淺談房產(chǎn)檔案信息化管理要點(diǎn)

李一寧

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，信息化管理的房產(chǎn)檔案已成為一種趨勢(shì)，同時(shí)也是提高房產(chǎn)檔案管理利用效率重要途徑之一。房產(chǎn)檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理的必然趨勢(shì)，無(wú)論是檔案的自身管理，還是對(duì)外服務(wù)方面，檔案信息化管理都顯得極其重要。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案信息化 管理要點(diǎn)

一、必要性

在進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，首先應(yīng)當(dāng)明確推進(jìn)房產(chǎn)檔案管理的目的，我們應(yīng)當(dāng)了解，將房產(chǎn)檔案管理工作做好，不僅方便了工作人員，同時(shí)也能夠使我們的服務(wù)對(duì)象受到方便，利用信息化手段將房產(chǎn)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，這樣做能夠提高檢索的速度；另一方面，信息化手段進(jìn)行管理，也能夠?qū)⒏鞣N信息更好地整合，避免了以前那種過(guò)于零散的管理方式帶來(lái)的不便，比如紙質(zhì)檔案十分脆弱，容易損毀，并且存放十分不便，而信息化的手段則很好地避免了這一點(diǎn)，它不僅便捷，存儲(chǔ)方便，并且也很好地避免了信息的損壞，另外在實(shí)際操作中也具有很大的便捷性。因此，建立起一套科學(xué)的房產(chǎn)檔案信息化管理方法是十分必要的。

二、優(yōu)勢(shì)

房產(chǎn)檔案信息化管理作為一種新型的檔案管理手段，是將各種資料記錄轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息并表現(xiàn)出來(lái)的一個(gè)過(guò)程，與傳統(tǒng)的管理方式相比，首先在檔案的存儲(chǔ)方面，能夠做到將各種資料收集分類(lèi)整理在電腦中，相比傳統(tǒng)的人工的分類(lèi)手段有了極大的效率提升。其次，房產(chǎn)檔案信息化管理的另一大優(yōu)勢(shì)就是能夠?qū)⒃诰W(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行信息的傳送，信息錄入計(jì)算機(jī)之后，就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行信息的交換，能夠使各個(gè)部門(mén)，各個(gè)主體之 間做信息的交流，除此之外，將部分信息公布在網(wǎng)絡(luò)上，也可以使群眾更直觀的接觸到房產(chǎn)信息，有利于工作中信息的公開(kāi)。

再次，相較于傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理方式，信息化的檔案管理還可以做到信息檢索的簡(jiǎn)易化，是工作人員在工作中能夠更快更方便地找到所需的資料，這樣做不僅減少了工作的復(fù)雜程度，同時(shí)也提升了工作人員的服務(wù)水平。

三、存在問(wèn)題

1、對(duì)房產(chǎn)檔案信息化管理工作重視不夠

單位注重文書(shū)、基建等檔案的信息化管理，對(duì)房產(chǎn)檔案的信息化管理工作不夠重視，沒(méi)有明確的近期和長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，硬件設(shè)施簡(jiǎn)陋，工作效率低。目前由于多種原因，部分房產(chǎn)檔案仍分散在個(gè)人手中，導(dǎo)致歸檔不及時(shí)，完整性較低。

2、房產(chǎn)檔案管理人員綜合能力有待提高

在檔案信息化管理中，人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，對(duì)計(jì)算機(jī)的操作應(yīng)用不熟練，其綜合能力亟待提高。

3、房產(chǎn)檔案信息化管理內(nèi)容不全面

房產(chǎn)檔案信息化管理就是要使各種房產(chǎn)資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化電子信息，被計(jì)算機(jī)的程序識(shí)別和讀取。目前只是利用數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案系統(tǒng)軟件收錄部分資料，而一些主要的像購(gòu)房合同、收據(jù)、發(fā)票、房產(chǎn)證、身份證等都沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化處理。 造成人力與物力的浪費(fèi)。

四、管理要點(diǎn)

