淺談信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新路徑

摘 要：檔案管理一直以來都是各大單位的一項(xiàng)重要的后臺管理工作，不僅是因?yàn)闄n案自身的政治屬性，更是因?yàn)槠湓谌藗兩钪械姆椒矫婷嫠l(fā)揮的作用。當(dāng)前，科技技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到空前的地步，信息技術(shù)的已經(jīng)被運(yùn)用到各大行業(yè)之中。在這種背景下，如何對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新已成為各大檔案管理部門亟需解決的問題之一。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息技術(shù)；計算機(jī)；信息化

隨著科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為各大行業(yè)管理工作的重要輔助工具。計算機(jī)作為運(yùn)用信息技術(shù)的重要載體之一，也已經(jīng)變得不可或缺。在當(dāng)前的信息時代下，各單位的檔案管理工作也必然將由以前的人為管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)管理模式。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前，各大單位的檔案管理工作主要表現(xiàn)出兩種現(xiàn)狀。

第一種情況即部分單位目前仍然在沿用以前的老式管理模式，也就是檔案管理工作全程由檔案管理人員專門負(fù)責(zé)，而檔案也基本是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行管理。

第二種情況即還有部分單位雖然目前已引入電子檔案管理系統(tǒng)，由專人分別負(fù)責(zé)檔案錄入、檔案修改、系統(tǒng)維護(hù)等，但管理效率仍然沒有得到提高，或者有新舊管理模式混合存在的情況等。

由于檔案的重要性不言而喻，因此對于這兩種情況，檔案管理單位必須及時改進(jìn)并在計算機(jī)管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新。

2 檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）管理理念的創(chuàng)新

在檔案管理創(chuàng)新正式落實(shí)前，單位的檔案管理人員必須在管理理念上有所創(chuàng)新，才能保障檔案管理信息化的順利進(jìn)行。

一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)接受信息技術(shù)所帶來的新事物，并對檔案信息化的管理辦法進(jìn)行充分了解，改變傳統(tǒng)的手工歸檔、人工翻閱等管理辦法，從而減少實(shí)際操作中的適應(yīng)期，更快地融入新的管理模式之中。

另一方面，傳統(tǒng)的檔案管理方式具有很大的人為性，檔案的可信度也大打折扣。因此，單位管理部門也應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理人員參加培訓(xùn)，并建立相關(guān)的新制度以規(guī)范管理人員的行為，以保證檔案管理信息化后的安全性、準(zhǔn)確性、有效性。

（二）工作內(nèi)容的創(chuàng)新

檔案管理的工作內(nèi)容創(chuàng)新是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，而這一點(diǎn)主要可以分為信息錄入、信息修改、信息維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)四個方面。

首先，在信息錄入方面，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是通過檔案管理人員手工錄入的方式進(jìn)行。然而，這種方式具有很大的弊端，從而降低了檔案的可信度。對此，在檔案信息化的前提下，檔案的錄入工作全部轉(zhuǎn)到計算機(jī)平臺上進(jìn)行，因此可以考慮采用當(dāng)事人在線填寫信息，管理人員多重在線審核的方式進(jìn)行信息錄入。在這種方式下，不僅保證了檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，還提高了檔案管理的工作效率。

其次，在信息修改方面，傳統(tǒng)方式多種多樣，其中一種辦法便是當(dāng)事人填寫修改信息并發(fā)出申請，經(jīng)管理人員及上級層層審核同意后由其他檔案管理人員予以修改。這種多重審核的方式雖然保證了信息的有效性，但其效率卻十分低下。在檔案信息化后，這種情況將得到很大改善。當(dāng)事人只需在線修改信息后，由相關(guān)管理人員進(jìn)行在線審核同意后即可由計算機(jī)管理系統(tǒng)自動執(zhí)行修改操作。全過程中不存在任何紙質(zhì)材料的呈遞和審核，只需當(dāng)事人輕點(diǎn)幾下鼠標(biāo)鍵盤即可。

再次，在信息維護(hù)方面，傳統(tǒng)方式主要是由專人負(fù)責(zé)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類整理和定期檢查。然而，對于存在大量檔案資料的單位而言，這種方式的效率往往極其低下，而檔案中存在的錯誤往往也不易被發(fā)現(xiàn)。不過，在計算機(jī)的協(xié)助下，這種情況發(fā)生的概率就十分低下了。檔案管理人員只需對檔案數(shù)據(jù)庫按需進(jìn)行篩選，即可快速找出所需資料，以便于對檔案進(jìn)行電子檔案的整理和檢查。當(dāng)然，技術(shù)部門也能夠事先在單位的檔案管理系統(tǒng)中編入程序，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的自檢功能。

