做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源利用的思考

文/黃蔚

做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源利用的思考

文/黃蔚

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案作為房地產(chǎn)交易登記過程中形成的重要憑證，其社會(huì)影響力正在不斷被社會(huì)所認(rèn)識(shí)，特別是近年來國(guó)家加大房地產(chǎn)市場(chǎng)調(diào)控力度，各種相關(guān)政策密集出臺(tái)，有些舉措都是首次使用，對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)的走向和需求產(chǎn)生了很大影響，也給不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集、整理、利用產(chǎn)生影響。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記的意義

不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度是不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的確認(rèn)和保護(hù)制度，是完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制、建設(shè)現(xiàn)代市場(chǎng)體系的必然要求，也是貫徹落實(shí)十八屆三中全會(huì)提出的“完善產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度”、“賦予農(nóng)民更多財(cái)產(chǎn)權(quán)”、“健全自然資源資產(chǎn)制度”的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，這對(duì)于保護(hù)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人的合法財(cái)產(chǎn)權(quán)，提高政府治理效率和水平，方便企業(yè)和群眾，尤其是對(duì)進(jìn)一步健全歸屬清晰、責(zé)權(quán)明確、保護(hù)嚴(yán)格、流轉(zhuǎn)順暢的現(xiàn)代產(chǎn)權(quán)制度，夯實(shí)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)具有重要意義。第一，有利于保護(hù)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人合法財(cái)產(chǎn)權(quán)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)本質(zhì)就是產(chǎn)權(quán)經(jīng)濟(jì)，不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度就是不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的確認(rèn)和保護(hù)制度，通過不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記，可避免產(chǎn)權(quán)的交叉或沖突，保證各類不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的歸屬和內(nèi)容得到最為全面、統(tǒng)一、準(zhǔn)確的明晰和確認(rèn)，以不動(dòng)產(chǎn)登記較強(qiáng)的公示力和公信力為基礎(chǔ)，有效保護(hù)權(quán)利人合法的不動(dòng)產(chǎn)財(cái)產(chǎn)權(quán)。第二，有利于保障不動(dòng)產(chǎn)交易安全。通過不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記，可促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記信息更加完備、準(zhǔn)確、可靠，根據(jù)準(zhǔn)確有效的信息來進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)交易，保障交易安全，為建立健全社會(huì)征信體系創(chuàng)造條件。第三，有利于提高政府治理效率和水平。通過不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記，可最大限度地整合資源，減少政府行政成本，進(jìn)一步厘清政府與市場(chǎng)的關(guān)系，完善政府運(yùn)行機(jī)制，發(fā)揮市場(chǎng)的積極作用。通過整合登記職能、減少辦證環(huán)節(jié)、采取“一站式”服務(wù)等措施，節(jié)省登記費(fèi)用，更好地方便企業(yè)、群眾申請(qǐng)和辦理不動(dòng)產(chǎn)登記。

二、不動(dòng)產(chǎn)登記中房地產(chǎn)交易登記的性質(zhì)

房地產(chǎn)交易是房地產(chǎn)交易主體之間以房地產(chǎn)這種特殊商品作為交易對(duì)象所從事的市場(chǎng)交易活動(dòng)，是一種極具專業(yè)性的交易。按交易形式的不同，可分為房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、房地產(chǎn)抵押、房地產(chǎn)租賃。

房地產(chǎn)登記，是指經(jīng)申請(qǐng)人申請(qǐng)，由房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)將申請(qǐng)人的房地產(chǎn)權(quán)利和其他應(yīng)當(dāng)記載的事項(xiàng)在房地產(chǎn)登記簿予以記載的行為，是將房地產(chǎn)權(quán)利現(xiàn)狀、權(quán)利變動(dòng)情況以及其他相關(guān)事項(xiàng)記載在房地產(chǎn)登記簿上予以公示的行為，是一種不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的公示方式。登記管理的實(shí)施流程為：提交申請(qǐng)、審核、制證、發(fā)證、歸檔、利用。

三、徐匯區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用的情況

目前，徐匯區(qū)擁有不動(dòng)產(chǎn)登記檔案80余萬卷，每個(gè)月查閱量在800人次左右，查詢檔案數(shù)量1000卷左右，而正常情況下每月的接收檔案數(shù)是3000卷左右，每月的查閱量與接收量之比約為1:3，房屋土地產(chǎn)權(quán)檔案信息資源利用的主要形式如下。

