我國(guó)和歐美檔案鑒定工作之比較研究

文·吳雨希

我國(guó)和歐美檔案鑒定工作之比較研究

文·吳雨希

本文對(duì)我國(guó)、美國(guó)、英國(guó)、加拿大四個(gè)國(guó)家檔案鑒定工作的制度、鑒定組織、鑒定程序等方面進(jìn)行分析與研究，從而提出我國(guó)檔案鑒定工作加以提高和完善的建議。

檔案鑒定 中國(guó) 美國(guó) 英國(guó) 加拿大 啟示

一、各國(guó)檔案鑒定的定義

檔案作為社會(huì)的記憶，檔案的鑒定工作作為檔案工作重要的組成部分，它“涉及檔案的質(zhì)量和檔案的存亡命運(yùn)，涉及檔案的管理水平，涉及檔案工作的各個(gè)方面?！盵1]

（一）中國(guó)的定義

我國(guó)對(duì)其定義是“鑒別和判定檔案的價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案妥善保存，剔除無(wú)須保存的檔案予以處理”。[2]本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，檔案鑒定為檔案管理人員基于對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)知，對(duì)檔案有無(wú)價(jià)值和價(jià)值高低作出客觀的評(píng)估與預(yù)測(cè)，據(jù)此決定檔案的存毀。檔案鑒定一般分為3個(gè)步驟：首先于文件歸檔時(shí)，確定歸檔范圍，排除不具保存價(jià)值的文件，由機(jī)關(guān)文書(shū)處理單位或業(yè)務(wù)單位保存1至2年后銷毀；二是對(duì)于歸檔的文件判定其保存年限；三是檔案保存至一定年限后，進(jìn)行再次檔案鑒定，以決定檔案移轉(zhuǎn)或銷毀。

（二）美國(guó)的定義

在《美國(guó)國(guó)家檔案暨文件總署檔案管理規(guī)則》中的規(guī)定美國(guó)國(guó)家檔案暨文件總署（National Archives and Records Administration Regulation，NARA）是美國(guó)政府用以鑒別、保存有重要意義的官方文件和文書(shū)并提供獲取服務(wù)的機(jī)構(gòu)。由NARA決定聯(lián)邦檔案價(jià)值及最終清理方式，判定檔案列為永久保存或定期保存及提出檔案保存年限的建議。

（三）英國(guó)的定義

英國(guó)對(duì)檔案鑒定的定義是：檔案鑒定是決定檔案保存年限及最終清理方式之過(guò)程，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理而言，可真正留存具有保存價(jià)值檔案，提升檔案管理效益。

（四）加拿大的定義

根據(jù)加拿大不列顛哥倫比亞?。˙ritish Columbia）發(fā)布的檔案清理法（Document Act）規(guī)定，檔案鑒定為檔案管理作業(yè)中決定檔案保存價(jià)值、清理方式及保存方式的過(guò)程。

二、我國(guó)檔案鑒定工作

（一）我國(guó)檔案鑒定制度

根據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，我國(guó)檔案鑒定工作制度的基本內(nèi)容有三個(gè)方面：即鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)、鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、銷毀檔案的批準(zhǔn)制度和監(jiān)銷制度。

首先，由黨和國(guó)家及其檔案行政管理機(jī)關(guān)制定統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，各地區(qū)、各系統(tǒng)、各機(jī)關(guān)據(jù)以制定具體的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，各檔案館、各機(jī)關(guān)均須根據(jù)規(guī)定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定工作。檔案室和檔案館的檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。檔案館對(duì)無(wú)須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行鑒定和處理須征求有關(guān)部門的意見(jiàn)，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)過(guò)鑒定需要銷毀的檔案，必須辦理批準(zhǔn)手續(xù)，未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案，銷毀準(zhǔn)銷檔案時(shí)，應(yīng)實(shí)行雙人監(jiān)銷制度。

