基于原件保護(hù)的檔案封存技術(shù)探究

文·劉光鑫

隨著檔案數(shù)量的不斷增多，其社會(huì)價(jià)值也越來越明顯，檔案服務(wù)方式與利用途徑的多元化、繁瑣化趨勢(shì)，使得檔案流通過程中的受損幾率提升。再加上數(shù)字化檔案管理中，受到的復(fù)制、備份及利用常態(tài)因素的影響，導(dǎo)致檔案的損害程度越來越高。因此，提高檔案保護(hù)的重視度，采取相應(yīng)的封存技術(shù)，使其滿足新時(shí)期檔案安全的保護(hù)需求，為我國(guó)檔案保護(hù)提供安全、可靠的保障，成了新時(shí)期對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)的新模式。

一、檔案保護(hù)中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素

檔案資料在管理過程中，會(huì)存在較多不安全因素，影響了檔案的使用壽命。比如，在檔案保管環(huán)境中，如果濕度較高，會(huì)導(dǎo)致有害生物的繁衍率增高，甚至還會(huì)發(fā)生漏水、生霉等現(xiàn)象，從而影響檔案原件的質(zhì)量。比如，在利用檔案過程中，有些利用者會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行竊取或隨意擱置，使其丟失或下落不明。還有一些檔案管理者會(huì)借職務(wù)之便，將檔案長(zhǎng)期借出庫(kù)房，使之脫離被監(jiān)管、被保護(hù)的范圍內(nèi)。再加上缺乏相應(yīng)的保密、保護(hù)措施，致使其被改動(dòng)或增刪，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。比如，檔案在流通過程中，由于利用者操作不規(guī)范或保護(hù)不周全，致使檔案原件在遷移、復(fù)制備份、整理著錄、編研過程中受到極大的損傷。比如，對(duì)于已破損的檔案，未在第一時(shí)間采取修復(fù)措施，盲目的對(duì)其進(jìn)行整理，致使原件檔案受損程度加重，無法繼續(xù)正常使用。

二、基于原件保護(hù)的檔案封存技術(shù)的應(yīng)用分析

（一）檔案封存的基礎(chǔ)性條件

要想保證檔案原件封存的質(zhì)量，必須先將檔案進(jìn)行備份和復(fù)制，以確保原件不提供利用也不影響檔案信息的使用?，F(xiàn)階段備份檔案的方式主要有縮微、復(fù)制和檔案數(shù)字化三種，打破了傳統(tǒng)備份方式和載體的單一性，使備份檔案有多樣化形式，如膠片、光盤、磁盤等。這些先進(jìn)的備份形式，為傳統(tǒng)檔案的“原件封存”提供了可能性。而檔案的縮微、復(fù)制和數(shù)字化技術(shù)使用，也實(shí)現(xiàn)了檔案異質(zhì)異地備份的長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)，并利用科學(xué)的封存保管方式，使我國(guó)檔案保護(hù)管理水平獲得了有效的提升。

