新時期招標(biāo)檔案管理工作探析

文·徐景超

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展以及政府工作日益公開透明，我國招標(biāo)采購工作越來越重要，業(yè)務(wù)量逐年增長，隨之產(chǎn)生了數(shù)量龐大的招標(biāo)檔案。本文分析新時期招標(biāo)檔案的構(gòu)成、作用以及當(dāng)前招標(biāo)檔案管理存在的問題，并提出改進(jìn)的對策。

一、招標(biāo)檔案的構(gòu)成

招標(biāo)采購工作涉及多個部門，分為多個環(huán)節(jié)和步驟，工作的各個階段都會形成檔案。招標(biāo)檔案主要包括如下幾個部分：一是項(xiàng)目立項(xiàng)和批復(fù)材料，包括委托代理協(xié)議、招標(biāo)文件及論證材料、招標(biāo)文件確認(rèn)函等；二是項(xiàng)目招標(biāo)材料，包括招標(biāo)公告、招標(biāo)邀請函、已發(fā)出的招標(biāo)文件、供應(yīng)商的資格審查情況報(bào)告等；三是項(xiàng)目開標(biāo)文件材料，包括收取投標(biāo)文件的登記記錄、開標(biāo)會議議程、投標(biāo)文件、開標(biāo)過程的公證書等；四是項(xiàng)目評審文件材料，包括評審記錄、評審報(bào)告等；五是項(xiàng)目中標(biāo)文件材料，包括招標(biāo)結(jié)果的確定文件、中標(biāo)通知書等；六是項(xiàng)目采購階段的材料，包括采購項(xiàng)目合同、項(xiàng)目的驗(yàn)收文件、資金支付文件及證明等；七是其他文件材料。

二、招標(biāo)檔案的作用

（一）是招標(biāo)過程的真實(shí)記錄和法律保障

招標(biāo)是一種依法開展的公開、公平競爭的交易方式，涉及到多方利益以及政府的威信，招標(biāo)檔案是招標(biāo)過程的完整記錄，是檢驗(yàn)招標(biāo)活動是否公開、公平、公正的最好依據(jù)。完善的招標(biāo)檔案不僅在規(guī)范招標(biāo)活動中作用重大，而且在防范風(fēng)險(xiǎn)方面的作用也十分關(guān)鍵。政府采購招標(biāo)檔案涵蓋了招標(biāo)采購中各項(xiàng)決策進(jìn)程，可以為處理招標(biāo)爭議、政府審計(jì)提供依據(jù)。它不但維護(hù)招標(biāo)人的合法權(quán)益．同時也維 護(hù)投標(biāo)方的合法權(quán)益。

（二）為未來的招標(biāo)工作提供重要參考

在長期的實(shí)踐中，招標(biāo)機(jī)構(gòu)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)和資源，招標(biāo)檔案是這些經(jīng)驗(yàn)和資源的載體。隨著國內(nèi)市場與國際市場的逐步接軌，招標(biāo)工作將變得更加復(fù)雜化，同時也將面臨更大的經(jīng)濟(jì)和法律風(fēng)險(xiǎn)?？茖W(xué)管理招標(biāo)檔案，充分認(rèn)知其中蘊(yùn)含的招標(biāo)工作經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，是規(guī)范招標(biāo)工作的應(yīng)有之意，對于促進(jìn)招標(biāo)管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化具有極其重要的促進(jìn)作用。

（三） 記錄我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和政府改革的進(jìn)程

招標(biāo)采購工作是政府與企業(yè)的合作，在招投標(biāo)過程中會有多個政府部門和不同的企業(yè)參加，它既是一個政府行為，也是一種經(jīng)濟(jì)活動。作為招標(biāo)采購活動的記錄，招標(biāo)檔案一方面可以反映一個歷史階段當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的活躍程度和企業(yè)發(fā)展的規(guī)模、層次等，從而在側(cè)面了解經(jīng)濟(jì)發(fā)展的情況；另一方面，招標(biāo)采購也是政府改革的重點(diǎn)領(lǐng)域，相關(guān)檔案也記錄了政府改革的進(jìn)程。

三、招標(biāo)檔案管理存在的問題

（一）管理制度不健全，落實(shí)不力

招標(biāo)部門大多建立了檔案管理制度，但在現(xiàn)實(shí)工作中，有相當(dāng)多的招標(biāo)部門是為了應(yīng)對上級和當(dāng)?shù)貦n案主管部門的檢查才制定制度，有的是完全照搬其他部門的制度，不符合招標(biāo)工作的實(shí)際，制度難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。建立了檔案管理制度之后，在執(zhí)行層面也存在著落實(shí)不力的問題，對檔案收集、保管、利用各個方面都造成了消極的影響，導(dǎo)致檔案管理混亂，無章可循，有些包含投標(biāo)人商業(yè)秘密的投標(biāo)檔案，有時會被當(dāng)做普通檔案借出，造成供應(yīng)商的商業(yè)秘密外泄，甚至遭到索賠或訴訟。