（二）我國(guó)檔案鑒定組織

在我國(guó)“集中統(tǒng)一管理”的檔案管理體制下，“檔案鑒定中大量的、基礎(chǔ)的、常規(guī)的工作是在機(jī)關(guān)完成的。大部分檔案的生死存亡主要由非專業(yè)的、不熟悉檔案第二價(jià)值的文書(shū)立卷人員決定。檔案館批量檔案的鑒定工作由檔案館會(huì)同有關(guān)部門和專家組成鑒定委員會(huì)主持進(jìn)行。”[3]雖然“機(jī)關(guān)的檔案價(jià)值鑒定工作，必須在機(jī)關(guān)辦公廳（室）主任的主持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行，鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報(bào)告。檔案館對(duì)無(wú)須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行鑒定和處理須征求有關(guān)部門的意見(jiàn)，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)?！盵4]但鑒定委員會(huì)的組成人員基本上都是臨時(shí)抽調(diào)的、并不固定，而且牽涉的人員和部門較多?？傮w而言，我國(guó)檔案的鑒定并無(wú)固定的專職機(jī)構(gòu)和人員，而且檔案館的檔案鑒定工作也沒(méi)有堅(jiān)持年年進(jìn)行，做到經(jīng)?；贫然?。

（三）我國(guó)檔案鑒定流程

我國(guó)對(duì)檔案文件鑒定分為文書(shū)處理部門對(duì)文件的鑒定、檔案室對(duì)檔案的鑒定、檔案館對(duì)檔案的鑒定，大體可分四個(gè)階段進(jìn)行。

首先，文件形成機(jī)關(guān)對(duì)文件進(jìn)行平時(shí)鑒定，“確定哪些文件需立卷，初步劃分保管期限，剔除無(wú)保存價(jià)值的文件。”[5]區(qū)分歸檔與不歸檔文件是我國(guó)檔案鑒定工作的邏輯起點(diǎn)。其次，文件形成后的次年上半年，對(duì)文件進(jìn)行歸檔鑒定，決定哪些案卷要向機(jī)關(guān)檔案室移交，正式確定文件的保管期限，這是文書(shū)部門鑒定工作的核心內(nèi)容。第三，機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)和檔案保管要求，“對(duì)歸檔文件進(jìn)行價(jià)值復(fù)審，對(duì)文書(shū)部門鑒定結(jié)論中不準(zhǔn)確的部分進(jìn)行局部調(diào)整；對(duì)保管年限已滿和檔案本身保管期限已滿的檔案，分別作移交檔案館和銷毀的處理?！盵6]第四，檔案館的鑒定工作，包括進(jìn)館鑒定和定期鑒定，即滿30年的要作開(kāi)放劃密鑒定，滿保管期限的長(zhǎng)期案卷要剔除銷毀（此項(xiàng)工作僅限于省級(jí)以下檔案館）。

三、美國(guó)檔案鑒定工作

（一）美國(guó)檔案鑒定制度

美國(guó)國(guó)家檔案館于1934年6月創(chuàng)立，為了確保進(jìn)館檔案的質(zhì)量，國(guó)家檔案館及時(shí)制定了《檔案移交和管理?xiàng)l例》，于1936年2月經(jīng)國(guó)會(huì)批準(zhǔn)實(shí)施。自此，國(guó)家檔案館在對(duì)聯(lián)邦政府的檔案接收和管理中開(kāi)始了檔案鑒定工作?！靶略O(shè)機(jī)關(guān)可先行應(yīng)用前揭區(qū)分表，應(yīng)于組織設(shè)立2年內(nèi)提出綜合性機(jī)關(guān)檔案保存年限表，各機(jī)關(guān)亦應(yīng)于新興業(yè)務(wù)執(zhí)行1年內(nèi)提送該業(yè)務(wù)或計(jì)劃?rùn)n案之保存年限。各機(jī)關(guān)非共通性之個(gè)別業(yè)務(wù)檔案，無(wú)論媒體形式、永久或定期保存，均應(yīng)填送第115號(hào)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表，明列提報(bào)機(jī)關(guān)、檔案產(chǎn)生或典藏單位及檔案保存年限區(qū)分表相關(guān)項(xiàng)目，進(jìn)行檔案描述，并敘明檔案檢選、保存年限及清理方式，提請(qǐng)鑒定與審查，以獲取清理權(quán)限之核可，凡符合國(guó)家檔案條件者，核復(fù)是否永久保存。鑒定作業(yè)，必要時(shí)可結(jié)合分類系統(tǒng)辦理?！盵7]

