淺談事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理

鄭曉春

摘要：隨著社會的發(fā)展，檔案管理也逐漸成為事業(yè)單位日常運作中的重要內(nèi)容。因此，保持檔案規(guī)范化管理具有深遠意義。本文以事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化內(nèi)容作為出發(fā)點，分析了檔案管理方法，希望可以為事業(yè)單位未來的健康發(fā)展提供一些參考意見。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

引言

隨著社會的進步與發(fā)展，事業(yè)單位中的文件量也在逐漸的累積，如何做好文件的管理工作是事業(yè)單位開展工作的重要保障。同時，加強檔案管理的規(guī)范化可以促進事業(yè)單位工作效率的提升，對于提高單位業(yè)績有著極大的幫助。

一、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的內(nèi)容

（一）檔案收集工作的規(guī)范化

檔案收集是檔案管理中的首要環(huán)節(jié)，會直接影響到檔案管理的整體質(zhì)量。一旦出現(xiàn)不達標的問題，將會對后續(xù)檔案的整理、鑒定等都有一定的阻礙。因此，為保證檔案收集工作的規(guī)范化，在資料收集之前，各個部門之間的工作人員需要取得及時的聯(lián)系，確認好需要整理的內(nèi)容和步驟，然后交由專門的部門進行整理，并將資料檔案進行集中保存與管理。

（二）檔案整理工作的規(guī)范化

檔案管理工作主要涉及到對資料的分類、組合以及編制等環(huán)節(jié)，這也是檔案開發(fā)工作中的重要組成部分。如果沒有做好有序的整理，檔案中的內(nèi)容將無法準確被使用，導致檔案的利用率無法達到預期的效果。因此，在檔案管理的規(guī)范化操作中，需要確保材料收集的完整性，并進行系統(tǒng)的整合。

（三）檔案鑒定工作的規(guī)范化

檔案資料具有一定的實用價值和存放時限。如果檔案資料已經(jīng)沒有實用價值或者存放時間超期，則需要做好及時的銷毀工作。特別是在當前高速發(fā)展的社會下，事業(yè)單位的檔案資料規(guī)模在不斷的擴大，因此檔案鑒定的工作顯得更加的重要，如果無法做到及時的處理，將直接影響事業(yè)單位運行效率。因此，相關的工作人員需要做好單位資料的鑒定工作，確認其是否對本單位有實用價值。

（四）檔案保管工作的規(guī)范化

在篩選好有用的資料之后，檔案的保管工作將會直接影響到檔案的管理水平。檔案的使用壽命在一定程度決定其保管的質(zhì)量。因此，在實際管理過程中，需要加強與其他部門之間的聯(lián)系，注意細節(jié)上的處理，比如在檔案使用和交接過程中注意保護檔案的完整性。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

（一）健全檔案管理制度

在檔案管理規(guī)章制度方面，將“三合一制度”納入到檔案分類活動中，并建立檔案管理工作基本框架。無論是在檔案資料的收集、整理過程中，還是在編制過程中，都需要確保其完整性。在檔案管理中，應建立嚴格的監(jiān)督機制，確保檔案資料管理工作能夠有序進行，從而提高檔案管理的整體質(zhì)量。為使檔案管理制度更加的規(guī)范化，在新形勢的發(fā)展背景下，對于存在弊端的條款做好及時的改革工作，并將其管理制度納入到現(xiàn)代化的建設環(huán)節(jié)中，加強檔案工作的執(zhí)行力度，以此形成全面的約束機制。

（二）注重檔案管理的保密工作

在日常培訓中，事業(yè)單位需要做好員工法制觀念的培養(yǎng)，加強保密意識的訓練。單位中的檔案資料是無法進行復制或者抄錄的，而是需要循序嚴格的“出借”流程，不應在公共場合中交流檔案資料內(nèi)容，未經(jīng)允許不應將檔案資料帶離閱覽室。另外，文件的銷毀也是檔案管理中重要的部分，需要做好及時處理，避免文件內(nèi)容泄露。檔案的保密工作是管理中的關鍵環(huán)節(jié)，一旦出現(xiàn)問題，很有可能會威脅到國家的穩(wěn)定。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位工作人員的綜合素質(zhì)與道德水平也是影響檔案管理工作的因素，同時是樹立工作人員事業(yè)心、責任心的基礎。因此，在實際的操作中，一定要對此形成足夠的重視，加強對管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作。具體而言，主要可以從以下幾個方面進行。

第一，在檔案管理過程中，工作人員需要保持嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，確保有始有終，不能半途而廢。

第二，無論是在單位內(nèi)部還是在其他場合，都不能泄露相關秘密，不能有工作上的懈怠。

第三，保持積極向上的工作狀態(tài)。這是提高檔案管理效率的重要前提，也是保證工作有效落實的基礎。為提高員工的專業(yè)素養(yǎng)，事業(yè)單位應定期開展培訓、講座等實踐活動，提高員工的專業(yè)技能，讓他們把學習的知識運用到工作實踐中去。另外，通過組建專業(yè)知識或者技能競賽的形式給員工創(chuàng)造競爭的機會，鼓勵員工參與到專業(yè)知識的學習中來，定期的開展相應的活動幫助他們反復記憶，有利于提高檔案管理的專業(yè)水平。當前經(jīng)濟高速發(fā)展的態(tài)勢下，優(yōu)秀的人才是各個領域進步的源動力，因此，培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對于開展檔案管理工作將會有極大的幫助。

（四）提高檔案管理的信息化水平

隨著技術的更迭與進步，信息化趨勢已經(jīng)成為各個領域發(fā)展的重要方向。而在檔案管理領域中，信息技術的應用也取得了極為矚目的效果。采用科學的管理模式，將其充分應用到檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，有利于提供檔案的管理效率，并提高管理綜合水平。比如在收集檔案資料時，通過相關的計算機軟件以及系統(tǒng)編寫的程序，將資料轉(zhuǎn)變?yōu)槲淖?、影音等形式。然后利用信息?shù)據(jù)的形式進行整理，存儲到相應的數(shù)據(jù)庫中。這樣不僅可以做到有序的管理，還能通過云服務平臺實現(xiàn)資源共享。當數(shù)據(jù)被采集之后，用戶只需要在系統(tǒng)中進行檢索，便可以找到自己所需要的資料，大大減少了尋找資料的時間。除此之外，為加強電子檔案資料的保密性，利用防火墻技術來保護系統(tǒng)內(nèi)容，防止出現(xiàn)檔案內(nèi)容被泄露的現(xiàn)象。為滿足單位發(fā)展需求，通過相應的平臺公布相關信息，運用信息化技術來提高資料的普及率和使用率。檔案管理的信息化是當前單位現(xiàn)代化建設中的必然環(huán)節(jié)，將信息技術合理地應用到檔案管理環(huán)節(jié)中，是提高檔案管理水平的有效手段。

結語

提高檔案管理水平，樹立以人為本的服務意識，是促使事業(yè)單位發(fā)展的有力保障，也是推進社會主義現(xiàn)代化建設的重要內(nèi)容。檔案管理的工作涉及到較多的環(huán)節(jié)，隨著資料規(guī)模的逐漸加大，對于事業(yè)單位來說是一項巨大的挑戰(zhàn)。為適應時代潮流的變化，加強事業(yè)單位管理的規(guī)范化水平是當前迫切需要解決的課題?，F(xiàn)代化的檔案管理制度在實踐過程中還存在著諸多問題，需要進一步的改善和優(yōu)化，并大膽創(chuàng)新推動檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

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