1．土地房屋的社會(huì)屬性不斷被重視，房屋產(chǎn)權(quán)越來越成為人們重視的個(gè)人重要資產(chǎn)。隨著土地房屋價(jià)值的重要性越來越被重視，房屋為個(gè)人所有的比例越來越大，人們對(duì)于房屋產(chǎn)權(quán)的維護(hù)意識(shí)不斷增加，圍繞房屋的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)越來越頻繁，房屋的居住價(jià)值與經(jīng)濟(jì)社會(huì)價(jià)值同步發(fā)展，人們需要了解更多的房屋產(chǎn)權(quán)信息。

2．國(guó)家宏觀調(diào)控政策及相關(guān)稅收政策促使房屋擁有者對(duì)于房屋資產(chǎn)實(shí)施新一輪優(yōu)化組合。許多人將手中多套房產(chǎn)置換成更為合理的房產(chǎn)持有狀態(tài)。另外，80后逐漸成為社會(huì)的中堅(jiān)力量，而且逐步成為家庭的棟梁，鑒于獨(dú)生子女家庭所涉及的父母照顧及子女教育等情況，改善型住房置換的需求推動(dòng)了市場(chǎng)交易數(shù)量的增長(zhǎng)。

3．經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域企業(yè)重組、社會(huì)管理、文化發(fā)展等，都會(huì)涉及房屋土地資產(chǎn)的再配置及相關(guān)資產(chǎn)評(píng)估，隨著房屋土地的利用屬性不斷被重視，相關(guān)的需求促使查閱這一類資源信息的人越來越多。

4．國(guó)家城市綜合管理的不斷深入和規(guī)范，需要更多的大數(shù)據(jù)信息資源。

5．中國(guó)法制環(huán)境改善，老百姓維權(quán)意識(shí)不斷增強(qiáng)，打官司已經(jīng)成為老百姓日常生活中越來越普遍的事情，過去有事找政府的意識(shí)逐漸向?qū)ふ曳芍С值姆较蜣D(zhuǎn)變。

6．移民、海外留學(xué)興起，國(guó)外相關(guān)部門需要申請(qǐng)者說明大額資產(chǎn)的來源情況，交易登記方面的相關(guān)材料成為重要的證明依據(jù)。

7．公檢法維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定需要了解更多的信息。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源查詢呈現(xiàn)三個(gè)方面的擴(kuò)張。一是查詢數(shù)量增加，隨著新建房屋數(shù)量增加,存量房屋交易的不斷易手，房屋權(quán)屬信息資源的查詢數(shù)量增加在意料之中；二是接待服務(wù)對(duì)象范圍擴(kuò)大，國(guó)家改革開放后實(shí)施房屋產(chǎn)權(quán)確認(rèn)，一段時(shí)間后，一些老房子的業(yè)主年老、病故等出現(xiàn)辦理遺產(chǎn)繼承、析產(chǎn)等情況，另外境外人士也在不斷出售以前購(gòu)置的房產(chǎn)，需要調(diào)取老材料的人越來越多，老弱病殘幼、外籍人士等都會(huì)經(jīng)常光顧查閱窗口；三是查詢的目的增多，過去只涉及房產(chǎn)交易及公證、訴訟等，現(xiàn)在還涉及稅收、限購(gòu)、移民、申請(qǐng)廉租經(jīng)適房、拆遷、優(yōu)秀保護(hù)建筑修繕保護(hù)、政務(wù)信息公開服務(wù)、資產(chǎn)重組、物業(yè)糾紛、拆違、群租整治、腐敗查處等。

四、新形勢(shì)下，做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源管理與利用的建議與措施

當(dāng)今社會(huì)，已將信息資源與材料和能源等重要資源列為戰(zhàn)略資源，在國(guó)家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著日益重要的作用，在各類信息資源中，檔案作為人類社會(huì)的記憶工具和知識(shí)結(jié)晶，以其所承載信息的原始性、真實(shí)性等特殊性質(zhì)而占據(jù)獨(dú)特的地位，是信息資源的重要組成部分。運(yùn)用好檔案信息資源，是提高國(guó)家、城市綜合競(jìng)爭(zhēng)力的必由之路。

