云計(jì)算基礎(chǔ)下的檔案管理服務(wù)創(chuàng)新分析

趙慧

摘 要：由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速成進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛普及應(yīng)用，這極大地方便了企事業(yè)單位的檔案管理工作，提高了檔案管理人員的工作效率。然而在檔案管理工作中，不但要做好基本的信息存儲(chǔ)管理工作，更要對(duì)信息資源進(jìn)行有效利用與開發(fā)，從而逐步創(chuàng)新企事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)，更好地輔助社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)的進(jìn)行。本文簡(jiǎn)述了云計(jì)算基礎(chǔ)下檔案管理的巨大作用，分析了云計(jì)算基礎(chǔ)下檔案管理服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)，并提出了云計(jì)算基礎(chǔ)下，檔案管理服務(wù)的有效創(chuàng)新策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：云計(jì)算；檔案管理服務(wù)；優(yōu)點(diǎn)；有效創(chuàng)新策略

目前，我國(guó)很多企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)還不夠成熟完善，存在著這樣那樣的缺點(diǎn)，這些缺點(diǎn)在一定程度制約了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的順利發(fā)展。檔案管理業(yè)務(wù)作為市場(chǎng)中多種經(jīng)濟(jì)聯(lián)系共同作用的產(chǎn)物，對(duì)企事業(yè)單位和社會(huì)的發(fā)展有著獨(dú)一無(wú)二的推動(dòng)作用，同時(shí)它也是一種極其重要的市場(chǎng)價(jià)值體現(xiàn)。將云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用在檔案管理業(yè)務(wù)中，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化、智能化，有效提高檔案管理人員的工作效率。

一、云計(jì)算基礎(chǔ)下，檔案管理的巨大作用

云計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)下的檔案管理服務(wù)對(duì)企事業(yè)單位的生存與發(fā)展具有重大作用，這種作用主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。第一，檔案不但是對(duì)員工過(guò)往工作的種種總結(jié)，同時(shí)它還為領(lǐng)導(dǎo)層管理企事業(yè)單位員工提供數(shù)據(jù)參考，方便領(lǐng)導(dǎo)層作出相應(yīng)的管理決策。將過(guò)往的事情標(biāo)注在員工檔案里，就等同于為員工創(chuàng)建了一份個(gè)體的社會(huì)活動(dòng)記錄冊(cè)。因?yàn)槿说拇竽X容量是有限的，所以人的記憶也是有選擇性的，員工對(duì)已往的工作經(jīng)歷不可能全部記憶住，這時(shí)就需要檔案準(zhǔn)確記錄過(guò)往的事情，把過(guò)往的許多重要事情清晰標(biāo)注在檔案里，方便領(lǐng)導(dǎo)層查詢使用，對(duì)員工開展全面管理工作。第二，檔案明顯映射出企事業(yè)單位的管理狀況，因?yàn)樵谄笫聵I(yè)單位的管理中，其最關(guān)鍵的就是制定并實(shí)施合理的員工制度，而在制定和實(shí)施的過(guò)程中，每一步都需要檔案提供數(shù)據(jù)參考。第三，檔案為企事業(yè)單位評(píng)估員工提供重要的數(shù)據(jù)參考。企事業(yè)單位需要定期對(duì)員工的各項(xiàng)工作與工作績(jī)效做出評(píng)測(cè)，這種評(píng)測(cè)很多方面需要依靠檔案給出數(shù)據(jù)參考，然后由相關(guān)的績(jī)效評(píng)測(cè)人員加以考核總結(jié)。

二、云計(jì)算基礎(chǔ)下檔案管理服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)

（一）服務(wù)全面化

云計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)下，不但檔案管理服務(wù)的質(zhì)量逐步提升，而且檔案管理部門的人員分配和機(jī)構(gòu)設(shè)置也有所優(yōu)化，從而全面完善了檔案管理的服務(wù)機(jī)制?；谠朴?jì)算基礎(chǔ)的檔案管理系統(tǒng)具有專門的操作軟件，能夠?qū)⒅暗谋姸嗔闵⑿畔⒓右钥茖W(xué)整合管理，并系統(tǒng)地進(jìn)行保存，方便用戶日后有效查詢，簡(jiǎn)化了檔案管理的整個(gè)操作流程。

（二）操作便捷性高

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)因?yàn)槭芟抻诠芾碓O(shè)備，普遍存在檔案管理難度高、檔案管理人力、物力耗費(fèi)大、檔案管理人員工作意識(shí)差、檔案管理制度不健全的缺點(diǎn)。而在云計(jì)算基礎(chǔ)下，檔案管理服務(wù)水平提升后，檔案管理系統(tǒng)的操作流程得以簡(jiǎn)化，這樣檔案管理操作的便捷性就顯著提高，優(yōu)化了檔案管理的資源配置。

