新時(shí)期民政檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策

摘要：民政檔案管理在各職能部門的日常工作中占據(jù)十分重要的位置，為職能部門相關(guān)決策的制定提供文件支持。新時(shí)期的民政檔案管理存在很多問(wèn)題，通過(guò)對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)對(duì)策，從而推動(dòng)了民政檔案管理工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；民政檔案；管理

檔案在各級(jí)政府部門的服務(wù)管理工作中占據(jù)重要地位，檔案管理是對(duì)各部門的歷史文件資料進(jìn)行搜集、分類、歸檔、鑒別、統(tǒng)計(jì)與整理。民政部門是重要的基層職能部門，其工作職能包括社會(huì)福利、慈善事業(yè)、低保服務(wù)、扶貧救濟(jì)、基層設(shè)施構(gòu)建等。民政檔案詳細(xì)記載了民政部門各個(gè)時(shí)期的發(fā)展，并涉及了較多的內(nèi)容，因此需要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)分類、妥善保管，從而確保上述具有儲(chǔ)存價(jià)值的文件得到及時(shí)的搜集與整理，也為后續(xù)民政工作的開展提供了參考依據(jù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，民政檔案管理的重要性也隨之顯現(xiàn)，如何做好這項(xiàng)紛繁復(fù)雜的檔案管理工作，受到了越來(lái)越多政府職能部門的關(guān)注。

一、新時(shí)期民政檔案管理的重要性

近年來(lái)，我國(guó)政府將大部分精力用在經(jīng)濟(jì)改革方面，出臺(tái)的相應(yīng)政策也以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展為主。在這樣的背景環(huán)境下，新時(shí)期民政檔案管理就應(yīng)該緊跟政府步伐，積極發(fā)展創(chuàng)新。在堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展、構(gòu)建和諧社會(huì)的基礎(chǔ)上，賦予民政檔案新的職責(zé)與使命。只有對(duì)民政檔案進(jìn)行有效管理，才能落實(shí)民政工作、發(fā)揮服務(wù)職能、解決民生問(wèn)題。采取科學(xué)、合理的管理手段能夠有效的推進(jìn)新時(shí)期民政檔案管理工作的發(fā)展。明確了民政檔案管理的目標(biāo)，就能促進(jìn)民政部門的可持續(xù)發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)、社會(huì)經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展的新時(shí)期，加強(qiáng)民政檔案的管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并提出相應(yīng)對(duì)策，可以確保我國(guó)民政事業(yè)的發(fā)展壯大，同時(shí)也能促進(jìn)黨的方針、政策的順利實(shí)施，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、新時(shí)期民政檔案管理存在問(wèn)題

（一）民政檔案管理的信息化程度不深

我國(guó)的民政檔案管理系統(tǒng)在結(jié)構(gòu)上存在很多不合理之處，如檔案信息大部分來(lái)自當(dāng)?shù)匾患?jí)職能部門保存的相關(guān)文件，極少數(shù)來(lái)自二、三級(jí)職能部門儲(chǔ)存的文件。這就導(dǎo)致民政檔案涵蓋的信息不全，無(wú)法客觀真實(shí)的反映我國(guó)多元化的社會(huì)結(jié)構(gòu)與經(jīng)濟(jì)形勢(shì)。我國(guó)民政檔案大多涵蓋的是國(guó)家機(jī)關(guān)或團(tuán)體方面的活動(dòng)記錄，涉及民生、民眾的檔案資料相對(duì)較少；宏觀民眾管理的檔案文件較多、地方特點(diǎn)的檔案文件相對(duì)較少，因此導(dǎo)致民政檔案蘊(yùn)含的信息不完整。就我國(guó)民政檔案的管理而言，多以紙質(zhì)文件進(jìn)行儲(chǔ)存，而建立在微機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的多媒體資料相對(duì)較少。這種存儲(chǔ)模式限制了檔案管理的發(fā)展，也在一定程度上制約了民政檔案的有效利用。

（二）民政檔案數(shù)據(jù)信息共享程度差

民政檔案數(shù)據(jù)信息共享程度差主要原因在于：民政檔案主要采用的是領(lǐng)導(dǎo)部門的直接管理模式，并嚴(yán)格遵循管理規(guī)定，無(wú)需轉(zhuǎn)移到當(dāng)?shù)氐木C合型檔案管理機(jī)構(gòu)中；具有保密性質(zhì)的民政檔案無(wú)需轉(zhuǎn)移到綜合型檔案管理機(jī)構(gòu)，涉及公安、檢察院或者當(dāng)事人隱私的檔案，若沒(méi)有特殊規(guī)定也無(wú)需轉(zhuǎn)移到綜合型檔案管理機(jī)構(gòu)；綜合型檔案管理機(jī)構(gòu)不具備接收、儲(chǔ)存專業(yè)檔案的資格，同時(shí)該檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案搜集、整理方面還存在嚴(yán)重的不足，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享交流。

