加快信息化建設(shè) 做好中職學(xué)校檔案管理

于健+楊洪云

摘 要：隨著檔案每年大量遞增及利用的多種需求，中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作的一個必然發(fā)展過程。本文針對目前中職學(xué)校信息化管理存在的問題以及如何加快信息化建設(shè)進(jìn)行分析和討論，以期不斷提高中職學(xué)校檔案信息化程度，實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校檔案的信息化、現(xiàn)代化管理。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；信息化建設(shè)；檔案管理

伴隨著檔案每年大量遞增，多種類利用需求的層出不窮，信息化已成為檔案管理工作今后發(fā)展與突破的最優(yōu)選擇。在信息化過程中，中職學(xué)校檔案信息化管理與具有得天獨(dú)厚的科研技術(shù)力量作支撐的普通高等學(xué)校檔案管理有所不同，也與擁有雄厚的資金進(jìn)行軟件、硬件開發(fā)、制作的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理有所差距，中職學(xué)校的檔案信息化管理處于邊緣化管理狀態(tài)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對檔案信息化認(rèn)識不到位[1]，重視程度不高。據(jù)調(diào)研，青島地區(qū)大多數(shù)中職學(xué)校還沒有實(shí)行信息化管理，即使少數(shù)中職學(xué)校已經(jīng)實(shí)行了信息化管理，也是處于初級發(fā)展階段，在信息化建設(shè)過程中因遇到許多新情況、新問題，受到了阻礙，處于緩慢發(fā)展、甚至停滯不前的狀態(tài)。

1 中職學(xué)校檔案信息化管理面臨的問題

1、檔案信息化管理制度和技術(shù)規(guī)范文件欠缺

目前，關(guān)于檔案信息化管理制度，特別是信息化建設(shè)過程中一些具體操作性較強(qiáng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范國家沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，例如：軟硬件建設(shè)、檔案數(shù)字化，數(shù)據(jù)采集與安全保護(hù)、信息利用與共享、信息資源開放、電子簽名的認(rèn)定等，沒有具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)支撐，致使中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)與管理沒有形成有效、規(guī)范的可遵循的運(yùn)行機(jī)制。沒有統(tǒng)一制度與標(biāo)準(zhǔn)，又缺乏溝通與協(xié)作，因此各中職學(xué)校檔案部門各自為政，而檔案管理人員理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)都不夠豐富，他們或根據(jù)其工作經(jīng)驗(yàn)及主觀判斷，展開對檔案信息化建設(shè)與管理工作，或摸著石頭過河，使檔案信息化管理在合理性、可行性、系統(tǒng)性、兼容性及安全性等方面則存在著一定欠缺，造成有的學(xué)校信息化建設(shè)走了彎路，有的學(xué)校遇到問題、困難徘徊、停頓不前，出現(xiàn)了資源擱置、浪費(fèi)現(xiàn)象。檔案管理信息化發(fā)展存在著很大盲目性[2] 。

2、資金短缺、設(shè)備陳舊

進(jìn)行信息化建設(shè)就是信息化技術(shù)支撐、網(wǎng)絡(luò)化管理、精準(zhǔn)服務(wù)的齊抓共管，需要軟件、硬件同步建設(shè)、齊升級，這意味著不僅需要投入資金進(jìn)行硬件建設(shè)，還要耗費(fèi)大量資金進(jìn)行檔案數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)處理、信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、安全防護(hù)系統(tǒng)等有關(guān)軟件和程序的設(shè)計(jì)、開發(fā)、安裝、鏈接、利用等工作。同時，由于信息技術(shù)日益發(fā)展，帶來后續(xù)設(shè)備和程序的更新、升級、維護(hù)等都需要一定的費(fèi)用支持。據(jù)調(diào)研，絕大多數(shù)中職學(xué)校對檔案信息化建設(shè)的投入是少之又少，缺少庫房， 存在著“三房合一”即庫房、專用閱欄室，專用整理室共用一室的現(xiàn)象，還有的學(xué)校復(fù)印機(jī)、打印機(jī)都沒有，如需要打印和復(fù)印材料，只能借助其它部門，而有的學(xué)校雖前期對信息化建設(shè)投入了一定的資金，但后續(xù)的發(fā)展沒有跟上，設(shè)備和系統(tǒng)的更新?lián)Q代、升級，維護(hù)等工作停滯不前，存在著一勞永逸的思想。