（三）信息分類精確化

在云計(jì)算基礎(chǔ)下，檔案管理工作中的案檔分類變得精確而詳細(xì)。針對(duì)一些需要保密的檔案，檔案管理系統(tǒng)能夠依倨檔案管理級(jí)別和檔案管理權(quán)限，對(duì)這類信息實(shí)行網(wǎng)絡(luò)智能化管理，有效防止機(jī)密信息泄密或被盜；而針對(duì)開放性的信息，檔案管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)它們實(shí)施市場(chǎng)運(yùn)作管理，從而將這些信息及時(shí)傳達(dá)給需要的人群。

（四）保存穩(wěn)定性好

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)經(jīng)常將檔案固定儲(chǔ)存在某一個(gè)地方，再由檔案工作人員對(duì)其進(jìn)行記錄和管理。有時(shí)存放地點(diǎn)遭遇意外情況或重大災(zāi)害，就會(huì)損壞許多檔案，破壞了檔案保存的完整性，給企事業(yè)單位查詢檔案與使用檔案造成了一定的困擾。而在云計(jì)算基礎(chǔ)下，檔案管理者利用集群的儲(chǔ)存方式將檔案分類儲(chǔ)存在許多不同的獨(dú)立服務(wù)器上。

三、云計(jì)算基礎(chǔ)下，檔案管理服務(wù)的有效創(chuàng)新策略

（一）健全檔案管理體制

云計(jì)算基礎(chǔ)下，在創(chuàng)建檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)程中，健全檔案管理的體制十分重要。只有具備了成熟完善的檔案管理體制，才能對(duì)檔案進(jìn)行全面、規(guī)范、系統(tǒng)、詳細(xì)的分類操作，從而提升檔案管查詢工作和檔案使用工作的便捷性，優(yōu)化檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。檔案管理人員必須對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估，及時(shí)完善檔案系統(tǒng)中的不健全部分。企事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時(shí)，一定要選拔那些具有專業(yè)檔案管理素質(zhì)的人員，同時(shí)重點(diǎn)培訓(xùn)這些人員的檔案管理專業(yè)知識(shí)與檔案管理專業(yè)技能。確保工作人員對(duì)檔案管理的整個(gè)工作流程與檔案管理的專業(yè)技能能夠夠深入了解，熟練掌握。

（二）革新檔案管理服務(wù)模式

將計(jì)算機(jī)機(jī)技術(shù)引入檔案管理服務(wù)，可以革新檔案管理的服務(wù)模式。新型的檔案管理服務(wù)模式是依據(jù)不同用戶的個(gè)性需求來(lái)設(shè)計(jì)的，不但可以有針對(duì)性地滿足用戶需求，提高用戶滿意度，還能夠以用戶意愿為準(zhǔn)則，實(shí)施不同程度的修改或退訂活動(dòng)。同時(shí)，企事業(yè)單位要進(jìn)一步強(qiáng)化相關(guān)工作人員的檔案管理意識(shí)，讓檔案管理人員在大量的實(shí)踐與不斷的學(xué)習(xí)中，逐步提高自己的管理知識(shí)與管理技能。

（三）確保信息存儲(chǔ)安全

確保檔案信息的存儲(chǔ)安全是檔案管理工作的另一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是評(píng)測(cè)檔案管理技術(shù)的最關(guān)鍵指標(biāo)。在云計(jì)算基礎(chǔ)下，檔案管理服務(wù)中的眾多平臺(tái)被科學(xué)連接在一起，整體發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)高效數(shù)據(jù)查詢與快速數(shù)據(jù)傳輸?shù)墓δ?。云?jì)算管理通過(guò)將用戶信息傳輸?shù)皆贫说姆绞剑诒姸喾?wù)器中安全儲(chǔ)存了數(shù)據(jù)，這樣不但使數(shù)據(jù)的查詢和使用變得更為方便快捷，還有效提升了信息存儲(chǔ)的安全性。

（四）實(shí)現(xiàn)資源利用最大化

在云計(jì)算基礎(chǔ)下，工作人員能夠把檔案資源在云計(jì)算中進(jìn)行儲(chǔ)存，以網(wǎng)絡(luò)傳播為手段實(shí)現(xiàn)信息共享，這樣就實(shí)現(xiàn)了信息利用的最大化，為企事業(yè)單位提代供了充足有效的信息資源。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，將云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用在檔案管理服務(wù)中，不但可以提升檔案管理服務(wù)的質(zhì)量，還能使檔案管理更全面、更有效。在云計(jì)算基礎(chǔ)下，不斷創(chuàng)新檔案管理服務(wù)可以促使檔案信息資源在共享上更具有針對(duì)性，最大程度地對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用，提高檔案管理系統(tǒng)的實(shí)用性與靈活性，最終從整體上優(yōu)化整個(gè)檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

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