1、樹(shù)立信息化管理意識(shí)

在進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，不僅需要采用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，而且其資金投入量也相當(dāng)大，管理人員與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)其進(jìn)行充分重視，樹(shù)立起信息化管理意識(shí)。如果在進(jìn)行房產(chǎn)檔案信息化管理過(guò)程中，沒(méi)有強(qiáng)大的資金支持，并且沒(méi)有配備先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)系統(tǒng)與先進(jìn)的設(shè)備，這會(huì)對(duì)信息化管理帶來(lái)很大阻礙，并且會(huì)將管理水平降低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。針對(duì)以上問(wèn)題，管理人員與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在房產(chǎn)檔案管理上形成信息化意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，加大資金投入，完善設(shè)備配備，引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，最終達(dá)到提高房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的目的。只有檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)行業(yè)主管部門(mén)對(duì)房產(chǎn)檔案信息化管理進(jìn)行充分支持，并且將其建設(shè)作為重點(diǎn)，才能真正實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理信息化。

2、提高管理人員素質(zhì)

首先，應(yīng)該定期對(duì)房產(chǎn)檔案管理人員進(jìn)行檔案資料管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，將其專(zhuān)業(yè)水平提高，促進(jìn)管理工作更好開(kāi)展。其次，房產(chǎn)檔案管理部門(mén)要設(shè)置檔案管理專(zhuān)業(yè)化知識(shí)培訓(xùn)課程，定期組織管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，將其管理操作技能與業(yè)務(wù)技能提高。管理人員在學(xué)習(xí)新技術(shù)以及新理論知識(shí)之后，將其應(yīng)用于具體的檔案管理工作中，能夠在很大程度上提高管理效率與水平。最后，要建立起科學(xué)的激勵(lì)與約束機(jī)制，采用合同制的方式來(lái)聘用管理人員，將其工作積極性提高，促使其個(gè)人潛能得到充分性的發(fā)揮。

3、完善管理技術(shù)系統(tǒng)

信息安全系統(tǒng)、檔案咨詢(xún)系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)以及信息歸集系統(tǒng)屬于房產(chǎn)檔案信息化管理過(guò)程中需要用到的四大系統(tǒng)。在進(jìn)行管理的過(guò)程中，要確保各種信息資料的全面性與完整性，并且對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的庫(kù)存信息進(jìn)行及時(shí)更新，確保管理信息的同步性。要對(duì)信息計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分利用，確保檢索系統(tǒng)的快捷性、方便性、多角度性以及多功能性，建立起多級(jí)檢索系統(tǒng)。要建立起完整的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，確保能夠多方面、多角度分析房產(chǎn)檔案信息，促使政府能夠適當(dāng)采用宏觀調(diào)控手段對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效調(diào)整，確保房地產(chǎn)市場(chǎng)的健康、平衡發(fā)展。

4、利用與監(jiān)管檔案信息

在利用檔案信息過(guò)程中，應(yīng)該嚴(yán)格將房產(chǎn)檔案管理規(guī)范與我國(guó)相應(yīng)檔案管理法依據(jù)，然后再執(zhí)行，確保房產(chǎn)手續(xù)的完整性與規(guī)范性。除此之外，為了對(duì)房產(chǎn)檔案管理信息安全性與完整性進(jìn)行有效保證，管理者應(yīng)該拷貝檔案管理信息，并將其復(fù)制到可以進(jìn)行永久性保存的載體中，盡量不要在同一臺(tái)電腦中儲(chǔ)存所有檔案信息，采用一式三套的保管模式。最后，還要加大力度監(jiān)管檔案信息，確保檔案資源的有效性與完整性，謹(jǐn)防出現(xiàn)信息泄密或者丟失的現(xiàn)象。要嚴(yán)格遵照房產(chǎn)檔案使用權(quán)限對(duì)檔案進(jìn)行管理，采用科學(xué)技術(shù)措施，確保其安全性，最大程度上發(fā)揮檔案資源效用。

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