3、檔案信息化管理專業(yè)復(fù)合型人才缺乏

對于檔案信息化，管理人員的政治素養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)的高低決定著信息化建設(shè)與管理的成效。任何工作，人才是第一位的。目前，中職學(xué)校的檔案管理人員，檔案學(xué)科班出身的微乎其微，絕大多數(shù)是轉(zhuǎn)崗或是年齡大了快退休做不了教學(xué)工作，而改做檔案管理，都是半路出家，既缺少檔案專業(yè)知識，又對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、掃描縮微技術(shù)等掌握得不精，導(dǎo)致中職學(xué)校檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能較低，很難勝任專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的檔案信息化管理工作。其次，檔案管理部門對人才培養(yǎng)缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，往往是走一步看一步，存在著“人才用時方恨少”現(xiàn)象，這在一定程度上影響著中職學(xué)校檔案信息化工作的開展。

2 加快檔案信息化管理的對策

1、領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)重視了工作就好抓了。檔案信息化管理既是一項(xiàng)長期的基礎(chǔ)工作，又是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，它需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門等多方面重視、支持與配合，特別是要調(diào)動分散在各部門的兼職檔案人員工作積極性，信息化管理的很多工作是要兼職檔案員完成的，這些工作具體瑣碎而且關(guān)系信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性及安全性等，所以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要從政策上給予傾斜，給予檔案管理部門全方位支持和關(guān)注，保障信息化基礎(chǔ)工作的高質(zhì)量、高水平運(yùn)轉(zhuǎn)，積極完善并做好檔案信息化建設(shè)、發(fā)展、管理過程中的技術(shù)、人才和資金等保障體系的運(yùn)行工作。

2、傳統(tǒng)、落后的檔案管理機(jī)制和運(yùn)行體系與科學(xué)、先進(jìn)的檔案信息化管理模式是有很大差別的，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)、陳舊的檔案管理的思路，就會阻礙信息化建設(shè)，滿足不了檔案管理發(fā)展的需求。由于在信息化背景下，中職學(xué)校檔案從材料來源類型、收集整理過程、歸檔移交與保存的形式、信息利用方式等工作都發(fā)生了較大變化，因此，信息化下的檔案管理運(yùn)行機(jī)制也要有所改變。一方面要加大信息化軟件、硬件環(huán)境建設(shè)，加快信息化建設(shè)力度，做好檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，另一方面，要做好檔案信息化管理與利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立起以適應(yīng)工作發(fā)展需要、與信息化管理相匹配的檔案信息錄入 輸出、信息采集、信息數(shù)字化、信息預(yù)檢、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸、信息查詢利用、信息安全保護(hù)、權(quán)限訪問等規(guī)章制度、工作規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。與此同時還要不斷完善檔案管理部門內(nèi)部的管理機(jī)制，進(jìn)一步規(guī)范并細(xì)化檔案的收集、整理、移交、歸檔、查閱利用等工作流程、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及監(jiān)督職責(zé)。其次，要積極接收和學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的信息化檔案管理理念和科學(xué)有序的管理方法，在堅(jiān)守檔案管理最基本原則的同時，必須大膽創(chuàng)新思路，積極開展理論創(chuàng)新，管理創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新，服務(wù)創(chuàng)新，超前并服務(wù)好學(xué)校各項(xiàng)教育教學(xué)工作及社會的需要。

