大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

朱旭

摘 要：檔案作為記錄重要信息的主要工具，對(duì)于國家、企業(yè)單位及個(gè)人的發(fā)展都有著重要的作用。在社會(huì)的發(fā)展的各個(gè)方面，都存在著檔案信息的滲透，它也對(duì)社會(huì)的運(yùn)行有著非常重要的影響。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法做到對(duì)檔案高效管理。本文即將結(jié)合大數(shù)據(jù)的主要特點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理工作嘗試進(jìn)行分析，希望能夠找到高效率的檔案管理方式，從而促進(jìn)我國的檔案管理工作的有序進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案；管理

現(xiàn)階段，電子信息技術(shù)得到了快速的發(fā)展和普及，先進(jìn)化的數(shù)字技術(shù)已經(jīng)滲透到了社會(huì)生活的方方面面。而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，目前社會(huì)上也普遍存在著信息過量現(xiàn)象。就檔案而言，其本身也是對(duì)信息的一種記錄。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，檔案信息的管理工作正面臨著必要的革新。只有通過合理的應(yīng)用管理方法，對(duì)現(xiàn)存的檔案管理工作的不足進(jìn)行改進(jìn)，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的高質(zhì)量完成，從而減少檔案管理部門目前面對(duì)的工作壓力。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景給當(dāng)前檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)是指數(shù)據(jù)規(guī)模非常大，達(dá)到無法用一般的軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，且數(shù)據(jù)類型多樣，需要用超出傳統(tǒng)軟件的數(shù)據(jù)分析新軟件進(jìn)行獲取、儲(chǔ)存、管理等的數(shù)據(jù)集合；大數(shù)據(jù)具有規(guī)模大、數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)快、數(shù)據(jù)形式多樣、數(shù)據(jù)價(jià)值高密度低的特點(diǎn)。針對(duì)大數(shù)據(jù)的這些特點(diǎn)，可以看出其給當(dāng)前檔案管理帶來的挑戰(zhàn)是多方面的。

1.1 大數(shù)據(jù)給傳統(tǒng)的檔案管理理念和流程提出了極大的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案管理模式是通過檔案管理員把檔案資料分門別類地進(jìn)行歸類，做好標(biāo)記，以方便檔案查詢；但在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息量大，且很多檔案信息是交叉的，如果用傳統(tǒng)的檔案處理方法進(jìn)行保存管理，可能無法把這些大量的數(shù)據(jù)分類歸納好，且一些檔案信息是無法用傳統(tǒng)的方法對(duì)檔案進(jìn)行保存的。

1.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案保存形式提出了新的要求

當(dāng)前的一些數(shù)據(jù)信息是通過電子文檔、電子圖片、音頻等信息方式進(jìn)行記錄和存儲(chǔ)的，這些數(shù)據(jù)要?dú)w檔進(jìn)行保存是無法通過傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料檔案進(jìn)行保存的。因此，這就要求新的檔案保存形式多樣化，且能夠分門別類對(duì)這些信息進(jìn)行整理，找出關(guān)鍵詞，方便以后進(jìn)行檔案查找。

1.3 大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求

大數(shù)據(jù)時(shí)代的一個(gè)重要特點(diǎn)就是信息的多樣化和處理信息方式的復(fù)雜性；傳統(tǒng)檔案管理的工作人員只需要懂得檔案管理的基本理念和基本操作就可以。當(dāng)前，在新時(shí)代下，檔案管理人員要掌握多種技術(shù)，包括檔案資料分類、查詢、相關(guān)軟件的運(yùn)用、數(shù)據(jù)的閱讀等。因此，這些在大數(shù)據(jù)時(shí)代下出現(xiàn)的檔案管理新要求使得檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)需要大力培養(yǎng)和提高。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代帶給當(dāng)前檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

2.1 大數(shù)據(jù)能夠提高檔案管理效率，降低管理成本

大數(shù)據(jù)能夠快速處理大量數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)處理能力，在處理檔案工作中具有較大的優(yōu)勢(shì)，不僅提高檔案管理效率，也能夠明顯降低運(yùn)作成本。當(dāng)前，社會(huì)上各行業(yè)、各單位的檔案數(shù)量越來越大，傳統(tǒng)的使用紙質(zhì)材料保存檔案所需的保存空間和紙質(zhì)成本較高；而運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行保存和處理檔案工作，能夠把大量的數(shù)據(jù)保存在信息庫中，節(jié)省時(shí)間成本和降低材料成本。

2.2 大數(shù)據(jù)能夠提高檔案保存質(zhì)量

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力較差，一旦保存檔案的地方出現(xiàn)水災(zāi)、火災(zāi)，紙質(zhì)檔案將難于保存，且紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間較久后，容易出現(xiàn)紙質(zhì)老化、字跡模糊等。這些缺點(diǎn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下完全可以避免，運(yùn)用大數(shù)據(jù)保存大量的檔案數(shù)據(jù)，只需很少量的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間就可以做到。

