檔案自動(dòng)化管理

施海龍

摘要：加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢(shì)，分析存在的問(wèn)題，尋求解決的途徑。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，主要針對(duì)檔案自動(dòng)化管理進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；自動(dòng)化管理；

在科學(xué)技術(shù)日新月異的新時(shí)代，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，人們對(duì)檔案信息管理工作也提出了更高的要求，與此同時(shí)，在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)建設(shè)過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案信息管理工作已經(jīng)不能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需要。因此，如何才能夠提高檔案信息建設(shè)和管理的水平就成為了當(dāng)前經(jīng)濟(jì)建設(shè)過(guò)程中所亟待解決的問(wèn)題。

一、我國(guó)檔案自動(dòng)化的管理現(xiàn)狀

首先，我國(guó)檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性，從而降低了管理軟件的管理和使用功能，無(wú)法將自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)完全發(fā)揮出來(lái)，同時(shí)也限制了信息自動(dòng)化的管理，制約了檔案信息管理電子化的進(jìn)程。其次，我國(guó)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度還有待提高，只有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理才能夠提高檔案管理質(zhì)量，才能更好的為社會(huì)服務(wù)。最后，我國(guó)檔案管理工作人員的專業(yè)化水平和綜合素質(zhì)都需要提高。檔案管理人員如果不能夠與時(shí)俱進(jìn)，提高思想覺(jué)悟和業(yè)務(wù)水平，接受現(xiàn)代化的高新管理手段，就無(wú)法有效全面的開展檔案自動(dòng)化管理。目前，現(xiàn)代化高科技人員還很匱乏，專業(yè)的檔案管理人才就更是少之又少，因此要加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人才的培，同時(shí)提高現(xiàn)有工作人員的業(yè)務(wù)水平。此外，目前我國(guó)的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理體制方面，普遍存在著集中統(tǒng)一管理不力的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。主要表現(xiàn)在：上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不能納入到統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理工作之中，容易造成檔案信息分離和資源重復(fù)浪費(fèi)的現(xiàn)象，而且能夠做到檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理所要求的人機(jī)結(jié)合工作模式的并不多見，這樣會(huì)在一定程度上造成使用不方便、不協(xié)調(diào)的情況，也會(huì)影響到檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的發(fā)展步伐。

二、檔案自動(dòng)化管理對(duì)策

檔案信息化系統(tǒng)不單單是檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)兩者的結(jié)合，而是多種現(xiàn)代技術(shù)的融合，是多個(gè)部門合作的結(jié)果，通過(guò)不同部門各司其職，共同協(xié)作，來(lái)完成這樣一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

（一）提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

以制度來(lái)規(guī)范檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題。目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒(méi)有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

（二）加強(qiáng)檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展

當(dāng)前我國(guó)檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相結(jié)合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn) 現(xiàn)代 化進(jìn)程結(jié)合起來(lái)，正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過(guò)程的民主化，行政領(lǐng)導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行性、人財(cái)物力的可能性、社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析 。

（三）提高檔案管理自動(dòng)化水平

從提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來(lái)組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前，我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國(guó)檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)及時(shí)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。

（四）改進(jìn)現(xiàn)有自動(dòng)化系統(tǒng)管理體制

加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開放應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際，加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。為有效加強(qiáng)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理水平，改進(jìn)現(xiàn)有的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理體制，建立一種集中統(tǒng)一管理下的分散式管理系統(tǒng)，則是較為理想的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理體制。改進(jìn)現(xiàn)有的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理體制，就是要使高度集中管理和方便使用相結(jié)合，實(shí)行集中統(tǒng)一管理和人機(jī)結(jié)合，將上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，切忌各行其是、自建系統(tǒng)、資源浪費(fèi)，下決心解決管理體制不力和使用不方便的問(wèn)題。

（五）重視人才管理

全面的推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，其關(guān)鍵，還是人才的建設(shè)，推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長(zhǎng)和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力。

結(jié)束語(yǔ)

目前，對(duì)我國(guó)檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的互聯(lián)網(wǎng)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作自動(dòng)化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。如何提高應(yīng)用能力，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢(shì)，分析存在的問(wèn)題，尋求解決的途徑。

參考文獻(xiàn)

[1]張微.關(guān)于檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的幾點(diǎn)看法[J].黑龍江科技信息，2013，（09）.

[2]陳文煜.檔案信息自動(dòng)化管理的現(xiàn)狀及發(fā)展方向[J].信息化建設(shè)，2010，3：83-84.

[3]劉瑞馨.關(guān)于檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理問(wèn)題的若干思考[J].黑龍江檔案， 2012，（04）.

[4]任宇軒、張亮軍.檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理以及發(fā)展的新思路研究[J].管理系統(tǒng)改進(jìn)技術(shù)論壇，2010.10：201-207.

[5]張強(qiáng).淺議現(xiàn)代化的檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展[M].檔案管理資訊，2009.10：45-46.