（二）檔案封存技術(shù)方法研究

封存技術(shù)具有較強(qiáng)的針對(duì)性，其在數(shù)量規(guī)模、封存形式，以及工藝方法上都有著廣泛的處理渠道。在實(shí)際應(yīng)用中，可根據(jù)封存對(duì)象的數(shù)量、規(guī)模及需求等因素采取不同的封存形式。目前最常見的封存方法主要有熱封、塑封、水封、熱膠處理及專業(yè)性密封等處置方式，其中專業(yè)性密封方式比較適宜用于檔案部門的封存管理中。另外，密封材料也多種多樣，有建筑材料、金屬材料、塑料材料及紙質(zhì)材料等，密封條件也是采用了不同的技術(shù)環(huán)境，如真空、缺氧、自然狀態(tài)等環(huán)境。在對(duì)檔案原件實(shí)施封存技術(shù)時(shí)，一定要切記以下幾方面因素。一明確封存目標(biāo)，看其基礎(chǔ)條件是否準(zhǔn)備完妥，并全面掌握檔案的類型、數(shù)量規(guī)模、尺寸規(guī)格、技術(shù)要求等因素。二結(jié)合封存對(duì)象的實(shí)際情況，選取相應(yīng)的技術(shù)形式和設(shè)備，準(zhǔn)備封存時(shí)所必須的材料，如原料、試劑和所需設(shè)備。三確定檔案封存的條件、方式及工藝，按照相應(yīng)的技術(shù)原則進(jìn)行檔案封存，確保封存的質(zhì)量。四對(duì)檔案封存進(jìn)行全面的監(jiān)察和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響封存效果的因素，并對(duì)其進(jìn)行妥善的處理，為封存工藝的順利實(shí)施提供可靠的保障。五對(duì)檔案封存的整個(gè)過程，進(jìn)行綜合性檢查和評(píng)估，詳細(xì)的記錄整體檔案封存過程，建立相應(yīng)的檔案資料，為日后檔案管理提供有利的參考依據(jù)。

（三）檔案封存后的特征

檔案封存后的特征，要結(jié)合實(shí)際的密封狀態(tài)，首先處在密封條件下的檔案，其封存空間內(nèi)部必須與外界環(huán)境完全隔離，避免有害污染物的侵襲，確保檔案材料的質(zhì)量。其次處在真空封存環(huán)境下的檔案，要保證其不受任何有化學(xué)反應(yīng)的媒介物的影響，控制檔案材料的老化速度，使其破壞率達(dá)到最低點(diǎn)。同時(shí)處在無氧、低氧空間內(nèi)的檔案，由于空間的特殊性，致使很多有害微生物、害蟲難以生存，要避免其對(duì)檔案原件構(gòu)成傷害。另外檔案處在封存環(huán)境相對(duì)穩(wěn)定的庫(kù)房中的檔案，要保持其溫度和濕度的協(xié)調(diào)，使之對(duì)檔案質(zhì)量不受干擾，保證其使用周期的延長(zhǎng)。

三、降低檔案風(fēng)險(xiǎn)因素的具體封存措施

（一）推進(jìn)檔案信息化管理

隨著整個(gè)社會(huì)信息化水平的快速發(fā)展，檔案管理信息化也成為檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理要跟上信息化進(jìn)程，就必須在現(xiàn)有軟件基礎(chǔ)上，提升檔案管理的信息化技術(shù)和水平，在各個(gè)領(lǐng)域充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，最大限度地提高檔案工作效率。要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字技術(shù)有機(jī)整合各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息和管理信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息最大限度的采集、傳輸、存儲(chǔ)、利用、共享，并且實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部資源最有效的利用和管理流程最大限度的、優(yōu)化的、高度完善的檔案管理信息體系。

（二）開展實(shí)用性研究

要想降低檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，使其封存技術(shù)與設(shè)備得到完美的優(yōu)化，應(yīng)該從以下兩方面工作入手。

1.進(jìn)一步完善基礎(chǔ)性條件和保障性要素。將原件檔案進(jìn)行有效的復(fù)制或備份，使之形成良好的檔案復(fù)制品，采用先進(jìn)、可靠的復(fù)制方式，如縮微、復(fù)制和數(shù)字等方式，確保原件檔案的社會(huì)效應(yīng)和法律效應(yīng)。

2.不斷改進(jìn)和提高檔案封存技術(shù)和設(shè)備。借鑒國(guó)外先進(jìn)的封存技術(shù)，提升我國(guó)檔案封存的技術(shù)水平，使其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力得到有效的提高，以便于更好的滿足當(dāng)下檔案部門使用需求。同時(shí)要結(jié)合檔案的實(shí)際情況，采取對(duì)應(yīng)的封存方式，做好封存前的準(zhǔn)備工作，如技術(shù)條件、相關(guān)設(shè)備和材料，并全面收集相關(guān)的封存資料和數(shù)據(jù)，對(duì)已完成的封存檔案進(jìn)行綜合性分析和評(píng)估，看其實(shí)用性和通用性是否符合國(guó)家相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。完善和改進(jìn)檔案封存技術(shù)中存在的弊端，引進(jìn)先進(jìn)的封存設(shè)備，從根本上提高我國(guó)檔案封存技術(shù)水平，使之成為檔案長(zhǎng)期保存的安全保護(hù)手段。