（二）美國(guó)檔案鑒定組織

美國(guó)國(guó)家檔案與文件署是聯(lián)邦檔案系統(tǒng)的指揮中心，也是文件和檔案鑒定的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)組織和指導(dǎo)整個(gè)聯(lián)邦系統(tǒng)文件和檔案鑒定的實(shí)施。此外國(guó)家檔案與文件署還設(shè)立有專門的鑒定小組，負(fù)責(zé)制定和修改鑒定指南和標(biāo)準(zhǔn)，并審批文件形成機(jī)關(guān)報(bào)送的文件處置申請(qǐng)表。在國(guó)家檔案與文件署及其鑒定小組的指導(dǎo)和組織下，整個(gè)聯(lián)邦檔案系統(tǒng)的鑒定工作井然有序地展開(kāi)。各州乃至其他機(jī)構(gòu)的文件和檔案鑒定工作也大多仿照聯(lián)邦檔案機(jī)構(gòu)的模式進(jìn)行。

（三）美國(guó)檔案鑒定流程

美國(guó)的檔案鑒定工作一般分為兩個(gè)階段——初級(jí)鑒定和終極鑒定，每個(gè)階段都有著嚴(yán)格的程序。初級(jí)鑒定由文件形成機(jī)關(guān)和文件中心組織開(kāi)展，文件形成機(jī)關(guān)在文件現(xiàn)行效用結(jié)束后就對(duì)其進(jìn)行價(jià)值鑒定。終極鑒定由國(guó)家檔案與文件署組織開(kāi)展，具體程序是：鑒定小組成員在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，對(duì)形成機(jī)關(guān)和文件中心提出的各種申請(qǐng)表做出“批準(zhǔn)、不批準(zhǔn)、修改調(diào)整、暫不授權(quán)處置”等鑒定結(jié)論，并形成鑒定報(bào)告。鑒定報(bào)告和申請(qǐng)表經(jīng)國(guó)家檔案與文件署署長(zhǎng)簽批后，再送還文件形成機(jī)關(guān)和文件中心加以執(zhí)行。[8]

四、英國(guó)檔案鑒定工作

（一）英國(guó)檔案鑒定制度

英國(guó)對(duì)于檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)，采用檔案學(xué)家謝倫伯格的雙重價(jià)值鑒定理論，即檔案價(jià)值包括原始價(jià)值和從屬價(jià)值。原始價(jià)值，或稱為第一價(jià)值，指對(duì)原形成機(jī)關(guān)有用的價(jià)值。從屬價(jià)值，或稱為第二價(jià)值，指檔案對(duì)其他機(jī)關(guān)或私人利用者有用的價(jià)值。另一方面，“有關(guān)檔案鑒定的方式則深受Grigg系統(tǒng)的影響，該系統(tǒng)源于1958年機(jī)關(guān)檔案管理皇家委員會(huì)所提報(bào)告，建議檔案鑒定采用第二階段檔案鑒定程序設(shè)計(jì)。由于該委員會(huì)由James Grigg擔(dān)任主席，故一般簡(jiǎn)稱為Grigg系統(tǒng)。Grigg系統(tǒng)設(shè)計(jì)主要為在公文辦畢歸檔5年后，進(jìn)行第1階段評(píng)估，鑒定人員主要以機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)單位人員為主，以該檔案是否具有業(yè)務(wù)價(jià)值為鑒定重點(diǎn)。鑒定結(jié)果為判定銷毀、判定繼續(xù)保存某段時(shí)期后銷毀，或進(jìn)入第2階段再評(píng)估；第2階段評(píng)估約于檔案產(chǎn)生日起25年后辦理，鑒定人員除機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)單位人員外，應(yīng)有英國(guó)國(guó)家檔案館人員參與，并征詢外部使用者意見(jiàn)，以檔案是否具歷史價(jià)值為鑒定重點(diǎn)?！盵9]

（二）英國(guó)檔案鑒定組織

《英國(guó)公共檔案法》規(guī)定：公共檔案館領(lǐng)導(dǎo)權(quán)應(yīng)由保管案卷法官移交給大法官，大法官對(duì)實(shí)施本法和對(duì)公共檔案的保存與管理進(jìn)行監(jiān)督等工作全面負(fù)責(zé)。設(shè)置公共檔案咨詢委員會(huì)，就有關(guān)公共檔案工作的一般事宜，特別就對(duì)利用公共檔案館設(shè)備的公眾有影響的公共檔案館某些方面的工作，向大法官提出建議。

