辦公室精細化管理工作模式探討

董照堂

摘要：精細化管理是一種精益求精的管理模式，實質是“精細高效”，通過工作的標準化、規(guī)范化、程序化，更好地發(fā)揮好辦公室在企業(yè)管理中作用。本文對此進行了深入分析，希望有一些建設性的作用。

關鍵詞：辦公室管理；精細化管理；探討

許多單位辦公室工作存在一種普遍的現(xiàn)象， 就是工作人員盡管很勤奮、也很努力， 只見整天忙忙碌碌，但辦事效率就是不高，基于這這種情況，在管理上必須要建設一個管理有序、工作井然、服務高效的辦公室， 必須轉變辦公室的管理模式， 改變以往的粗放型管理為精細化管理， 將繁瑣的事務打理得井井有條， 避免出現(xiàn)管理混亂， 從而影響單位整體的工作效率。

一、辦公室精細化管理模式

辦公室工作具有參謀性、協(xié)調性、瑣碎性和服務性等特點，導致管理難度大。隨著企業(yè)的快速發(fā)展和規(guī)模不斷擴大，辦公室每天要處理的事務越來越多，加之現(xiàn)代企業(yè)制度對管理工作要求的提高， 以住粗放式管理不再適應現(xiàn)代企業(yè)辦公室的管理，“去粗取精”， 實施精細化管理便成為辦公室管理的必然趨勢。那么，何謂辦公室精細化管理？即將辦公室職責進行細分， 將辦公室每一項事務管理的責任落實到人頭，使辦公室每個管理者都有“責”可擔， 讓辦公室每個人員都清楚自己每一項工作的范圍、工作內容、責任大小，將權利、工作、責任落到實處， 它體現(xiàn)辦公室每一個管理人員要在“細”字上做足文章—工作內容要細，在“精”字上下足工夫—工作質量要精，從而使辦公室管理忙而不亂， 繁而有序， 大大提升辦公室的工作效率。

二、辦公室精細化管理體系

（一）辦公內容精細化

辦公室工作量大、事務雜，它包括擬寫公文、督辦工作、內外協(xié)調、會議籌備、用車安排、內勤服務、調研檢查、信息收集、接待聯(lián)絡、紀律考勤、保密工作、檔案管理等等眾多工作內容，如果稍有疏忽， 就可能遺漏某項工作， 稍有大意，就可能出現(xiàn)工作失誤。而一些人多憑借經驗辦事， 缺少工作的系統(tǒng)性， 缺乏管理的科學性，以至于辦公室管理實效性很差。因此，要用“系統(tǒng)論”指導辦公室工作， 要按照辦公室每個崗位細化職責，合理分工， 對每個崗位的權限大小、任務目標、工作量等進行合理設定，做到精心安排，使每項工作目標明確，責任清晰， 做到日常工作抓“細”，重點工作抓精。

（二）辦公操作流程化

所謂辦公室工作流程化，是指每一項工作的內容如何分配， 操作順序如何安排， 每一個環(huán)節(jié)如何控制。而“流程化”管理是提高辦公室工作效率和服務質量的關鍵，它需要把辦公室的每一項工作都進行科學的分解、設置、整理、歸類，建立起從始到終、環(huán)環(huán)緊扣、無縫銜接的工作流程，形成一整套科學、規(guī)范、可操作的辦公室管理運行模式， 確保每項工作的規(guī)范運作、高效運轉，為此要分析總結辦文、辦會、督辦、接待等各項工作的規(guī)律和特點，建立橫向和縱向相結合的工作體系， 建立起各項事務辦事的流程化操作系統(tǒng)， 形成一套固定統(tǒng)一的辦公格式， 明確完成各項工作目標的途徑和方法， 使各項工作在一個順暢有序的環(huán)境中開展，使辦公流程具有連續(xù)性、創(chuàng)造性、前瞻性。為此，辦公室應建立起辦文流程、督辦流程、辦會流程、信息收集處理流程等多項規(guī)范化的操作系統(tǒng)，從而使辦公室工作有一個科學合理的操作流程， 避免工作出現(xiàn)交叉混亂，使辦公室工作處于一種規(guī)范有序的狀態(tài)之中。