3、無論是加強(qiáng)信息化建設(shè)還是檔案管理人員的培養(yǎng)或是引進(jìn)專業(yè)復(fù)合人才都需要投入資金，因此，加強(qiáng)資金的支撐是加快完善信息化管理工作的重要保障[3]。首先是加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施及軟硬件系統(tǒng)建設(shè)的需要，按照國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)綠色環(huán)保建設(shè)館舍理念，改善庫房條件；對系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時的開發(fā)、更新、升級與維護(hù)。其次要不斷開發(fā)檔案利用價值，宣傳檔案在實(shí)踐應(yīng)用中所發(fā)揮的重要作用，提高和擴(kuò)大檔案的影響力，爭取上級部門或者校友、企業(yè)等多渠道、多方式的支持及贊助，加強(qiáng)資金的投入力度。與此同時還要進(jìn)一步建立健全檔案信息化建設(shè)與管理的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制，利用科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的工作方法和管理模式，推進(jìn)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。

4、高素質(zhì)、高水平的人才隊(duì)伍是檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的保證和推動。由于檔案管理是一項(xiàng)具有政策性、紀(jì)律性、保密性等特殊性專業(yè)工作，因此，要把思想政治建設(shè)、紀(jì)律建設(shè)、干部隊(duì)伍建設(shè)等工作貫穿于檔案工作始終，要筑牢政治思想基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案管理人員政治思想教育和政治理論學(xué)習(xí)，加強(qiáng)職業(yè)道德與行為規(guī)范教育， 不斷提高其政治自覺性和政治責(zé)任，其次，要加強(qiáng)檔案管理人員全方位、多層次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，拓展多渠道的專業(yè)教育培訓(xùn)方式，樹立“主觀能動”服務(wù)意識，積極轉(zhuǎn)變自身角色，從傳統(tǒng)的檔案保管者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息管理者、檔案精準(zhǔn)服務(wù)踐行者、檔案利用開發(fā)推動者、檔案成果編研推廣者。與此同時，學(xué)校及檔案管理部門要積極培養(yǎng)和引進(jìn)兼具檔案管理、歷史文化、信息化技術(shù)專業(yè)的高水平德才兼?zhèn)涞母邔哟稳瞬?，確保檔案建設(shè)和信息化管理能夠與時俱進(jìn)并高質(zhì)量、高水平運(yùn)行。

3 中職學(xué)校檔案信息化管理的目標(biāo)

信息化建設(shè)是時代發(fā)展的需要[4]，也是時代賦予中職學(xué)校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的歷史使命。檔案信息化不僅僅包括紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，政務(wù)文件的電子化，檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，還應(yīng)包括電子檔案數(shù)據(jù)的自動甄別、捕獲、歸檔、存儲、整合、分析、統(tǒng)計(jì)、利用的電子檔案“全生命周期”的數(shù)據(jù)化智能化控制。傳統(tǒng)的檔案管理工作的目標(biāo)是通過手工整理、裝訂檔案，編制案卷目錄等各類簡單、初級、原始檢索工具，對檔案進(jìn)行查閱利用，但檔案查不全、查不到的現(xiàn)象會時常發(fā)生，傳統(tǒng)檔案管理已無法滿足持續(xù)膨脹的館藏和快速增長的多種類檔案利用需求。而信息化管理的目標(biāo)就是利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字掃描技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)化功能，對檔案信息用數(shù)據(jù)化來表達(dá)、以數(shù)字載體作存儲介質(zhì)，以網(wǎng)絡(luò)來傳遞信息并通過智慧化控制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合與共享，增加檔案提取利用的時效性、精準(zhǔn)性、全面性，使檔案利用價值實(shí)現(xiàn)最大化，成為檔案走向規(guī)范化、信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的最有效的捷徑。例如，過去查找學(xué)生學(xué)籍檔案，需按部就班，按年度、專業(yè)、班級、類目等步驟和程序逐條手工查找提取信息，效率低，失誤率高。而引入檔案信息化管理后，只要輸入關(guān)鍵詞，就能實(shí)行全文檢索，“秒速”查找到與之相關(guān)的所有信息資料和信息統(tǒng)計(jì)， 擴(kuò)大了檔案利用的廣度和深度，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源經(jīng)過零散到系統(tǒng)化管理，使檔案的最大價值通過信息化、數(shù)據(jù)化、智慧化這些新的管理形態(tài)、管理方式、管理途徑來實(shí)現(xiàn)。

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