論大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式

李?lèi)?ài)輝

摘 要：文章對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式進(jìn)行探討，分析了大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作的影響，包括檔案管理工作環(huán)境發(fā)生巨大變化、檔案類(lèi)型日趨多元化、檔案管理需求的變化等。并具體研究了大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的應(yīng)用，包括實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云儲(chǔ)存，做好檔案大數(shù)據(jù)的云服務(wù)，建設(shè)相應(yīng)的數(shù)字檔案館，加強(qiáng)用戶(hù)需求數(shù)據(jù)分析和提升大數(shù)據(jù)檔案智能檢索能力。

關(guān)鍵詞：檔案管理模式；大數(shù)據(jù)；影響；應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：G270

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A收稿日期：2017-05-01

一、大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響

1.檔案管理工作環(huán)境發(fā)生巨大變化

檔案管理工作是對(duì)某一特定業(yè)務(wù)或工作的資料記錄，能夠通過(guò)資料的展示再現(xiàn)或重建具體的工作或業(yè)務(wù)，因而，檔案管理工作要求做到細(xì)致、全面和嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中秉承“一切數(shù)據(jù)皆可用”原則，將工作重心放在資料的完善上。而在大數(shù)據(jù)背景下，與業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)量是極為龐大且數(shù)據(jù)真?zhèn)坞y辨，這導(dǎo)致檔案管理工作的環(huán)境將發(fā)生極大變化，如果不改變檔案管理工作思路，將導(dǎo)致檔案工作難以正常開(kāi)展。

2.檔案類(lèi)型日趨多元化

隨著影像技術(shù)的發(fā)展，檔案的數(shù)據(jù)類(lèi)型發(fā)生極大的變化，從文本型拓展到視頻、音頻、交易日志、可執(zhí)行文件等，檔案類(lèi)型日趨多元化。這要求在檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、收錄管理等方面要進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，以此滿(mǎn)足豐富的檔案類(lèi)型的管理需要，與此同時(shí)，還應(yīng)該注意做好檔案的安全防護(hù)工作，從物理和網(wǎng)絡(luò)兩個(gè)角度進(jìn)行安全體系的建設(shè)和更新。

3.檔案管理需求的變化

傳統(tǒng)的檔案管理是為黨政部門(mén)、企事業(yè)單位等服務(wù)的，關(guān)于個(gè)人服務(wù)方面卻涉及甚少。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，人們對(duì)檔案需求大，檔案管理人員應(yīng)該正視該問(wèn)題，為個(gè)人和單位提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。此外，還應(yīng)該考慮日漸增長(zhǎng)的網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)檔案需求，積極構(gòu)建數(shù)字檔案館，滿(mǎn)足人們的個(gè)性化檔案服務(wù)需求。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的應(yīng)用

1.實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云儲(chǔ)存

實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案云儲(chǔ)存，這樣才能確保電子檔案信息的完整性，從而解決電子檔案管理問(wèn)題。在開(kāi)展檔案大數(shù)據(jù)的云儲(chǔ)存工作時(shí)，需要將其建立在完善的信息化設(shè)施基礎(chǔ)之上，從而提升信息數(shù)據(jù)的處理能力，更好滿(mǎn)足用戶(hù)的檔案服務(wù)需求。實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云儲(chǔ)存，國(guó)家與地方政府還要建立統(tǒng)一的云系統(tǒng)。比如地方政府要結(jié)合當(dāng)?shù)貦n案館的情況來(lái)建立相應(yīng)的云檔案存儲(chǔ)管理中心，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)光纖將這些數(shù)據(jù)與國(guó)家云檔案管理中心相連接，實(shí)現(xiàn)檔案館檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與備份，最大限度降低檔案數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

2.做好檔案大數(shù)據(jù)的云服務(wù)

實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云存儲(chǔ)，就要做好檔案大數(shù)據(jù)的云服務(wù)工作，這樣才能滿(mǎn)足更多用戶(hù)的檔案服務(wù)需求，從而提升電子檔案的利用率。除此之外，每個(gè)檔案館還可以建立自己的檔案信息網(wǎng)，讓用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)相應(yīng)賬戶(hù)來(lái)查詢(xún)自身檔案信息，如果用戶(hù)發(fā)現(xiàn)檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，可以及時(shí)與檔案館聯(lián)系，經(jīng)過(guò)核實(shí)，來(lái)進(jìn)行信息的修改；對(duì)于不太重要的信息，檔案館則可以讓用戶(hù)自行修改，以確保檔案信息的準(zhǔn)確性，提升檔案服務(wù)水平。

3.建設(shè)相應(yīng)的數(shù)字檔案館

在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)，需要不斷完善人民群眾的檔案資源體系，并對(duì)不同電子檔案按類(lèi)型進(jìn)行劃分，面對(duì)復(fù)雜結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)，可采用數(shù)字系統(tǒng)來(lái)整理，以提升檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)水平，滿(mǎn)足當(dāng)?shù)貦n案服務(wù)需求。此外，建設(shè)過(guò)程中相關(guān)人員還要遵循“存量數(shù)字化”的原則來(lái)做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變工作，工作人員要從檔案管理整體性出發(fā)，按照一定的規(guī)則提升檔案的利用率，同時(shí)也能夠保護(hù)好檔案館中一些重要檔案信息，以避免因查閱原因?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案的破壞。

4.加強(qiáng)用戶(hù)需求數(shù)據(jù)分析

檔案管理工作人員需要加強(qiáng)用戶(hù)查詢(xún)行為的數(shù)據(jù)分析，利用這些數(shù)據(jù)來(lái)制訂符合他們要求的檔案管理服務(wù)，以提升用戶(hù)的滿(mǎn)意度，拓展檔案館的發(fā)展空間。

5.提升大數(shù)據(jù)檔案智能檢索能力

大數(shù)據(jù)時(shí)代下要想提升檔案館的整體服務(wù)能力，就要做好智能化檢索設(shè)計(jì)工作，將館內(nèi)不同檔案分類(lèi)化管理，從而提升用戶(hù)檢索效率，縮短檢索時(shí)間，以提升自身的檢索服務(wù)能力。此外，技術(shù)人員也要做好可視化分析工作，將更多檔案數(shù)據(jù)直觀地呈現(xiàn)給用戶(hù)查閱。

參考文獻(xiàn)：

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