)務(wù)功能。

（1）回款登記。

公司回款類別主要分為兩種電子回單與匯票（商承與銀承），在財(cái)務(wù)收到客戶對公司的回款時，為便于后期對各種類型回款的統(tǒng)計(jì)與對后續(xù)現(xiàn)金流量的分析，上述兩種類型的回款需要分開登記。在本功能中開發(fā)相應(yīng)的對話框界面用以記錄銀行科目、電子回單號、匯票號、回款客戶描述、回款金額、到期日、特殊總賬標(biāo)識（用于區(qū)分商承與銀承）等具體信息。在財(cái)務(wù)對上述信息進(jìn)行登記時，回款信息將被統(tǒng)一記錄至自建表中，為后續(xù)回款拆分提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。該系統(tǒng)中為提高財(cái)務(wù)會計(jì)的工作效率，也開發(fā)了相應(yīng)的批量導(dǎo)入程序，財(cái)務(wù)人員只需在EXCEL表格中填寫好固定模板的回款信息，就可實(shí)現(xiàn)大量回款數(shù)據(jù)的批量登記業(yè)務(wù)。

（2）回款拆分。

當(dāng)財(cái)務(wù)會計(jì)在系統(tǒng)對回款信息登記后，銷售回款管理人員就可以在系統(tǒng)中查詢到對應(yīng)的回款信息，回款管理員通過與銷售員具體確認(rèn)后方可對系統(tǒng)中的回款信息進(jìn)行拆分，即把對應(yīng)的回款拆分到具體客戶的對應(yīng)合同中。該拆分程序既可實(shí)現(xiàn)與應(yīng)收合同與預(yù)收合同的下賬，又可保證單條回款信息拆分至多客戶多合同。上述拆分的應(yīng)收數(shù)據(jù)明細(xì)取自系統(tǒng)中財(cái)務(wù)Billing后的應(yīng)收會計(jì)憑證信息，預(yù)收信息均取自系統(tǒng)中已創(chuàng)建的銷售訂單中的信息。在實(shí)際的業(yè)務(wù)處理中經(jīng)常會存在回款信息無法具體對應(yīng)合同的情況，為規(guī)范回款業(yè)務(wù)，在不改變合同編號規(guī)范的前提下，保證所有回款信息與系統(tǒng)合同一一對應(yīng)，特制定一些業(yè)務(wù)流程，如無法分配回款流程等。

（3）回款憑證生成。

該業(yè)務(wù)功能的主要作用是把上述回款管理人員所拆分的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成如下會計(jì)憑證。

DR：銀行存款-清算科目。

CR：應(yīng)收賬款/其他應(yīng)收款/預(yù)收賬款-客戶-合同明細(xì)。

在該業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)的過程中，財(cái)務(wù)人員對回款管理人員生成的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有審核功能，當(dāng)對數(shù)據(jù)有異議時可以拒絕該條目。當(dāng)憑證生成后也可以對該憑證進(jìn)行沖銷。在生成對應(yīng)至合同的回款憑證后，為后續(xù)多維度的應(yīng)收回款相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表的開發(fā)提供了數(shù)據(jù)支撐。

1.3 財(cái)務(wù)調(diào)整

上述所有的業(yè)務(wù)流程都是針對正常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理的，但財(cái)務(wù)日常操作中經(jīng)常涉及到壞賬處理、應(yīng)收應(yīng)付核銷、客戶抵物等特殊業(yè)務(wù)，為保證此類業(yè)務(wù)能夠規(guī)范的管理，需調(diào)整SAP-ERP系統(tǒng)配置。增加TZ憑證類型專門用于調(diào)整業(yè)務(wù)的系統(tǒng)處理。通過特殊憑證類型的區(qū)分，保證了后續(xù)應(yīng)收賬目更加明晰，使得調(diào)整數(shù)據(jù)在應(yīng)收模塊中有據(jù)可依。

1.4 客戶間預(yù)收應(yīng)收的自動清賬

通過上述銷售與財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理后，系統(tǒng)中所有應(yīng)收賬款明細(xì)、回款明細(xì)、預(yù)收明細(xì)等均可對應(yīng)至具體客戶下的具體合同，但該明細(xì)在系統(tǒng)中均是以未清項(xiàng)體現(xiàn)的，為保證合同明細(xì)賬齡的真實(shí)可靠，上述的未清項(xiàng)在可以清理的情況下必須對清。

在SAP-ERP系統(tǒng)中，為滿足企業(yè)客戶管理的需求，及時反映應(yīng)收賬款的形成、回收、賬目的增減變化情況，并提供按月進(jìn)行核對客戶明細(xì)、詳細(xì)地記錄客戶發(fā)票收款情況等等，這些功能的實(shí)現(xiàn)需要借助SAP的清賬功能。那么什么是清賬？清賬是使客戶總賬行項(xiàng)目從未清項(xiàng)變成已清項(xiàng)的事務(wù)操作，通過清賬動作，系統(tǒng)自動更新憑證行項(xiàng)目狀態(tài)，將未清項(xiàng)轉(zhuǎn)化為已清項(xiàng)。即在發(fā)生銷售業(yè)務(wù)時，借記客戶行項(xiàng)目，形成客戶借方的未清項(xiàng)；對客戶收款時，貸記客戶行項(xiàng)目，形成客戶貸方的未清項(xiàng)；在未清賬之前，此筆業(yè)務(wù)的行項(xiàng)目在系統(tǒng)中均以未清項(xiàng)列示，只有經(jīng)過清賬的操作，未清項(xiàng)才能變成已清項(xiàng)，意味著此筆銷售業(yè)務(wù)的完成。通過SAP-ERP系統(tǒng)未清項(xiàng)管理功能，真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督職能。

在系統(tǒng)中通常只提供單個客戶下的清賬，但公司的未清合同有六千多個，涉及到的未清行項(xiàng)目已達(dá)兩萬多條。如果手動清理效率及其低下，為提高財(cái)務(wù)人員的勞動生產(chǎn)率，針對為其開發(fā)相應(yīng)的批量清賬功能。

清賬原則如下所示。

（1）預(yù)收金額小于等于應(yīng)收金額。

（2）應(yīng)收借方大于等于應(yīng)收貸方。

（3）相同或不同客戶之間相同合同編號。

針對上述原則在系統(tǒng)內(nèi)開發(fā)相關(guān)批量清賬程序，用以解決單個合同清賬效率低的問題。

2 結(jié)語

從SAP-ERP系統(tǒng)回款平臺的總體運(yùn)行狀況來看，為公司帶來了顯著的效果，不但提高了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平，提升了員工的工作效率；同時在企業(yè)“兩金”清理專項(xiàng)工作的提供了精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐，為“階梯式”回款考核提供依據(jù)，通過SAP-ERP系統(tǒng)整體運(yùn)行為企業(yè)帶來了信息可視化、流程規(guī)范化、信息交互可靠性等諸多便利。

參考文獻(xiàn)

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