（三）民政檔案信息化構(gòu)建存在困難

新時(shí)期民政檔案的信息化發(fā)展并未得到足夠的重視，很多領(lǐng)導(dǎo)忽視了民政檔案管理的信息化構(gòu)建工作，基層員工上行下效，在檔案信息化發(fā)展階段也出現(xiàn)消極怠工的情況，從而很難實(shí)現(xiàn)民政檔案的信息化管理。資金不足也是制約民政檔案信息化發(fā)展的重要因素，若想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，前期就需要大量的資金支持，如系統(tǒng)軟件開發(fā)、硬件設(shè)施購(gòu)置與維護(hù)等。前期花費(fèi)在短期內(nèi)無(wú)法獲得較好回報(bào)，這也在無(wú)形中制約了資金的投入力度。目前我國(guó)專業(yè)的檔案信息管理人員相對(duì)較少，很多民政檔案管理人員多是從其他部門調(diào)過(guò)來(lái)的，不具備檔案信息化管理相關(guān)知識(shí)，無(wú)法充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，因此制約了民政檔案管理的發(fā)展。

（四）民政檔案的信息開發(fā)程度不足

民政檔案為社會(huì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步提供了寶貴的數(shù)據(jù)信息，由于民政檔案涉及的內(nèi)容較多，因此日常管理工作相對(duì)繁瑣、復(fù)雜。隨著民政檔案信息的不斷增多，就需要在日常管理中融入現(xiàn)代信息技術(shù)。但由于各地經(jīng)濟(jì)水平的不同，導(dǎo)致很多地方的民政檔案管理無(wú)法跟上時(shí)代步伐，沒(méi)有加大民政檔案的信息化管理力度，使得民政檔案的開發(fā)程度不足。大部分民政檔案僅對(duì)表面信息進(jìn)行搜集記錄，并未進(jìn)行深層次的挖掘，從而導(dǎo)致很多民政檔案不具備深層價(jià)值，無(wú)法得到真正的利用。

三、新時(shí)期做好民政檔案管理工作的對(duì)策

（一）提升民政檔案資源改造力度

民政檔案管理需要順應(yīng)時(shí)代步伐，適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的改革變遷，加快民政檔案資源架構(gòu)改造。尤其需要注重人口變遷、教育改革、素質(zhì)教育等方面的檔案管理工作，并對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，從而為政府職能部門相關(guān)政策措施的制定提供數(shù)據(jù)資料，也為全民文化素質(zhì)的提高奠定理論基礎(chǔ)。隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)職能部門還應(yīng)重視民政檔案管理工作，主動(dòng)進(jìn)行民政檔案資源架構(gòu)改造，在對(duì)本部門涉及內(nèi)容進(jìn)行搜集整理的同時(shí)，還應(yīng)拓寬檔案管理領(lǐng)域，加大新時(shí)期民政檔案管理監(jiān)督力度。

（二）高效整合民政檔案涵蓋資源

民政檔案涵蓋了多樣的民政檔案資料，因此需要對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范管理，以此確保民政檔案涵蓋資源得到高效的整合管理。隨著時(shí)代的進(jìn)步，民政檔案涵蓋資源需要突破傳統(tǒng)觀念的束縛，對(duì)各類資源進(jìn)行整合，從而確保職能部門保管的檔案資料得到系統(tǒng)化的運(yùn)用。為了提升民政檔案資源的利用率，需要順應(yīng)新時(shí)期需求，采取電子管理模式，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)民政檔案涵蓋資料進(jìn)行管理。為了確保檔案信息共享工作的順利進(jìn)行，需要各職能部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視民政檔案管理，并督促手下員工積極與其他部門進(jìn)行信息交流與溝通，同時(shí)為管理部門配備相關(guān)軟硬件設(shè)施。只有構(gòu)建統(tǒng)一、規(guī)范的信息管理系統(tǒng)，才能確保不同部門之間的信息共享，也有效解決了民政檔案信息利用率較低的問(wèn)題。

（三）完善民政檔案數(shù)據(jù)信息化管理體系

首先需要職能部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，發(fā)揮決策引導(dǎo)功能，為基層員工指明工作方向，加大民政檔案信息化管理投資力度，推動(dòng)民政檔案信息化管理體系的構(gòu)建。其次提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能，定期對(duì)檔案管理人員開展專業(yè)技能培訓(xùn)，致力于培育高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，從而確保民政檔案管理向規(guī)范化、專業(yè)化的方向發(fā)展。新時(shí)期的檔案管理人員還應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)使用及數(shù)據(jù)分析技術(shù)，從而為部門相關(guān)決策的制定奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。最后，需要采取相應(yīng)措施提升民政檔案管理安全性，如對(duì)不同部門制定相應(yīng)權(quán)限，從而避免重要數(shù)據(jù)資料外流問(wèn)題的出現(xiàn)，并在檔案信息化系統(tǒng)中添加相應(yīng)保護(hù)軟件，加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份、錄入、提取的管理，進(jìn)而確保民政檔案的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

民政檔案對(duì)于相關(guān)職能部門而言具有十分重要的指導(dǎo)意義，因此需要重視新時(shí)期民政檔案管理工作。若想加強(qiáng)新時(shí)期的民政檔案管理，就需要對(duì)民政檔案管理存在問(wèn)題進(jìn)行深入分析，并制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，從而推動(dòng)新時(shí)期民政檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步，也為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步提供支持。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳轉(zhuǎn). 新時(shí)期民政局如何更好地開展檔案管理工作[J]. 才智，2016（11）： 45-46.

[2] 商圣坤. 試論基層民政檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2012（2）： 34.

[3] 田東鑫. 新時(shí)期民政檔案信息化管理與利用問(wèn)題探討[J]. 管理觀察，2016（3）： 23-24.

作者簡(jiǎn)介：潘有軍，男，1980年7月21日，廣西柳州，大專，民政檔案管理，小學(xué)高級(jí)教師，廣西柳州市柳江區(qū)民政局。