新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化之我見

文·陳進(jìn) 杜小龍

新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化之我見

文·陳進(jìn) 杜小龍

在新形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生了一些新變化，讓檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展面臨較大挑戰(zhàn)。如何實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，促使檔案管理工作符合現(xiàn)代化發(fā)展需求，保證檔案管理效率的穩(wěn)定提升，成為目前檔案事業(yè)發(fā)展的又一個重要節(jié)點(diǎn)。

一、新形勢下檔案管理工作的問題

（一）檔案管理體系的缺乏

隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)水平的提升，各個單位的管理制度以及管理職能都得以完善，促進(jìn)了各個崗位管理職能的充分發(fā)揮。但是，在檔案管理工作執(zhí)行過程中，由于缺乏完善的管理體系，無法符合現(xiàn)代化發(fā)展需求，不能充分發(fā)揮引導(dǎo)作用，導(dǎo)致檔案創(chuàng)新發(fā)展體系得不到有效利用。同時，由于沒有完善的執(zhí)行體系，導(dǎo)致檔案管理工作人員在工作中操作不規(guī)范，對檔案資源的使用上也存在一定的隨意性。而且，各個單位、各個行業(yè)將經(jīng)濟(jì)效益作為主體，對檔案管理工作不夠重視，這種檔案意識的缺乏，導(dǎo)致檔案管理工作效率較低下，精力投入比重減弱。另外，受資源配置制約要素的影響，檔案人員的責(zé)任意識不強(qiáng)，慣性地沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，致使檔案信息管理工作的執(zhí)行無法符合現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，減緩了檔案工作創(chuàng)新性發(fā)展的趨勢。

（二）檔案管理措施的落后

使用先進(jìn)技術(shù)實現(xiàn)實體管理工作，是現(xiàn)代化社會的主要發(fā)展趨勢和要求。隨著計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)的使用和發(fā)展，將影響到社會及工作的有效執(zhí)行力。但是，在先進(jìn)技術(shù)已普遍使用的形勢下，檔案管理對策則依然比較落后，使用的信息化管理手段也不夠規(guī)范，沒有為檔案信息建立合適的檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺，檔案信息化發(fā)展水平還比較滯后。通常情況下，還在使用手工登記、紙質(zhì)管理，不僅使檔案信息得不到有效管理和控制，也達(dá)不到檔案資源的有效利用和共享，從而影響了管理工作效率的有效提升。在這種管理趨勢下，制約了檔案管理工作與信息技術(shù)的融合發(fā)展[1]。

（三）檔案管理人員資質(zhì)的弱化

在檔案管理工作中，由于一些檔案管理人員自身素質(zhì)較低，管理能力與業(yè)務(wù)水平較差，對檔案管理目標(biāo)的了解掌握還只在淺表層和形式上，因此面對傳統(tǒng)檔案資料的收集、整理、儲存、管理、利用等工作，已是感到壓力巨大，更無法對其實施規(guī)范性管理了。在這種傳統(tǒng)執(zhí)行工作中，工作人員無法獲得與投入比相適應(yīng)的檔案管理效果，不僅使管理人員無法從中獲取認(rèn)同感，也無法促使工作效率的有效提升，導(dǎo)致檔案管理工作無法規(guī)范運(yùn)行，使檔案工作與現(xiàn)代化發(fā)展要求之間存在較大差異。

二、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范對策

（一）健全檔案管理工作制度

為了實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化運(yùn)行，需要為其建立完善的檔案管理制度。檔案管理工作執(zhí)行期間，規(guī)范性目標(biāo)的建立需要按照相關(guān)的工作制度有效執(zhí)行，促進(jìn)檔案管理工作體系的完好發(fā)展。因此，需要加強(qiáng)職責(zé)權(quán)利的清晰性與權(quán)責(zé)性，以保證管理工作人員執(zhí)行期間能夠充分落實。實現(xiàn)完善的規(guī)章制度，能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行制約與指導(dǎo)。具體執(zhí)行工作中，需要明確檔案管理工作人員的崗位職責(zé)和工作任務(wù)，并按照執(zhí)行的相關(guān)制度，促進(jìn)管理水平的穩(wěn)定提升[2]。在檔案管理工作中，基于完善的規(guī)章制度，還需要保證制定的制度與發(fā)展目標(biāo)相符合，促進(jìn)規(guī)章制度的完好發(fā)展，這不僅能實現(xiàn)檔案管理工作的嚴(yán)格操作以及有效發(fā)展，還能在工作執(zhí)行期間，認(rèn)識到制度發(fā)揮的重要性，以促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化實施。基于以上的分析和闡述合理發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作并不是單純的紙質(zhì)形式，為了使其能夠深度利用，一定要將制度滲透到檔案建設(shè)、檔案管理工作中，保證其價值的充分體現(xiàn)。