（三）英國(guó)檔案鑒定流程

根據(jù)1954年James Grigg任主席的“部門文件委員會(huì)”的意見(jiàn)，為了區(qū)分文件的行政管理價(jià)值和歷史價(jià)值，鑒定分兩階段進(jìn)行。第一階段在文件產(chǎn)生5年后（即是說(shuō)失去現(xiàn)行作用5年后）在上級(jí)管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，這個(gè)階段僅僅涉及到文件的行政價(jià)值。鑒定的第二階段，在文件失去現(xiàn)行作用25年后進(jìn)行，其目的是決定它的研究?jī)r(jià)值。

這種制度的優(yōu)點(diǎn)在于檔案部門不必承擔(dān)鑒定工作的行政負(fù)擔(dān)，因而可以大大節(jié)約資金；其缺點(diǎn)在于監(jiān)察員人數(shù)有限，鑒定工作很難達(dá)到一致，特別是第一階段完全交由政府機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，政府機(jī)關(guān)有可能向檔案部門隱瞞真實(shí)情況，不受監(jiān)督地銷毀應(yīng)予保存的檔案文件。

五、加拿大檔案鑒定工作

（一）加拿大檔案鑒定制度

《加拿大檔案法令》規(guī)定：各聯(lián)邦機(jī)關(guān)需依據(jù)分類系統(tǒng)、信息需要及檔案利用價(jià)值，訂定綜合性的機(jī)關(guān)檔案保存年限區(qū)分表，引導(dǎo)個(gè)別檔案保存年限的訂定及清理；機(jī)關(guān)進(jìn)行檔案移轉(zhuǎn)、銷毀或移出等作業(yè)前，需依規(guī)定擬定檔案保存年限，獲得國(guó)家檔案局的事前核準(zhǔn)，或直接應(yīng)用該局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)共通性檔案保存年限基準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)。此外，為有效地引導(dǎo)聯(lián)邦機(jī)關(guān)的檔案清理作業(yè)，國(guó)家檔案局訂頒《機(jī)關(guān)間共通性檔案之清理授權(quán)》，規(guī)范人事、財(cái)務(wù)及事務(wù)管理等共通性行政檔案的清理年限與相關(guān)條件，授權(quán)各機(jī)關(guān)進(jìn)行共通性檔案的清理。

（二）加拿大檔案鑒定組織

加拿大的檔案機(jī)構(gòu)主要包括聯(lián)邦檔案機(jī)構(gòu)和省級(jí)檔案機(jī)構(gòu)，他們也是檔案鑒定工作的主體。其中，聯(lián)邦檔案機(jī)構(gòu)包括國(guó)家檔案館和聯(lián)邦文件中心。

加拿大國(guó)家檔案館（后與國(guó)家圖書(shū)館合并為加拿大國(guó)家圖書(shū)與檔案館）是加拿大全國(guó)唯一的中央級(jí)檔案館，設(shè)在渥太華，負(fù)責(zé)保管1867年之前的殖民地歷史檔案，以及接收和保管1867年以來(lái)政府各機(jī)關(guān)的檔案。加拿大國(guó)家檔案館包括行政管理司、文件管理司、檔案司、檔案保護(hù)司、公共項(xiàng)目司等職能機(jī)構(gòu)，其中行政管理司、文件管理司和檔案司的地位最重要。檔案司是最大的職能機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)館藏檔案的收集、整理、編目、保管和提供利用。

（三）加拿大檔案鑒定流程

加拿大國(guó)家檔案館宏觀鑒定基本策略及其相應(yīng)的操作流程大致分為五步：第一步是按照文件形成者在政府架構(gòu)中的不同職能，將政府機(jī)構(gòu)形成的文件分為四個(gè)類別；第二步是在同一機(jī)構(gòu)內(nèi)部依照其承擔(dān)的職責(zé)，在對(duì)其活動(dòng)的功能和性質(zhì)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案文件列出相似的鑒定對(duì)象；三是對(duì)所有類載體的文件，從檔案文件的角度，依據(jù)同一個(gè)鑒定的標(biāo)準(zhǔn)得出有效的處理辦法；四是與文件形成機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)調(diào)，為其常年文件處理工作建立制度，使檔案館的工作從對(duì)以往文件的挑選轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)文件保管工作的分析研究；五是找出一種補(bǔ)充方法，對(duì)同級(jí)機(jī)構(gòu)形成的各種檔案進(jìn)行鑒定。

六、歐美檔案鑒定工作對(duì)我國(guó)的啟示

通過(guò)對(duì)中美英加四國(guó)檔案鑒定工作分析和比較，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面加以提高和改善我國(guó)的檔案鑒定工作：