（三）強(qiáng)化檔案封存人員的工作意識(shí)

要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，可以通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等多種形式，加強(qiáng)對(duì)檔案封存人員職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技術(shù)的教育，使其具備現(xiàn)代化的管理理念，不斷強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、憂患意識(shí)，樹立良好的責(zé)任心，抵消僥幸心理，自覺把檔案封存工作落實(shí)到實(shí)處，為確保檔案安全的長(zhǎng)期發(fā)展貢獻(xiàn)出應(yīng)盡的義務(wù)和力量。

（四）依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、循序漸進(jìn)

國(guó)家檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的檔案封存標(biāo)準(zhǔn)，制定嚴(yán)格的封存規(guī)章制度，使封存原則、技術(shù)要求、封存設(shè)備、操作規(guī)程、實(shí)施條件等都達(dá)到規(guī)范化、統(tǒng)一化。同時(shí)，建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母骷?jí)檔案封存指導(dǎo)中心，將檔案復(fù)制、縮微、數(shù)字化等配套工作歸納到整體工作中來，使其具備一定的規(guī)范性和實(shí)效性，構(gòu)建獨(dú)特新穎的檔案封存體系，根據(jù)檔案載體、數(shù)量規(guī)模等因素來實(shí)施相應(yīng)的封存方式，保證封存質(zhì)量。

（五）有計(jì)劃有組織地實(shí)施檔案封存工作

要認(rèn)真制定封存工作計(jì)劃，明確具體工作內(nèi)容，根據(jù)發(fā)展目標(biāo)、工程質(zhì)量和操作規(guī)程來組織封存工作，對(duì)所要進(jìn)行封存的檔案進(jìn)行必要的鑒定、歸納和整理，并結(jié)合已經(jīng)復(fù)制、縮微數(shù)字化的檔案情況，分門別類、規(guī)范有序的開展檔案封存工作。在檔案封存過程中，要充分考慮影響檔案壽命的風(fēng)險(xiǎn)因素，做好技術(shù)防范，確保檔案封存過程中的安全保護(hù)。

（六）做好封存技術(shù)的保障工作

檔案數(shù)字化后，紙質(zhì)檔案的利用率大大降低，除了出庭作證必須出示紙質(zhì)檔案原件等特殊情況外，數(shù)字檔案幾乎完全可以替代紙質(zhì)檔案提供利用，因而保存數(shù)字化后紙質(zhì)檔案的最佳方法就是封存。檔案管理部門要提高對(duì)檔案封存的重視度，加大封存經(jīng)費(fèi)的投入，確保原件檔案的安全。應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的封存技術(shù)和封存?zhèn)?，完善傳統(tǒng)封存技術(shù)的缺陷和不足，確?？s微和數(shù)字化轉(zhuǎn)換的質(zhì)量，保證檔案封存環(huán)境的優(yōu)越性，為其綜合防護(hù)提供可靠的保障。

綜上所述，檔案封存工作是一項(xiàng)復(fù)雜而又漫長(zhǎng)的過程，一定要遵循嚴(yán)格的封存原則，采用先進(jìn)的封存技術(shù)與設(shè)備，全面保證原件檔案的安全質(zhì)量，結(jié)合實(shí)際檔案情況，選擇合適的封存方式，確保其不受任何外界物質(zhì)的干擾，為提高我國(guó)原件檔案封存技術(shù)水平奠定良好的基礎(chǔ)。

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