（二）加強(qiáng)檔案管理技術(shù)手段

隨著現(xiàn)代化社會的進(jìn)步和發(fā)展，利用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理工作已出現(xiàn)較大限制，無法促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化實施和管理水平的穩(wěn)步提升。其主要原因是檔案種類比較多，管理工作中存在較大差異，無法實現(xiàn)規(guī)范化管理[3]。傳統(tǒng)的管理方式多為人工執(zhí)行，在執(zhí)行期間將消耗大量的人力、物力，且無法為其提供充足的投資。在這種方式下，需要充分發(fā)揮現(xiàn)代化執(zhí)行手段，將計算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理工作中去，實現(xiàn)規(guī)范性發(fā)展。新技術(shù)的使用能夠促進(jìn)檔案管理工作的執(zhí)行，保證工作效率的提升。所以，在執(zhí)行期間，管理人員要不斷學(xué)習(xí)，認(rèn)識到新時期檔案管理工作的執(zhí)行要求和存在問題。為了使檔案管理工作與現(xiàn)代技術(shù)相互融合，還需要基于自身的發(fā)展需求，為其建立檔案信息管理系統(tǒng)，保證現(xiàn)代化技術(shù)得以充分發(fā)揮。在管理工作中，為了將現(xiàn)代化技術(shù)充分引入，還需要實現(xiàn)安全性管理，加強(qiáng)檔案管理的保密性和規(guī)范性，減少管理工作中產(chǎn)生的泄漏、遺失等現(xiàn)象。所以說，在工作執(zhí)行期間，需要形成和建立保密系統(tǒng)，對電子檔案管理系統(tǒng)定期維護(hù)，保證使用期間的功能充分發(fā)揮，為檔案的安全使用提供保障。

（三）提升檔案管理人員水平

檔案人員是檔案工作執(zhí)行期間的主體責(zé)任人，對檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)。因為工作人員的專業(yè)素質(zhì)與自身能力高低，直接影響到檔案管理規(guī)范化程度，所以，需要保證檔案管理工作人員自身素質(zhì)與發(fā)展水平的穩(wěn)定提升，保證能夠為檔案管理工作人員提供有效的基礎(chǔ)條件[4]。在具體執(zhí)行過程中，可以從兩方面考慮，一是檔案管理人員招聘時，需要把握嚴(yán)格性，對檔案管理工作人員的基本檔案以及實際掌握的能力進(jìn)行分析，保證依靠他們的能力能夠充分應(yīng)對檔案管理工作中存在的問題，進(jìn)而養(yǎng)成較高的敬業(yè)精神和心理素質(zhì)。二是需要對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，保證工作人員的業(yè)務(wù)能力和自身素質(zhì)都能不斷提升。執(zhí)行期間，可以充分利用現(xiàn)代化先進(jìn)手段，使管理方式符合現(xiàn)代化發(fā)展需要。同時，為其制定科學(xué)、合理、有效的學(xué)習(xí)計劃，保證在工作執(zhí)行期間，能夠?qū)ζ溥M(jìn)行指導(dǎo)，促進(jìn)自身實踐能力的穩(wěn)步上升，確保檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。

在新形勢下，為了促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，一定要實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)章制度的規(guī)范性、技術(shù)手段的先進(jìn)性、人員素質(zhì)的穩(wěn)定性，以能促進(jìn)檔案管理工作效率的穩(wěn)定提升和檔案管理規(guī)范化的正常運(yùn)行。

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[1]周虹.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].科協(xié)論壇：下半月，2011（9）:141-142.

[2]楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中國高新技術(shù)企業(yè)（中旬刊），2015（2）:173-174.

[3]李文勇，阮禮銀，馬振華等.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中外企業(yè)文化（下旬刊），2014（12）:65-65.

[4]富靖蘋.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].黑龍江科技信息，2012（25）:112-112.

（作者單位：濰坊市市直機(jī)關(guān)醫(yī)院）