（三）辦公管理制度化

一切按制度辦事是辦公室管理追求的目標，通過制度來規(guī)范辦公室工作人員的行為， 讓辦公室工作人員依據(jù)共同遵守的制度規(guī)范來處理各種事務， 克服想當然、隨意性， 使辦公室工作人員樹立起規(guī)則意識。為此應根據(jù)辦公室督查、調研、辦文、辦會、接待等工作特點， 建立起一套完整的辦公室工作制度， 形成全覆蓋、無縫隙的辦公制度體系， 把辦公室的各項業(yè)務工作逐步納入制度化、規(guī)范化管理的軌道， 需要強化日常管理， 細化文稿擬辦制度，改進會議服務制度，完善檔案管理制度，建立信息報告制度，執(zhí)行值班、車輛管理等工作制度， 嚴格上下班考勤制度、因病因事請銷假制度、外出辦事報告制度等等，并在工作實踐中不斷修訂和完善，形成行為規(guī)范、運轉協(xié)調、辦事高效辦公室工作運行體系，不斷提升辦公室工作效率、服務質量和工作水平。

三、辦公室精細化管理建設

辦公室精細化管理非一蹴而就， 需要經歷一個長期努力的實踐過程， 才能達到滿意的效果。加強辦公室精細化管理建設， 需要從以下三方面著力。

（一）培育企業(yè)的精細化管理意識

企業(yè)員工必須樹立并強化精細化管理意識， 將管理問題控制解決在最小范圍、最短時間內， 盡量減少損失，在長期的堅持下， 必然能夠消除企業(yè)死角， 縮減成本。俗話說“細微之處見精神”，在合理制定戰(zhàn)略和制度的基礎上，只有以精益求精的態(tài)度加強執(zhí)行， 才能維持企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（二）建立特色的精細化企業(yè)文化

企業(yè)文化是企業(yè)的靈魂， 決定著企業(yè)性質， 企業(yè)的發(fā)展方向和發(fā)展策略都是圍繞這個核心制定的，為實現(xiàn)企業(yè)辦公室精細化管理， 首先要根據(jù)自身特點建立相應的精細化企業(yè)文化。傳統(tǒng)的辦公室管理多采用粗放型管理模式， 在管理中，缺乏量化細化的分配，許多工作人員不清楚自身職責，以至于管理效率低下，難以取得良好的管理效果， 嚴重影響了企業(yè)的發(fā)展。而打造特色精細化企業(yè)文化，不僅能夠為電力企業(yè)樹立良好的企業(yè)形象， 突顯企業(yè)的文化魅力， 還能夠加強辦公室精細化管理， 提升企業(yè)員工之間的凝聚力。

（三）構建適用的精細化制度體系

實現(xiàn)精細化管理除了轉變傳統(tǒng)的思想理念， 更需要建立其一套健全的精細化管理制度， 實現(xiàn)真正的精細化管理。精細化管理制度體系的建立， 首先要依據(jù)企業(yè)的實際狀況， 全面規(guī)范辦公室工作人員的工作行為，制定相應的工作制度， 讓員工有“法” 可依，從根本上約束自身行為，對不合理因素加以改善，逐步實現(xiàn)辦公室管理的精細化，以促進企業(yè)的進一步發(fā)展。

（四）培養(yǎng)員工的精細化工作習慣

實現(xiàn)辦公室精細化管理，健全的管理制度固然重要，更為重要的是如何將精細化管理理念落實，如何在員工的工作行為中體現(xiàn)。為了使員工在工作中時刻謹記精細化， 必須養(yǎng)成精細化的工作習慣。具體來說， 可從兩方面著手，第一，要求員工對自身某一時段的工作進行合理的評價， 總結工作中的經驗， 讓員工從小事上規(guī)范自身行為。第二， 嚴格要求內部員工按照規(guī)定辦事， 熟悉運營的各個環(huán)節(jié)流程，要求員工在工作中認真執(zhí)行其自身職責， 使企業(yè)內部形成一條標準規(guī)范的工作鏈， 促使企業(yè)辦公室管理更加趨于精細化， 通過建立合理可行的規(guī)章制度，提高企業(yè)的運行效率。