最后，檔案信息化為各單位所帶來的一項(xiàng)新工作就是系統(tǒng)維護(hù)。我們知道，檔案信息化后，檔案均以電子存檔的方式保存在各單位的檔案管理系統(tǒng)中。然而，考慮到計算機(jī)病毒、系統(tǒng)漏洞、黑客入侵等風(fēng)險因素可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)損失，各單位有必要安排專人定期對其檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。維護(hù)的內(nèi)容主要是防火墻的構(gòu)建與更新，系統(tǒng)漏洞的修補(bǔ)等。值得注意的一點(diǎn)是，系統(tǒng)維護(hù)人員與檔案管理人員不應(yīng)當(dāng)共用同一套系統(tǒng)訪問密碼，從而防止系統(tǒng)維護(hù)人員篡改檔案數(shù)據(jù)或檔案管理人員在系統(tǒng)中植入后臺程序。

（三）管理制度的創(chuàng)新

在傳統(tǒng)檔案管理中，由于紙質(zhì)檔案具有相當(dāng)?shù)撵`活性，從而導(dǎo)致“人治”成為最為典型的管理方式。然而，隨著檔案信息化的推進(jìn)，這種“人治”的管理方式應(yīng)當(dāng)逐漸被制度取代。由于電子檔案的客觀性較強(qiáng)，并且系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠隨時隨地由計算機(jī)執(zhí)行監(jiān)控，非專業(yè)人員隨意篡改其數(shù)據(jù)的可能性微乎其微。因此，單位上級部門在制定檔案管理制度時通常只需要關(guān)注檔案管理人員即可，其主要可以從以下兩點(diǎn)入手。

第一，設(shè)立操作制度?？紤]到多數(shù)檔案管理人員可能從未接觸過電子檔案，也不一定能夠迅速熟悉新的工作方式，單位有必要制定一些具有輔導(dǎo)性質(zhì)的操作制度，以幫助檔案管理人員迅速過渡。

第二，更新檔案保密制度。檔案保密是檔案管理工作中的重中之重，所以單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)及時更新其檔案保密制度。由于電子檔案系統(tǒng)本身具有良好的安全性，因此這項(xiàng)保密制度更多地是針對系統(tǒng)的操作者，也就是系統(tǒng)維護(hù)人員和檔案管理人員。首先，雙方絕對不允許共用同一套訪問密碼；其次，在關(guān)鍵控制點(diǎn)設(shè)置雙人或多人驗(yàn)證；再次，在數(shù)據(jù)庫中安裝監(jiān)控系統(tǒng)，在出現(xiàn)異常訪問時及時通知上級管理部門；最后，嚴(yán)格控制各檔案工作人員的系統(tǒng)權(quán)限。

（四）其他創(chuàng)新點(diǎn)

檔案管理部門不僅可以從以上三個方面入手進(jìn)行管理創(chuàng)新，還可以從服務(wù)手段、管理手段、人力資源、信息資源等方面進(jìn)行創(chuàng)新。不過無論從哪一點(diǎn)出發(fā)，都應(yīng)當(dāng)以單位本身的情況作為出發(fā)點(diǎn)。

3 結(jié)語

信息化是未來檔案管理的必然趨勢。在這種趨勢下，各單位的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極尋求創(chuàng)新，從而使其檔案管理工作能夠跟上日益增長的檔案管理需求。盡管電子檔案管理系統(tǒng)在各大單位的應(yīng)用還存在諸多有待改善之處，但不得不承認(rèn)的是，目前計算機(jī)檔案管理的效率已經(jīng)遠(yuǎn)超出人力檔案管理的效率，并且還能夠簡化檔案管理中的繁瑣步驟，克服傳統(tǒng)檔案管理中諸如可靠性不足、安全性不佳等一系列問題。因此，在檔案信息化的趨勢下，單位應(yīng)當(dāng)從管理觀念、工作內(nèi)容、管理制度等方面入手，對檔案管理工作進(jìn)行針對性地創(chuàng)新，以達(dá)到提高單位的檔案管理水平的目的。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

彭彩景，女，廣西省來賓市人，主要從事檔案管理和秘書工作。