1．強(qiáng)調(diào)不動(dòng)產(chǎn)登記資料歸檔及時(shí)化。檔案資料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，直接影響到檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案資料的準(zhǔn)確搜集是檔案信息資源利用的基礎(chǔ)。及時(shí)歸檔可以保證原始憑證的安全性。如果不及時(shí)歸檔，一則會(huì)在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)材料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。二則會(huì)影響檔案的利用，增加查閱人員的工作量。三則會(huì)影響有些密級(jí)的原始材料的保密。因此，保證檔案管理的基礎(chǔ)性工作，必須強(qiáng)調(diào)登記結(jié)束后的及時(shí)歸檔，而且必須做到實(shí)體檔案與數(shù)字化檔案歸檔同步化。

2．強(qiáng)調(diào)檔案質(zhì)量的全過程管理。接收前，在登記管理部門與檔案歸檔部門建立起暢通的操作信息平臺(tái)，實(shí)施嚴(yán)格的移交管理制度。針對(duì)今年不動(dòng)產(chǎn)登記檔案外包的情況，一要保證實(shí)體檔案的質(zhì)量，安排專人對(duì)實(shí)體檔案的目錄記載、裝訂質(zhì)量實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，保證入庫(kù)檔案符合歸檔要求，二要保證檔案數(shù)字化制作質(zhì)量，要求交易中心實(shí)施專人抽查制度，杜絕數(shù)字化檔案信息出現(xiàn)張冠李戴、空白模糊等劣質(zhì)檔案信息資源，保證數(shù)字化檔案信息資源的質(zhì)量和利用水平。接收后，要不斷完善檔案信息資源錯(cuò)誤糾正制度，建立事前控制、事中防范、事后糾正的防范控制規(guī)范流程，對(duì)于實(shí)體和數(shù)字化檔案的質(zhì)量問題，有及時(shí)糾正的工作職責(zé)和工作流程，保證檔案信息資源質(zhì)量合乎規(guī)范要求。

3．強(qiáng)調(diào)動(dòng)態(tài)管理在不動(dòng)產(chǎn)信息資源管理中的運(yùn)用。加大資金投入，改善軟硬件環(huán)境，建立相關(guān)數(shù)字化檔案查閱的規(guī)章制度和存儲(chǔ)設(shè)備系統(tǒng)。動(dòng)態(tài)管理就是與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)今社會(huì)發(fā)展瞬息萬變，經(jīng)濟(jì)和科技高速發(fā)展，人們利用信息資源的需求也會(huì)隨之變化，要以動(dòng)態(tài)適應(yīng)性管理措施來應(yīng)對(duì)社會(huì)發(fā)展變化。首先，應(yīng)注重把握不同時(shí)期社會(huì)各方面的中心工作和動(dòng)向，簡(jiǎn)單地說，就是“以用戶需求為導(dǎo)向”。檔案管理部門不是世外桃源，改革大潮和經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門推到了前臺(tái)，直接面對(duì)企業(yè)、老百姓。逆水行舟，不進(jìn)則退，墨守成規(guī)，將會(huì)作繭自縛，正視現(xiàn)實(shí)、練好內(nèi)功是必須的選擇。了解服務(wù)對(duì)象、開展調(diào)研和數(shù)據(jù)分析是必須開展的經(jīng)常性工作，以減少服務(wù)過程中的盲目性。切實(shí)跟上現(xiàn)代科技的發(fā)展速度。采用現(xiàn)代化手段推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的利用步伐。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我們必須加快檔案管理的現(xiàn)代化，以現(xiàn)代化手段取代傳統(tǒng)的人工管理檔案。現(xiàn)在，徐匯區(qū)已建立了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息存儲(chǔ)、處理、保護(hù)、糾正、利用的信息近遠(yuǎn)程傳遞，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)登記檔案快速檢索、輸出。根據(jù)社會(huì)反饋和對(duì)實(shí)際工作的總結(jié)，徐匯區(qū)不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)行了兩次升級(jí)，為進(jìn)一步推進(jìn)各部門信息資源共享、有效提高檔案利用的效能提供信息儲(chǔ)備支持。配合市交易中心對(duì)其開發(fā)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案影像查詢系統(tǒng)實(shí)施了升級(jí)，電子檔案管理為檔案信息資源利用實(shí)施全覆蓋，窗口查詢可以做到在90%的情況中即時(shí)提供服務(wù)對(duì)象所需的原始材料，有效地提高了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的查詢效能。

