威海市社保業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀的審視與思考

文·王慶悅

威海市社保業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀的審視與思考

文·王慶悅

社保業(yè)務(wù)檔案管理工作是社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦不可分割的有機(jī)組成部分。為有序推進(jìn)社會保險檔案信息化管理工作，威海市社會保險服務(wù)中心檔案科對本市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的現(xiàn)有檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研，從調(diào)研情況看，問題突出，任務(wù)艱巨，還須加大工作整改力度，加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，為實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理、服務(wù)民生提供保障。

一、基本情況

威海市社會保險服務(wù)中心現(xiàn)有保存檔案以紙質(zhì)檔案為主，兼有少量磁性、光學(xué)性等多種載體。經(jīng)初步清點，截至目前，室藏文書檔案1151卷；財務(wù)檔案中會計憑證、賬簿和征繳發(fā)票3859卷，統(tǒng)計報表168卷；業(yè)務(wù)檔案中征繳1712卷，企業(yè)養(yǎng)老和機(jī)關(guān)養(yǎng)老562卷，職工醫(yī)保220卷，城居2420卷，工傷460卷，勞動能力鑒定1620卷，稽查和生育等68卷。總計共有12240卷。

三樓大檔案室面積約80平米，檔案密集架12列?，F(xiàn)主要存放城居、工傷、勞動能力鑒定、醫(yī)保、稽查、生育等檔案；三樓小檔案室約30平米，20組五節(jié)文件柜，現(xiàn)主要存放征繳科增減表等檔案。仍有部分原醫(yī)保處和原征繳中心發(fā)票單據(jù)等存放于三樓西側(cè)房間的4組五節(jié)文件柜內(nèi)。四樓檔案室面積60平米，檔案密集架11列?，F(xiàn)主要存放文書、企業(yè)退休業(yè)務(wù)、機(jī)關(guān)養(yǎng)老退休業(yè)務(wù)、財務(wù)、統(tǒng)計和職工養(yǎng)老手冊等檔案。目前，社保中心檔案室面積總計約170平米，檔案密集架共計23列?，F(xiàn)密集架的占用率已經(jīng)達(dá)到80%，庫房容量不容樂觀。受場地所限，前期已經(jīng)和威海市檔案局聯(lián)系溝通過，對于我們提出將來把社保有關(guān)檔案移交存放在其專業(yè)庫房，市檔案局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)表示謹(jǐn)慎同意，并表態(tài)社保檔案也是全市檔案的重要組成部分。對于移交的內(nèi)容和數(shù)量，有待做進(jìn)一步的探討。

市直企業(yè)退休人員的檔案于2005年前曾分三批移交給社區(qū)管理，共計5342份，自2006年至今退休的市直企業(yè)約2.4萬人的檔案目前由其原工作單位保存。如將現(xiàn)空余的20%密集架全部用來存放企業(yè)退休職工檔案，只可以存放約8000份。另外，二樓公共服務(wù)中心托管的人事人才檔案約為5.2萬份，庫房檔案的占用率也達(dá)到了72%；四樓局機(jī)關(guān)管理的市直機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案約2700份，庫房檔案的占用率達(dá)到了63%。

由于機(jī)構(gòu)設(shè)置和辦公經(jīng)費、場地等原因，威海市轄各市區(qū)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理情況苦樂不均，文登社保中心和乳山市勞動保險處和榮成市機(jī)關(guān)事業(yè)保險處情況較好，其他經(jīng)辦機(jī)構(gòu)問題較多。高技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)和經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)社保處是借用局機(jī)關(guān)或相關(guān)部門的檔案室，無專職人員管理，存放分散。

二、存在的問題

（一）社保檔案管理薄弱，檔案意識不高

由于社會保險檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，專項資金不足，對社會保險檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費不到位的情況突出，市區(qū)很多經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重，部分業(yè)務(wù)人員也存在概念不清，認(rèn)識不高的問題，認(rèn)為當(dāng)前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案資料，檔案意識淡漠。

（二）社會保險檔案多頭管理，管理不統(tǒng)一

社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，由于各市區(qū)機(jī)構(gòu)設(shè)置和單位內(nèi)部管理等原因，社會保險檔案分別歸屬不一樣的單位或部門管理，形成了多頭管理問題，一個人的保險資料分別保存在不一樣的機(jī)構(gòu)或科室， 不少市區(qū)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室。且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案信息系統(tǒng)能夠查詢到一個人的全部社會保險檔案信息。

（三）檔案管理水平低，跟不上社會保險制度改革的步伐

目前，威海市直和各市區(qū)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)均未能實行檔案的電子化管理，隨著社會保險業(yè)務(wù)量的逐步加大，仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費時費力，搞數(shù)據(jù)統(tǒng)計更為艱難，直接影響了工作的進(jìn)展。同時，由于頻繁翻閱和查找，使用率較高的檔案受損嚴(yán)重，給檔案的長久有效保護(hù)帶來更大的難度。

（四）社保檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，業(yè)務(wù)水平亟待提高

社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開展經(jīng)驗交流的機(jī)會也不多；同時，大部分經(jīng)辦機(jī)構(gòu)缺乏檔案管理專業(yè)人才，部分專職檔案管理人員專業(yè)技能也不高，雖然有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作人員，但未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)，也一定程度會影響檔案管理工作開展。

三、下一步工作思路

（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

加大社會保險檔案工作宣傳力度，積極爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對社會保險檔案工作的重視與支持，在經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的整合和科室設(shè)置過程中，提前謀劃，通盤考慮，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實問題，為社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。另外，積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。

（二）健全制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機(jī)制

依據(jù)《檔案法》、人社部3號令、《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》等法規(guī)，制定社保檔案分類保管規(guī)范。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有章可循、照章辦事、依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免部門間交叉重復(fù)而造成的浪費，實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理。

（三）軟硬件一起上，實現(xiàn)社會保險檔案的電子化管理

著力加快進(jìn)行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由市社保中心牽頭統(tǒng)一組織實施，先由市直試點，再全市穩(wěn)步推開。將所有業(yè)務(wù)范圍的各險種社保業(yè)務(wù)檔案納入統(tǒng)一檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化管理，延長紙質(zhì)檔案的保管期限，提高電子檔案的使用率。將社會保險政策文書檔案也一并納入檔案信息系統(tǒng)管理并提供查閱服務(wù)，通過對社保紙質(zhì)檔案的電子化，實現(xiàn)崗位業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化，還可以實現(xiàn)內(nèi)控機(jī)制的遠(yuǎn)程監(jiān)督和高效運行，能夠提高經(jīng)辦效率和經(jīng)辦質(zhì)量，整體提升社保經(jīng)辦的服務(wù)能力。各市區(qū)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要克服資金緊張的困難，爭取經(jīng)費投入，購置先進(jìn)的微機(jī)、高拍儀、掃描機(jī)等硬件設(shè)備裝備檔案室。在機(jī)型上要盡量做到統(tǒng)一，以便下一步聯(lián)網(wǎng)共享社會保險檔案數(shù)據(jù)，為全市按照統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)管理電子檔案奠定基礎(chǔ)。

（四）搞好人員培訓(xùn)，不斷提高社保檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)技能

社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，具備計算機(jī)實際操作能力。因此，應(yīng)與檔案行政管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，積極組織全市社保專兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)。向本地或外地的檔案管理先進(jìn)單位和同行多學(xué)習(xí)交流，取長補(bǔ)短。加強(qiáng)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊伍，保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會保險檔案管理隊伍。

（作者單位：威海市人力資源和社會保障局）