3 對(duì)檔案管理工作的效率的提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，一方面為檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，使檔案管理工作不得不做出相應(yīng)的改善，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。但另一方面，這樣的時(shí)代背景也為檔案管理工作帶來了難得的發(fā)展機(jī)遇。在這樣的條件下，檔案管理部門如果能夠引入先進(jìn)的管理技術(shù)，完善檔案管理機(jī)制，將能夠促進(jìn)檔案管理的工作水平的高質(zhì)量提升。具體來說，可以從以下幾個(gè)方面提升檔案管理工作的有效性。

3.1 想要提升檔案管理工作的完成質(zhì)量，首先應(yīng)注重對(duì)管理人才的培養(yǎng)

對(duì)于任何一項(xiàng)事業(yè)來說，想要做大做強(qiáng)都離不開對(duì)先進(jìn)人才的啟用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作避免不了的會(huì)設(shè)計(jì)到對(duì)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用。在這樣的條件下，傳統(tǒng)的檔案管理人才的業(yè)務(wù)能力已經(jīng)不能滿足目前工作的要求，如果工作人員的工作能力得不到改善，新近的技術(shù)設(shè)備得不到合理的應(yīng)用，檔案管理工作的完成質(zhì)量將直接受到影響。如果我國的檔案管理工作一直維持目前的工作水平，隨著師大的進(jìn)步，其管理效率甚至?xí)霈F(xiàn)倒退的趨勢(shì)。因此，相關(guān)部門必須注重對(duì)現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)。

培養(yǎng)檔案管理的現(xiàn)代化人才，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：一是政府鼓勵(lì)高校開辦跨學(xué)科的復(fù)合型專業(yè)，如信息化和檔案管理的交叉學(xué)科專業(yè)。二是引進(jìn)國外高端檔案管理人才，利用高端人才去指導(dǎo)我國檔案管理人才適應(yīng)新時(shí)期下的檔案工作。三是大力投入資金開展人才培養(yǎng)工作，人才的培養(yǎng)不僅需要時(shí)間，還需要足夠的資金作為保障。

3.2 積極和有關(guān)大數(shù)據(jù)公司或機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，積極將大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)完美引入檔案管理工作中

要想在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下進(jìn)一步優(yōu)化和提高檔案管理工作，就必須將大數(shù)據(jù)有掛技術(shù)和檔案管理的實(shí)際工作緊密結(jié)合起來，因此必須解放思想，打破行業(yè)限制，積極尋求和有關(guān)大數(shù)據(jù)公司或者機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作開發(fā)，開發(fā)出真正適合檔案管理工作的大數(shù)據(jù)技術(shù)和工具，大數(shù)據(jù)無法使用單臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作和處理，必須采用分布式架構(gòu)技術(shù)等，其也必然和云計(jì)算的有關(guān)分布式處理、云存儲(chǔ)以及虛擬技術(shù)等密不可分，因此檔案管理必須要積極尋求多方合作，積極將大數(shù)據(jù)的有關(guān)技術(shù)引入檔案管理的實(shí)際工作中去。

3.3 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的準(zhǔn)入和監(jiān)管制度建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代雖然給檔案管理日常工作帶來了極大的機(jī)遇，但是其挑戰(zhàn)同樣明顯，由于大數(shù)據(jù)時(shí)代下各類檔案信息更為開放和多樣，因此各種檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性風(fēng)險(xiǎn)同樣也在增大，因此有必要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下有關(guān)檔案信息的準(zhǔn)入制度和檔案管理的日常監(jiān)管制度建設(shè)，進(jìn)一步提高大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的準(zhǔn)入制度，加大對(duì)各類檔案信息和數(shù)據(jù)的保護(hù)，有效降低各類檔案信息和數(shù)據(jù)的泄露、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，以更好地保護(hù)檔案信息和數(shù)據(jù)的安全； 政府有關(guān)部門也應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的投入和重視程度，以更好地提高大數(shù)據(jù)下檔案管理的現(xiàn)代化水平。

檔案工作人員要提高檔案數(shù)據(jù)保存的安全意識(shí)，避免把電腦病毒帶入到保存檔案數(shù)據(jù)的電腦中；政府要出臺(tái)一些檔案管理工作細(xì)則，避免一些操作不當(dāng)引起檔案數(shù)據(jù)丟失。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代是一個(gè)充滿了機(jī)遇與挑戰(zhàn)的時(shí)代。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展速率，檔案管理工作必須做出相關(guān)的改善，通過對(duì)先進(jìn)人才的培養(yǎng)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的使用，提升檔案管理工作的完成質(zhì)量。為了檔案管理的長久發(fā)展，也為了使檔案的社會(huì)功能可以得到完全的保障，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作必須要高質(zhì)量完成。

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