（二） 檔案管理人員變動頻繁，業(yè)務(wù)能力不高

招標(biāo)采購工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)性、綜合性、復(fù)雜性的工作，檔案管理工作也涉及諸多方面，這就對檔案管理人員提出較高要求，不但要對招標(biāo)采購的各項(xiàng)制度、程序、實(shí)施方式等熟悉掌握，而且要具備扎實(shí)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理的各項(xiàng)要求。但在現(xiàn)實(shí)工作中，檔案管理不受重視，檔案員多為兼職，人員變動頻繁，進(jìn)而造成檔案員責(zé)任心差，業(yè)務(wù)不熟，檔案管理的隨意性較大，容易造成檔案管理的混亂。

（三）檔案管理硬件和軟件跟不上發(fā)展的需要

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和政府的日益公開透明，招標(biāo)采購工作的業(yè)務(wù)量大幅增長，形成的檔案也呈現(xiàn)出快速增長的態(tài)勢，這對招標(biāo)采購部門的硬件和軟件都提出了更高的要求。但在現(xiàn)實(shí)中，還有相當(dāng)多的招標(biāo)采購部門沒有獨(dú)立的檔案室，或者檔案室空間不足，檔案保管設(shè)備、設(shè)施落后，造成檔案保管混亂，檔案安全沒有保障。以信息化和數(shù)字化管理為代表的軟件，在招標(biāo)采購部門中的應(yīng)用也明顯不足，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了時代發(fā)展的需要，造成檔案管理效率低下。

四、改進(jìn)招標(biāo)檔案管理的對策

（一）制定符合現(xiàn)實(shí)需要的檔案管理制度

要保證招標(biāo)采購檔案管理的科學(xué)、規(guī)范、有效，一方面要深入學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案法律法規(guī)，與檔案主管部門充分溝通，另一方面要從單位全局層面考量，充分聽取各具體業(yè)務(wù)部門的意見，制定符合本單位實(shí)際的檔案管理制度。對歸檔的時間、內(nèi)容、移交、整理、保管、利用、銷毀等各個環(huán)節(jié)，做出明確的規(guī)定，定期檢查考核，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告和處理。對不同層次檔案管理人員的職責(zé)予以明確，使招標(biāo)工作各個環(huán)節(jié)形成的檔案都有明確的負(fù)責(zé)人，做好檔案交接工作，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購檔案管理工作的制度化、規(guī)范化操作，確保招標(biāo)采購檔案材料的連續(xù)性和完整性。

（二）提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)和穩(wěn)定性

招標(biāo)采購檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、綜合性、復(fù)雜性的管理工作，檔案員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和穩(wěn)定性直接決定著檔案管理水平的高低。

首先，招標(biāo)采購檔案管理人員要具備較高的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任意識。招標(biāo)采購部門檔案員絕大多數(shù)都不是檔案專業(yè)出身，也沒有從事檔案管理工作的經(jīng)歷，因而檔案員上崗之前，必須進(jìn)行檔案知識和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，走上崗位之后，要定期參加檔案部門舉辦的培訓(xùn)班，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。其次，檔案工作是一項(xiàng)延續(xù)性很強(qiáng)的工作，檔案員頻繁變動不利于檔案工作的有序開展，招標(biāo)采購部門有必要設(shè)立專職檔案員，提高其待遇，提升檔案崗位的穩(wěn)定性。

（三）加強(qiáng)檔案管理硬件和軟件建設(shè)

由于多種原因，招標(biāo)采購單位普遍存在檔案庫房偏小、檔案保管設(shè)備落后的狀況，檔案管理的硬件設(shè)施跟不上招標(biāo)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。招標(biāo)采購部門應(yīng)積極爭取上級的財(cái)政支持，提升檔案保管硬件，為招標(biāo)檔案提供安全保障。在提升硬件的基礎(chǔ)上，招標(biāo)采購部門還應(yīng)主動健全軟件。面對著越來越多的招標(biāo)檔案，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)充分借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息化的管理，將數(shù)量龐大的招標(biāo)文件進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，從而優(yōu)化管理的模式。

總之，在新時期，招標(biāo)檔案管理將面臨更多的問題，招標(biāo)采購部門必須采取有效的措施，推進(jìn)招標(biāo)檔案管理工作跟上時代發(fā)展的步伐。

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