（一）正確認(rèn)識(shí)鑒定工作的地位

1992年美國(guó)史密森研究院檔案館館長(zhǎng)William Warner Moss在中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院演講時(shí)曾經(jīng)明確指出:鑒定是檔案整個(gè)系統(tǒng)中第一個(gè)關(guān)鍵性決定，是隨后所有決定得以產(chǎn)生的基礎(chǔ)。與之比較，我國(guó)對(duì)檔案鑒定的意義與地位之認(rèn)識(shí)就顯得相對(duì)不足。長(zhǎng)期以來(lái)，在我國(guó)檔案界，我們僅僅將鑒定看作是檔案工作的一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，一直沒(méi)有在檔案工作中重新認(rèn)識(shí)并突出其特殊的作用。

（二）加強(qiáng)檔案鑒定的理論研究

我國(guó)的檔案鑒定理論大致形成于60年代，主要是在學(xué)習(xí)原蘇聯(lián)檔案學(xué)理論基礎(chǔ)上，同時(shí)吸收民國(guó)時(shí)期檔案學(xué)有關(guān)檔案鑒定理論后而逐步形成的?！艾F(xiàn)在我國(guó)檔案界在鑒定工作方面的理論研究成果相對(duì)較少，而且這些文章大都重在介紹國(guó)外的檔案鑒定理論和實(shí)踐成果，缺乏對(duì)我國(guó)該領(lǐng)域問(wèn)題的分析研究，我們和國(guó)外同行相比，以及產(chǎn)生了較大的差距?！盵10]所以說(shuō)我國(guó)檔案界應(yīng)把鑒定問(wèn)題作為新世紀(jì)的重點(diǎn)研究課題，提出適應(yīng)新時(shí)代要求下的鑒定理論，為完善鑒定原則、標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)及方法，創(chuàng)建檔案鑒定學(xué)提供科學(xué)的依據(jù)，使我國(guó)檔案鑒定理論研究工作再上新臺(tái)階。

（三）建立健全檔案鑒定的法律法規(guī)

我們可以看到，目前專門針對(duì)檔案鑒定的國(guó)家級(jí)法規(guī)中，《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》《文書(shū)檔案保管期限表》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》等法規(guī)的針對(duì)面太窄，不能適應(yīng)檔案種類日益豐富的現(xiàn)狀。而從歐美身上我們可以看到，國(guó)家級(jí)的檔案鑒定法規(guī)較為全面和豐富，因此國(guó)家檔案行政部門應(yīng)該將現(xiàn)行的檔案法規(guī)中涉及到檔案鑒定工作的內(nèi)容具體化，增強(qiáng)其可操作性；制定有關(guān)檔案鑒定工作的專門法規(guī)，對(duì)檔案鑒定工作的原則與標(biāo)準(zhǔn)、方法與銷毀作出系統(tǒng)而明確的規(guī)定，這樣就可以對(duì)鑒定工作進(jìn)行宏觀的組織和領(lǐng)導(dǎo)。

（四）綜合吸收外國(guó)鑒定工作

我們應(yīng)該客觀地看到我國(guó)與歐美國(guó)家檔案鑒定工作存在一定的差距，畢竟“每個(gè)國(guó)家都有自己的一套檔案鑒定體系和標(biāo)準(zhǔn)，它們既然能夠“存活”下來(lái)就證明它們都有自己的存在價(jià)值，都適應(yīng)于不同的檔案鑒定要求?！盵11]我們?cè)趯W(xué)習(xí)歐美先進(jìn)的鑒定理論、制度等內(nèi)容時(shí)，也要從實(shí)際出發(fā)、切合我國(guó)檔案鑒定工作的特點(diǎn)，取其精華去其糟粕，以促進(jìn)我國(guó)檔案鑒定工作更好的發(fā)展。

綜上所述，我們可以看到我國(guó)與美國(guó)、英國(guó)、加拿大等歐美國(guó)家檔案鑒定工作中的不同與差距，只有正視我們自身檔案鑒定工作中的不足，并積極地、正確地學(xué)習(xí)歐美國(guó)家的優(yōu)點(diǎn)，我相信一定能促進(jìn)我國(guó)檔案鑒定工作更好更快的發(fā)展。

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[6]譚琤培、章丹.中外鑒定工作比較研究：蘭臺(tái)世界[J].2001（5）：4.

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（作者單位：中國(guó)科學(xué)院 / 水利部成都山地災(zāi)害與環(huán)境研究所）