4．強(qiáng)調(diào)人員培訓(xùn)重要性，提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。努力提供檔案接待人員的素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力決定了檔案信息資源有效利用的服務(wù)水平，拓展知識(shí)面、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)勢(shì)在必行，重點(diǎn)從檔案知識(shí)運(yùn)用水平、信息化網(wǎng)絡(luò)化操作水平、對(duì)外接待溝通水平三個(gè)方面入手。大量不同領(lǐng)域的社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)和個(gè)人來查詢，說明徐匯區(qū)房地產(chǎn)檔案利用工作為徐匯區(qū)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)保障、城市管理發(fā)展起到了積極的推動(dòng)作用。積極探索適應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)的新路子非常重要。要緊緊圍繞區(qū)域房地產(chǎn)建設(shè)、管理、服務(wù)工作的重點(diǎn)推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案服務(wù)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案服務(wù)的接待人員是構(gòu)建這種服務(wù)的紐帶，其職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素養(yǎng)對(duì)檔案利用工作有著直接影響。因此，在檔案工作中應(yīng)調(diào)動(dòng)工作人員的主觀能動(dòng)性，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、文明服務(wù)的思想意識(shí)。另外，針對(duì)電子檔案的廣泛運(yùn)用，做好新形勢(shì)下不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化工作必須樹立以下意識(shí)：（1）高度重視信息技術(shù)的規(guī)范化，日常工作中加強(qiáng)信息化理論的學(xué)習(xí)和研究。如檔案信息資源的開發(fā)，檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)的掌握等。（2）積極推進(jìn)檔案部門計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)建設(shè)和人員培訓(xùn)，努力造就新型檔案復(fù)合型人才。（3）建立相關(guān)激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案人員鉆研信息化專業(yè)知識(shí)，重視一線檔案人員提出的各類合理化建議，通過不斷完善檔案管理工作機(jī)制，提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理水平。

5．強(qiáng)調(diào)傳統(tǒng)服務(wù)的重要性。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源的利用還要把握好數(shù)字化檔案管理利用與實(shí)體檔案管理利用的同步發(fā)展，不能有了數(shù)字檔案就輕視實(shí)體檔案，就放松對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)力度，導(dǎo)致實(shí)體檔案管理質(zhì)量下降。有些方面，實(shí)體檔案具有不可替代的利用價(jià)值，比如公檢法、公證、繼承、企業(yè)重組等都有利用實(shí)體檔案進(jìn)行鑒定的要求。只能說，數(shù)字檔案出現(xiàn)以后，檔案工作的任務(wù)更多了，保護(hù)檔案的途徑更多了，利用檔案的方式更廣了，工作效率更高了，這是順應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案不斷增長(zhǎng)的一種新的方法，數(shù)字檔案不能取代實(shí)體檔案。另外，從檔案歷史價(jià)值屬性的角度考慮，實(shí)體檔案中的許多具有人文價(jià)值的材料是了解歷史、傳承文明的寶貴資源，是不可替代的原始憑證。

6．做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的宣傳，一方面，利用受理窗口等服務(wù)區(qū)域，積極推進(jìn)政務(wù)信息公開，利用多種形式向社會(huì)宣傳不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的社會(huì)效能，制作辦事指南等小冊(cè)子，提供便民咨詢服務(wù)，在“國(guó)際檔案日”走進(jìn)社會(huì)，為居民答疑解惑。另一方面，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案在徐匯區(qū)的知曉度，增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，從而增強(qiáng)全社會(huì)對(duì)于檔案利用工作的認(rèn)可度，使得潛在的利用者了解不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的性質(zhì)。檔案用戶的檔案意識(shí)對(duì)于檔案利用有著較大的影響，要逐漸削弱檔案的神秘感和陌生感。這些多種形式的宣傳活動(dòng)對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展一定會(huì)起到積極的促進(jìn)作用。

總之，房地產(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展必然要求不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作要有新突破，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的發(fā)展反過來又會(huì)促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)合理有序地發(fā)展，利用好檔案信息資源、充分發(fā)揮檔案信息資源的有效價(jià)值，是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

(作者單位:上海市徐匯區(qū)住房保障和房屋管局檔案中心)